有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

常永山

摘 要：對于事業(yè)單位而言，人力資源是其眾多工作中的重點，而針對人力資源檔案的管理，唯有進一步完善去提升資源利用效率，才能夠助推事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。隨著事業(yè)單位人力資源管理相關(guān)制度經(jīng)歷了重大改革，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展與傳統(tǒng)的工作模式呈現(xiàn)不相符態(tài)勢，在眾多事業(yè)單位中也出現(xiàn)了人力資源檔案管理方面的制度問題，對其管理工作造成了負面影響。鑒于此，文章針對事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的必要性與現(xiàn)今存在的問題進行分析，進而提出有效提升事業(yè)單位人力資源管理水平的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人力資源；檔案管理；提升

在當(dāng)前的經(jīng)濟新形勢下，事業(yè)單位在發(fā)展中既迎來了機遇，也面臨著挑戰(zhàn)，其中人力資源作為事業(yè)單位的寶貴資源，應(yīng)首先從提升人力資源檔案管理工作水平入手去提高其利用效率。然而，傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作中存在諸多問題，唯有解決這部分問題才能夠有效提升人力資源檔案管理水平，所以管理人員要正確認識到該項工作的必要性，進而促進事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展。

1 提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的重要性

1.1 助推事業(yè)單位發(fā)展

提升人力資源檔案管理水平，能夠讓管理層對職工的總體情況有詳細的了解，能夠更好地進行工作內(nèi)容的制定，作出更為合理的決策[1]。同時，人力資源檔案也是職工考核的關(guān)鍵性參考，比如在進行晉升人員選擇時，則需要翻閱職工的個人檔案，通過檔案中詳細記錄的獎罰情況去認真參考。此外，人力資源檔案會隨著單位的發(fā)展以及職工的調(diào)動而發(fā)生變化，具有一定的流動性，能夠幫助管理者看清單位的發(fā)展目標(biāo)，助推事業(yè)單位發(fā)展。

1.2 挖掘職工內(nèi)在潛力

人力資源檔案是職工工作能力的真實寫照，其中詳細記錄了工作經(jīng)歷、工齡以及獎罰情況，所以事業(yè)單位管理人員在進行人事調(diào)動時，能夠透過人力資源檔案去分析每一位職工的業(yè)務(wù)能力，通過最優(yōu)化的資源配置讓每一位職工的內(nèi)在潛力得以發(fā)揮。

2 事業(yè)單位人力資源檔案管理工作中暴露的弊端

2.1 檔案內(nèi)容失真

部分事業(yè)單位由于對人力資源檔案疏于管理，以至于漏洞百出，許多人力資源檔案的內(nèi)容信息都存在不同程度的失真。正因為檔案管理制度的不完善，導(dǎo)致許多職工會進行檔案造假，如偽造學(xué)歷證書、資格證書等等，而對于這些檔案信息的真假通常難以直接辨別，需要相關(guān)部門的合作才能進行準(zhǔn)確鑒定，但這一部分工作的缺失也就導(dǎo)致只能被動全盤接受，而正因為失真內(nèi)容的存在，也導(dǎo)致人力資源部門無法透過人力資源檔案對職工有正確的評估。

2.2 管理技術(shù)落后

傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式多數(shù)為紙質(zhì)化管理，所以往往會出現(xiàn)人員已調(diào)動去了其他單位或城市，但檔案仍然還留在原單位或城市，而要想對其個人檔案進行調(diào)閱則不得不前往原來的單位或者另外一個城市去進行調(diào)閱，工作效率極低，也給事業(yè)單位的人力資源管理帶來了諸多不便，急需技術(shù)更新。

2.3 管理人員偏少

在當(dāng)前社會價值觀的潛在意識中，普遍認為檔案管理人員既沒有崇高的社會地位，也沒有可觀的收入報酬，其個人價值難以得到肯定。而且在企業(yè)進行機構(gòu)撤并以及裁員的過程中，檔案管理部門往往是最先走的那一批，久而久之，檔案管理人員慢慢減少，也沒有新人愿意踏入這一崗位，造成檔案管理工作水平持續(xù)下降。

3 有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的相關(guān)策略

由于當(dāng)前事業(yè)單位在人力資源檔案管理工作方面暴露出了諸多弊端，以至于其檔案管理水平不斷下降，久而久之，人力資源檔案管理工作便逐漸難以開展。所以，筆者結(jié)合實踐經(jīng)驗，對如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提出了以下幾點策略：

3.1 完善工作內(nèi)容

通常來講，事業(yè)單位的人事招聘都是通過考試進行錄取的，其中考試又分為筆試與面試兩種，通過兩種形式相結(jié)合的考試形式去層層甄選，選擇綜合能力水平最高人選進入單位，而其在應(yīng)聘過程中所提交的簡歷、入職申請以及考卷等都需要統(tǒng)一歸入檔案予以保存，保證檔案絕對真實。此外，事業(yè)單位的人力資源檔案管理部門還應(yīng)做好針對檔案真?zhèn)蔚蔫b別工作，對于職工所遞交的學(xué)歷證明、技能證書以及個人履歷等各類檔案，都有必要一一鑒定，這項工作需要耗費一定時間且需要與相關(guān)單位進行信息互通，不過只有對所有職工的遞交材料進行認真核實，才能夠保障所有人力資源的檔案內(nèi)容真實有效。

3.2 健全管理制度

對于事業(yè)單位的人力資源檔案管理而言，構(gòu)建健全的管理制度是必不可少的，而健全的制度一定要基于科學(xué)合理的前提且需要進行深入地改革，針對一些與現(xiàn)代社會發(fā)展不相符、無法適應(yīng)時代發(fā)展的規(guī)定條款，都應(yīng)該及時舍棄抑或是作出必要革新，唯有此才能夠制定出更加規(guī)范的人力資源檔案管理規(guī)章制度[2]。具體來講，健全人力資源檔案管理制度要做好以下幾點：其一，針對于人力資源檔案的收集工作要提高重視度，確保收集工作小心謹慎，不得破壞檔案的完整性，否則將對檔案內(nèi)容的價值造成負面影響；其二，上文所提到的檔案鑒別工作要落實到位，按照相關(guān)制度與嚴(yán)格的鑒別流程予以鑒定，通過與相關(guān)鑒別部門的信息互通去驗證檔案內(nèi)容的真?zhèn)危坏┌l(fā)現(xiàn)有偽造檔案，則應(yīng)立即清除并開展調(diào)查；其三，事業(yè)單位的人力資源檔案作為其寶貴財富，不僅要保證其完整性，更要有一定的安全意識，因此對于任何需要調(diào)取與借閱檔案的行為，都要嚴(yán)格按照規(guī)章制度中的流程進行詳細登記并出示相關(guān)借閱文件證明。

3.3 創(chuàng)新保存方式

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代社會早已步入了電子信息時代，而事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平要想得到真正的提升，在其保存方式方面也應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展而進行改革創(chuàng)新，逐漸朝數(shù)字化、信息化以及標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。人力資源檔案管理工作人員可利用信息技術(shù)去構(gòu)建完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫，將單位內(nèi)全部的人力資源檔案進行編號，通過對檔案內(nèi)容進行高清拍攝，以圖片的形式將所有內(nèi)容予以保存到電腦中，最后連接網(wǎng)絡(luò)上傳到檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。這樣一來，在任何地方只需連接互聯(lián)網(wǎng)，登陸賬戶密碼便能夠?qū)n案進行查閱與管理，有效提升事業(yè)單位的人力資源檔案管理工作效率。對檔案的保存方式進行改革創(chuàng)新，促進了人力資源檔案管理信息資源的共享化，將人力資源檔案的利用價值最大化發(fā)揮出來，助推事業(yè)單位有更進一步的發(fā)展。

3.4 提高人員素質(zhì)

為有效提升人力資源檔案管理水平，相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)一定要得到必要保障。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對于人力資源檔案管理工作要提高重視，尤其是針對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力提升問題，需開展必要教育培訓(xùn)予以強化[3]。此外，對于檔案管理人員的道德素質(zhì)方面同樣要引起重視，利用制度的約束作用去避免管理人員出現(xiàn)違反紀(jì)律的行為，保證檔案管理工作的有序進行。同時，在檔案管理工作中，管理人員還應(yīng)不斷自我提升與充實，通過強化對檔案管理知識的掌握與了解去提高業(yè)務(wù)能力水平，激發(fā)自己的最大潛能投入到人力資源檔案管理工作中，進而提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平。

4 結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代社會發(fā)展日新月異，經(jīng)濟制度也在改革中逐步邁向完善，事業(yè)單位多方面制度的改革步伐急需加快，在此基礎(chǔ)上提升人力資源檔案管理水平顯得非常必要。 由于傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作呈現(xiàn)出滯后的態(tài)勢，因此相關(guān)管理工作人員必須緊跟時代發(fā)展的潮流，優(yōu)化人力資源管理方式，提高人力資源檔案的利用效率，進而提升事業(yè)單位工作效率，助推單位經(jīng)濟效益與社會效益的最大化。

參考文獻

[1]王金紅.如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平[J].赤子：上中旬，2015（11）：179-179.

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[3]陳紅梅.如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平[J].現(xiàn)代營銷旬刊，2016（6）：92-92.endprint