網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案數(shù)字化管理的需求與設(shè)計(jì)分析

任家英

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)的快速發(fā)展與普及，高校檔案管理工作在數(shù)字校園建設(shè)的推動(dòng)下，不斷向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。高校檔案數(shù)字化建設(shè)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式提出更大的挑戰(zhàn)，因此高校出于提升檔案管理效率的目的，不斷基于數(shù)字校園建設(shè)而推進(jìn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)。本文以網(wǎng)絡(luò)信息化為背景，對高校檔案數(shù)字化管理進(jìn)行需求分析，并針對需求分析結(jié)果構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；數(shù)字校園；需求分析

1 高校檔案數(shù)字化建設(shè)的需求分析

（1）數(shù)字化業(yè)務(wù)需求分析

從高校檔案數(shù)字化建設(shè)的總體業(yè)務(wù)需求來看，檔案數(shù)字化建設(shè)需要實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、歸檔、查閱、外借、檢索、維護(hù)等方面的業(yè)務(wù)管理功能，因此數(shù)字化校園建設(shè)背景下的高校檔案數(shù)字化建設(shè)需滿足以下業(yè)務(wù)需求：

一是具有完全完善的用戶管理機(jī)制，比如用戶注冊、登陸、權(quán)限管理等；二是檔案信息錄入，包括紙質(zhì)檔案信息錄入和電子檔案信息錄入兩個(gè)方面；三是檔案檢索，可按照不同檢索條件后的需求的檢索結(jié)果；四是檔案借閱，包括網(wǎng)上預(yù)訂網(wǎng)下借閱，或者網(wǎng)上直接借閱電子檔案；五是檔案管理，包括檔案創(chuàng)建、修改、編輯、刪除等；六是模板設(shè)置，可以設(shè)置不同模塊來獲得需求的打印效果；七是其它數(shù)字化業(yè)務(wù)功能，比如數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)幫助等。

（2）數(shù)字化功能需求與非功能需求分析

隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷加快，以及高校檔案利用開發(fā)程度的提高，高校檔案已不僅僅是為高校領(lǐng)導(dǎo)層的決策使用，其利用范圍不斷拓展，這使得高校檔案數(shù)字化系統(tǒng)具有明顯的社會(huì)化特點(diǎn)，因此高校檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要滿足不斷多樣化的功能需求與非功能需求。從高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作實(shí)踐來看，需要滿足的功能需求和非功能需求如下：

從功能需求來看，包括對形成的檔案資料進(jìn)行審查、入庫與錄入；對系統(tǒng)用戶分為兩類，一是管理員，負(fù)責(zé)檔案管理的全部權(quán)限，包括檔案借閱、錄入、修改、編輯與刪除等，另一是普通用戶，其只具有一般權(quán)限，比如注冊、登陸、檔案查閱、檔案檢索、打印等。

從非功能需求來看，主要包括檔案數(shù)字化系統(tǒng)的可用性、可靠性、性能、兼容性、可擴(kuò)展性、安全性、可維護(hù)性等。由于高校檔案數(shù)字化建設(shè)中，數(shù)字化檔案面向的服務(wù)范圍較廣，因此在以下性能上要獲得應(yīng)有的保障，比如終端用戶接入速率、吞吐性能、響應(yīng)時(shí)間、可用性等。

2 高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

（1）系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)描述

為滿足高校檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際要求，在檔案數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，本文采用B/S架構(gòu)，將流程控制、數(shù)據(jù)信息、事物邏輯放置在Server端實(shí)現(xiàn)。此外，在總體構(gòu)建設(shè)計(jì)中要確保系統(tǒng)具有極強(qiáng)的擴(kuò)展性與伸縮性，一旦系統(tǒng)需要升級時(shí)，不需要對用戶端進(jìn)行改變，這使得系統(tǒng)維護(hù)工作更加快速、簡單。高校檔案數(shù)字化系統(tǒng)采用三層結(jié)構(gòu)，即用戶曾、WEB服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，并在各層之間建立“請求”與“相應(yīng)”。整個(gè)系統(tǒng)采用拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，設(shè)置大型高性能交換機(jī)若干臺(tái)，負(fù)責(zé)WEB服務(wù)器與因特網(wǎng)的連通，另一端還應(yīng)設(shè)置防火墻裝置，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

（2）系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)分析

從功能與業(yè)務(wù)需求分析的結(jié)果來看，高校檔案數(shù)字化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫需要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的高效存儲(chǔ)與讀取，并提供數(shù)據(jù)的正確性、完整性與一致性支持。在數(shù)據(jù)庫邏輯設(shè)計(jì)中，包括所需的實(shí)體、實(shí)體屬性以及實(shí)體之間的關(guān)系。在數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)中，需要構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫實(shí)體圖包括用戶信息實(shí)體圖、檔案信息實(shí)體圖、檔案借閱清單信息實(shí)體圖。此外，在高校檔案數(shù)字化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中還需設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫關(guān)鍵表包括檔案信息表、檔案借閱清單表、檔案模板表、檔案類別表、檔案借閱 明細(xì)表、普通用戶信息表等。由于高校檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)是對外開放的，與互聯(lián)網(wǎng)之間具有互通關(guān)聯(lián)，這就需要保證數(shù)據(jù)庫的安全。在數(shù)據(jù)庫安全設(shè)計(jì)中，常用的方法包括權(quán)限檢查、數(shù)據(jù)庫加密功能、數(shù)據(jù)庫使用權(quán)限、數(shù)據(jù)庫審計(jì)與日志文件、數(shù)據(jù)鏡像備份等。

（3）系統(tǒng)界面框架與登陸注冊模塊

在高校檔案數(shù)字化系統(tǒng)的用戶終端界面中，主頁設(shè)有用戶注冊與登陸模塊，整個(gè)框架使用樹形結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)，比較清晰的顯示各個(gè)功能模塊的布局。為保障系統(tǒng)主頁界面的簡潔明了，系統(tǒng)界面設(shè)置三個(gè)部分，頂端部分顯示基本系統(tǒng)，比如系統(tǒng)logo、系統(tǒng)名稱、當(dāng)前登陸用戶信息、登陸時(shí)間以及系統(tǒng)說明信息；在系統(tǒng)界面的左側(cè)采用樹形結(jié)構(gòu)顯示主要功能模塊，包括檔案管理、借閱管理、查閱管理、模板管理、用戶管理、使用幫助、退出等；在系統(tǒng)界面的右側(cè)空白區(qū)域顯示各種操作內(nèi)容，這是整個(gè)系統(tǒng)現(xiàn)實(shí)的核心。

在注冊登錄模塊，新用戶注冊的內(nèi)容包括用戶名、密碼、重復(fù)密碼、姓名、年齡、職業(yè)、身份證號、郵箱、電話、備注等，然后設(shè)置“提交”與“重置”選擇按鈕。在登錄界面，則包括用戶名、密碼，以及“普通用戶”、“管理員”、“登錄”、“重置”的選項(xiàng)，在最下面，還要設(shè)置“新賬戶注冊”功能按鈕。

（4）檔案管理模塊

高校檔案數(shù)字化系統(tǒng)檔案管理模塊包括檔案信息管理、檔案文件信息、檔案組合查詢?nèi)齻€(gè)模塊。在檔案信息管理模塊，主要由檔案管理員來實(shí)現(xiàn)各種操作，包括檔案信息的創(chuàng)建、編輯、修改等。檔案信息表是檔案信息管理模塊的重要組成部分，其主要內(nèi)容包括檔案密級、檔案編號、檔案名稱、所屬部門、創(chuàng)建者、文件數(shù)等信息，此外還設(shè)有“修改”、“刪除”與“查看具體信息”的選項(xiàng)。

檔案文件信息界面可以顯示檔案的全部信息和操作，其中檔案信息內(nèi)容包括密級、編號、名稱、創(chuàng)建人、創(chuàng)建日期、所屬部門、類型等，而操作內(nèi)容則包括全文查看后打印，多媒體查看、修改、刪除與借閱。檔案組合查詢則是實(shí)現(xiàn)檔案檢索功能，在該模塊界面設(shè)置檔案的主要屬性，共查詢時(shí)進(jìn)行條件篩選，并且還設(shè)置了“精確匹配”與“模糊匹配”提供給用戶進(jìn)行選擇。

（5）檔案借閱管理模塊

在高校檔案數(shù)字化系統(tǒng)中，檔案的利用使其關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而利用主要方式則是借閱。在檔案借閱管理模塊，包括借閱清單、借擋請求處理、未還檔案等。檔案借閱單的界面包含上下兩個(gè)部分，上半部分內(nèi)容包括借閱者編號、證件編號、借閱者姓名、單位、電話、郵箱、借閱日期、借閱期限、備注，下半部分包括序號、被借檔案編號、名稱、所屬部門，以及刪除選項(xiàng)。對于到期未歸還的檔案，設(shè)置到期未歸還檔案表界面，內(nèi)容包括序號、借擋人、檔案編號、檔案名稱、申請時(shí)間、續(xù)借次數(shù)、狀態(tài)、續(xù)借、歸檔等信息。

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