人事檔案管理工作現狀及下步對策

趙科舉

[摘要]企業人事檔案是企業員工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，它是全面考察員工的依據，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。重視人事檔案研究，注重科學管理，可以較全面地、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據，有助于企業根據每個人才的不同特點，合理的使用人才，有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好的發現、培養和使用人才，開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求。因此，企業人事檔案與企業發展密切相關，在企業競爭發展中具有重要的促進作用。加強人事檔案工作是做好人力資源工作的基礎和重要組成部分。

[關鍵詞]企業；人事檔案管理；現狀；對策

一、當前人事檔案工作現狀

隨著市場經濟的逐步建立和發展，人才競爭激烈，人事檔案管理工作的重要性日益體現，今年以來，中原油田人事檔案管理中心的成立，使油田的人事檔案管理工作進入制度化、規范化、信息化的建設軌道。在較短的時間內，基層人事檔案管理工作取得了顯著成績，主要體現在以下幾個方面。

（一）完善組織管理機構健全管理規章制度

領導重視人事檔案工作的管理和人力資源開發，人事檔案管理中心的成立，為今后油田加強人事檔案管理工作，提升檔案管理水平提供了有力保障，也為油田人事檔案今后的管理再上新臺階打下了堅實的基礎。人事檔案管理中心成立后，各基層單位明確了兼職檔案管理人員，并根據《油田人事檔案管理細則》及檔案管理工作考核標準，完善了檔案管理制度。

（二）重視專兼職檔案管理人員的素質提升

針對基層專兼職檔案管理人員變動大，檔案管理基礎知識薄弱等現狀，人事檔案管理中心及時開展了油田所屬各單位專兼職檔案管理人員集中培訓，通過培訓，提升了專兼職檔案管理人員的業務技能和素質，對今后提高檔案管理水平起著積極作用。

（三）人事檔案信息化建設日趨完善

檔案信息化建設主要包括三方面的內容，一是加快現在館藏檔案目錄數據庫的建設，二是要對容易受損的、利用頻率較高的重要檔案進行數字化，三是對在油田發展過程中產生的電子形式的文件檔案采取科學的管理方法。人事檔案管理中心網站已經開通，設置了人事檔案QQ群，搭建了全局人事檔案管理人員交流平臺，促進了人事檔案系統整體管理水平的提高。

二、基層人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案無小事，關系到每個企業員工的切身利益，關系到油田人事制度改革進程的進一步深入，關系到人才強企戰略的具體實施，人事檔案工作在看到取得的成績的同時，也應清醒的發現存在的不足，通過分析調研，總結出當前基層單位的人事檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：基層單位歸檔材料不規范，材料手續不齊全：基層人事檔案管理人員大部分是兼職人員，工作任務繁重；基層兼職檔案管理人員業務不熟練，操作不規范；人事檔案管理工作信息化建設有待進一步加強：人事檔案服務油田建設和員工的職能需進一步強化。

三、人事檔案管理工作下步對策

針對人事檔案工作存在的問題，在調研的過程中我們有重點的分析問題存在的原因，制定出具體的建議。

一是加強宣傳力度，提高基層單位領導對員工人事檔案管理重要性的認識。利用多種渠道向企業主要領導宣傳有關人事檔案管理的管理知識，要讓企業決策者充分認識到，人事檔案理是反映員工綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位選拔使用人才的重要依據，是對員工本人進行鑒定的重要參考，人事檔案管理并不是可有可無的，它對員工今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。我們經常在講要建立企業完善的企業人力資源管理系統，這其中就包含著企業人事檔案管理整體水平的完善和提高。

二是加強人事檔案信息化建設信息化。檔案管理信息化是以檔案原始資料信息為基礎，開發信息軟件，利用現代化工具使人事檔案管理資源信息化：即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫實現人事檔案管理信息傳輸的網絡化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價值，為企業的發展提供必要的服務。大力推進人事檔案的信息化建設同，運用電子掃描等現代電子技術使人事檔案處理單一從紙質記錄逐步過渡到電子文檔的轉換。實現實體檔案的計算機輔助化管理、采用先進的現代信息存貯技術推進電子檔案及實現網絡互聯和資源共享，提供便捷的檔案信息服務。推進人事檔案信息化建設信息化。

三是人事檔案管理逐步實現資源網絡共享化。開發人事檔案資源軟件管理系統，系統依據員工的原始檔案信息，建立起員工的基本情況，作為人力資源管理信息的一部分。通過采集、核對、錄入、調整、實現員工的人事信息共享，基層單位管理人員可以在較短時間內，迅速查閱到所需員工的所有人事檔案信息，提高工作效率。實現普通員工基本檔案信息網絡查詢和資源共享。

四是落實人事檔案專兼職管理人員專業化、知識化。由于設備的現代化和管理的科學化，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的人事檔案管理專業隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養、敬業精神和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在人事檔案管理專業有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應人事檔案管理工作現代化的需要。檔案管理人員的用人要通過競爭機制，擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的人才選拔到人事檔案管理崗位上來。同時，堅持經常性的對檔案管理人員進行業務培訓，提高人事檔案管理管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”高素質人才。要將人事檔案管理人員的培養納入企業人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

做好員工人事檔案管理工作，既是企業發展的需要，也是企業的可持續發展的一個堅實的基礎。人力資源管理部門要充分認識人事檔案管理的重要意義，遵循人事檔案管理工作的客觀規律，站在新的起跑點，用新思路、新方法去研究和處理工作的各種問題，使人事檔案工作管理方法科學化、管理機構高效化，管理工作現代化，人事檔案管理工作標準化，為企業在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的提供完整性、準確性、公正性的第一手資料，實現人事檔案管理工作的不斷提高，在為油田建設和服務職工上做出更大的貢獻。endprint