知識管理背景下企業檔案管理模式研究

繆榮喜

【摘 要】隨著我國經濟的快速發展，各種類型的企業也紛紛抓住機遇，不斷崛起與壯大。在此新形勢下，傳統的企業檔案管理模式已經無法滿足現代企業的發展，知識管理模式的出現開始為企業檔案管理開啟了新的局面，促進企業的發展。因此，論文以企業檔案管理為主，著重探討知識背景下的企業檔案管理模式。

【Abstract】With the rapid development of China's economy， various types of enterprises also seize the opportunity， rising and growing. In this new situation， the traditional enterprise archives management model has been unable to meet the development of modern enterprises， the emergence of knowledge management model for the enterprise archives management opened a new situation， and promoted the development of enterprises. Therefore， this paper based on the enterprise archives management， mainly analyzes the enterprise archives management mode under the knowledge background.

【關鍵詞】知識背景；企業檔案；管理模式

【Keywords】knowledge background； enterprise archives； management model

【中圖分類號】F270 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）11-0025-02

1 引言

企業檔案管理是企業發展中的一個重要管理方式，其中包含對于企業知識、資源、信息等的管理。目前，我國社會主義經濟處在快速發展當中，導致很多方面也隨之急速向前，這給企業帶來更多發展機遇的同時，也使其面臨著更多的挑戰。所以需要企業提高自身的綜合實力，以在激烈的市場競爭中站穩腳跟，得到有力發展。而把知識引入企業管理中去，就是幫助企業有效提高自身能力，對企業未來的發展起到了很大的推動作用，也最大程度上擴大了企業的發展規模[1]。

2知識管理與企業檔案管理聯系

2.1 管理對象重疊

通常來說，企業檔案管理所面向的對象是企業中的各種文件、信息資源，往往是以書面的形式或者網絡電子形式出現。而知識管理更加廣泛，其所針對的是廣義上的知識、資源、信息等內容，其所出現的各種形式都包含在知識的范圍之內，這些都組成了知識。從這個角度來看，其實無論是檔案管理還是知識管理，其內部對象都有明顯的重疊。因此，從雙方的管理對象上來說，知識管理與檔案管理之間的關系是相互包含的。

2.2 管理目的相同

檔案管理作為企業發展的重要一步，是可以有效幫助企業獲得更好發展的主要方式之一，可以對其所管理的企業中存在的各類文件與檔案更好地進行整合與利用，使企業根據其內容，制定更好的發展戰略規劃。同時，檔案管理也幫助企業領導者可以更加方便地閱讀與查閱，完善相關企業發展規劃。因此，從管理目的來看，企業檔案管理與知識管理最終目標具有一致性，都是幫助服務對象可以更加有效地翻閱資料，達到最終目的[2]。但是，如果從服務范圍上來看，還是具有一定的差異性。

2.3 管理流程相似

目前，隨著企業經濟的快速發展，傳統的企業檔案管理模式已經無法適應現代化的發展，特別是常規的管理八環節，更是不再適用。現今很多企業對檔案管理開始融入監理、監控、資源一體化等多種理念與方式。而知識管理也是如此，在管理流程上面，對知識的管理包含了資源的運輸、知識整合、總體判斷、最終評價等多個方面，最終形成一個一體化流程。因此，從管理流程上來看，知識管理與企業檔案管理的流程基本相似，或者是革新過后的企業檔案管理流程在向知識管理學習與模仿，最終都可以對所包含的知識進行整合、甄別、評價、利用等環節。

2.4 管理手段相近

知識管理是現代化的產物，是對網絡信息技術的實現與運用，幫助管理對象完成更加智能化與網絡化的管理，使其管理的內容也更加優化與合理。在這種網絡信息化的時代，我國企業檔案管理也做出了較大的調整，不再以以往的手工管理為主，而逐漸改變為信息網絡化管理結合手工管理，并以信息網絡管理為主，最終形成了一個現代化的管理方式。因此，從管理手段上來看，知識管理與企業檔案管理的手段也越發相像，都更加趨向于數字化和網絡化的管理模式。

3 知識管理背景下完善企業檔案管理模式的重要作用

3.1 改善當前弊端

現今，我國雖然很多企業已經在新的時代下不斷變革與創新，但是在企業檔案管理的工作上依舊存在著很多問題。很多企業領導對企業檔案管理工作并不重視與關注，不僅導致檔案管理工作者對工作的熱情喪失，甚至使這項活動開始邊緣化，最終成為可有可無的存在。尤其是以信息科技為主的企業與公司中，檔案管理這項工作更不被重視，甚至有的公司縮減檔案管理人員，來降低一定的企業支出，真正使企業管理這項工作陷入了一個尷尬的局面。因此，合理利用現代化技術，形成知識理念，將信息與資源最大化利用到現代檔案管理模式當中，有利于為企業的生產、技術等提供強大的支持，解決目前企業檔案管理模式所出現的弊端與問題。除此之外，我國的檔案管理管理已經逐漸從人工轉換為計算機，形成了網絡化的處理方式，更加智能與科學[3]。endprint

3.2 改善當前不足

現今，我國很多企業的檔案管理工作存在著較多問題，尤其是現今知識管理更是情況頻發，很多企業屬于關網狀態，并沒有真正地把知識管理實踐到企業檔案管理模式中去。其實，傳統的檔案管理模式與目前的知識管理模式之間有著一定的相通性，因此企業沒有必要一定去拋棄一個選擇另一個，兩者之間可以在相通的基礎上進行合作。現今，檔案管理已經是各大企業的普遍工作內容，具有較強的基礎性，因此知識管理模式的引入也更加方便。除此之外，知識管理背景下的企業檔案管理工作更加具有針對性，可以有效提高企業的經濟效益。

3.3 實現共同發展

一般來說，常規的企業檔案管理模式更加關注一些重要文件的保存與管理，而忽視了對文件、信息、資源等的有效利用。這種做法嚴重偏離了企業檔案管理工作的核心與價值，也一定程度上限制了企業檔案管理的作用發揮與價值體現。但是，知識管理的出現可以幫助企業把一些文檔資料進行最大程度的利用，形成一系列的資源整合，構建相對獨立與完整的檔案知識框架。因此，結合知識管理的檔案工作可以幫助企業加快各項工作的進展，促進企業的一些經營活動。

4 知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施

4.1 更新傳統觀念

其實，傳統的企業檔案管理模式與知識背景下的企業檔案管理模式之間最大的差別就是關于工作人員的認知理念與實施方式。因此，轉變企業內部的管理理念就顯得尤為重要了。但是，很多檔案管理員工已經形成了固有知識認知，在短時間內很難轉變其觀念，這樣直接影響到了檔案管理工作的發展[4]。所以企業領導需要帶頭更新傳統的管理觀念，重視企業檔案管理，將員工原本的固有認知不斷轉變。在原本的檔案管理工作中，工作人員過于重視資料的保存，卻忽視了資料的整合與利用，這也是轉變的重心，將資料的整合與利用置于檔案管理工作的重要地位，確保知識背景下的檔案管理工作更加有效的實施與進行。

4.2 信息化手段完善

隨著我國科技的快速發展，出現了很多信息化的產物，知識管理就是其中之一。目前來說，知識管理主要是對企業所有的各個獨立、重要的文件與資料的整合處理，使之更加具有科學性與合理性，形成高效的管理模式。在知識管理背景下，企業的檔案管理也會更加信息化與網絡化，符合現代化的發展需求。同時，由于較強的信息化和網絡化，企業也需要對檔案管理部門更加重視，更加需要具備一套專業的知識檔案管理模式，幫助企業知識管理模式的有效實施，不僅體現了知識背景下檔案管理的最大價值，也為企業提供了最佳的支持與服務。

4.3 建立制度體系

現今，傳統的檔案管理模式已經無法滿足企業的需求，同樣常規的制度體系也不再適用。 因此構建一套以知識管理為基礎的制度體系對于企業來說就尤為重要。通過對常規制度體系的創新與改革，可以幫助企業更加有效地完成對資源與文件的利用，幫助檔案管理工作得到最大程度的發揮與利用，為企業創造更好的價值。同時，這種知識管理模式下的制度體系，也給予了管理對象更加獨立的空間，使原本簡單的文件保存變為信息管理，具有科學合理性，使企業的檔案管理更加符合現代化的發展。除此之外，新的制度體系的知識管理模式也讓各個資源管理更加高效連續，最大程度上體現檔案管理的價值。

【參考文獻】

【1】劉蓓.知識管理背景下的化工企業檔案管理模式研究[J].當代化工研究，2016（10）：91-92.

【2】陳志鈞.企業數字檔案館系統設計與實現[D].廣州：中山大學，2013.

【3】張淯.知識管理背景下民營企業檔案管理信息化建設研究[D].南昌：南昌大學，2014.

【4】張靜怡.信息化背景下供電企業檔案管理改革研究[D].昆明：云南大學，2013.endprint