會計檔案管理淺析

白子瀅

[摘要]會計檔案是國家以及各企事業(yè)單位的重要檔案之一。它是反映出某個時期國家財政、經(jīng)濟政策和灰機核算原則、方法等，也在會計活動中形成的以會計憑證、會計賬薄、會計報表和其他會計專業(yè)資料的形式對會計業(yè)務(wù)和會計活動的客觀歷史反映。

[關(guān)鍵詞]會計檔案 管理 作用

一、會計檔案主要特點

（一）存在范圍廣。當前經(jīng)濟活動中，只要是具備獨立核算條件的企事業(yè)單位都會開展會計核算，那么就會不斷產(chǎn)生一批又一批的會計檔案。隨著我國經(jīng)濟的快速健康發(fā)展，各類經(jīng)濟組織數(shù)量會越來越多，在如此寬廣的范圍內(nèi)，會計檔案會越來越多，形式也會越來越多樣化。因此，會計檔案就具備了其他領(lǐng)域檔案所不具備的廣泛來源。

（二）內(nèi)容具有很強的專業(yè)性。會計檔案能夠直接反映出某個企業(yè)、某個單位全部的經(jīng)濟活動情況、財務(wù)收支情況，反映出其某個時間段的資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益等狀況或者現(xiàn)金流量等。這些都決定了會計檔案必然帶有很強的專業(yè)性。

（三）形成程序非常嚴密。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中，所發(fā)生的每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要取得或填制原始憑證，會計人員要對原始憑證的真實性、合法性、合理性進行審核，然后根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑證；再根據(jù)原始憑證和記賬憑證登記賬簿；然后根據(jù)賬簿，定期在進銷存軟件中編制財務(wù)報表。在這一系列程序中，會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表密切相連，形成了有機整體。由此可見，會計檔案的形成過程遠遠要比一般的檔案嚴密。

二、會計檔案的主要作用

（一）能夠有效記錄經(jīng)濟活動的真實表現(xiàn)。會計檔案通過記錄會計活動來有效體現(xiàn)經(jīng)濟活動。比如說，一張簡單的工資單，不僅能夠記錄每個員工的工作漲幅下降等變化，還能夠有效的反映員工的工齡、職務(wù)、各類補助、水電等具體細節(jié)，而且能夠通過個人工資情況反映出企業(yè)整體經(jīng)濟狀況。

（二）能夠影響全國面上經(jīng)濟工作。從宏觀來說，國家利用各企事業(yè)單位、各機關(guān)的會計檔案反映的數(shù)據(jù)逐級匯總，可以考核國民經(jīng)濟各部門有關(guān)計劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國家經(jīng)濟建設(shè)決策；從微觀來說，各企事業(yè)、機關(guān)單位利用會計檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測未來，制訂優(yōu)化出最有利于自己的管理方案，以便進一步降低成本，提高效益。

（三）可以有效維護國家及企事業(yè)單位權(quán)益。改革開放以來，全國經(jīng)濟發(fā)展變得活力十足、形勢良好。但是經(jīng)濟的快速發(fā)展，導(dǎo)致法律法規(guī)經(jīng)濟領(lǐng)域的一些監(jiān)管不夠嚴密。一些人為了謀求私利，膽大妄為，利用一些所謂漏洞，鋪張浪費甚至中飽私囊，使國家和單位利益受到損害。而這些違法違規(guī)活動，都會在會計檔案中留下直接或者間接的痕跡，成為打擊經(jīng)濟犯罪的重要證據(jù)，為遏制經(jīng)濟犯罪做出了自己貢獻。

（四）為后來者研究會計發(fā)展歷史和檔案所屬單位歷史提供重要資料。會計檔案真實記錄了各個經(jīng)濟單位的經(jīng)濟活動，既能夠記錄了各個經(jīng)濟單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和事實，具有重要的查考、利用價值，為研究會計歷史和經(jīng)濟發(fā)展提供了豐富的原始資料。同時，通過會計檔案的積累，還可以為企事業(yè)單位、機關(guān)團體編寫大事記、開展會計歷史研究等提供經(jīng)濟活動方面的原始材料。

三、解決會計檔案管理問題的措施

（一）建立健全會計檔案管理制度。一方面，企業(yè)要嚴格執(zhí)行國家統(tǒng)一的會計準則，加強會計基礎(chǔ)工作，明確會計憑證、會計帳簿和財務(wù)會計報告的處理程序，會計資料要真實完整。企業(yè)檔案部門要加強與會計部門的交流合作，認真配合會計檔案的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)職責。另一方面，各級檔案行政管理部門要強化依法行政的力度，積極爭取同級人大的支持，開展或聯(lián)合開展會計檔案執(zhí)法檢查；聯(lián)合財政部門依據(jù)檔案法規(guī)進行會計工作評估。

（二）提高工作人員的職業(yè)能力和法律意識。財務(wù)會計人員的政治、業(yè)務(wù)、法律素質(zhì)與風險密切相關(guān)，因此，要加強會計檔案的管理，提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)也是必經(jīng)之路。要有針對性的開展職業(yè)道德建設(shè)，使財會人員能夠用職業(yè)行為規(guī)范約束自己的言行，保持客觀、公正的立場接收和管理。要加強專業(yè)繼續(xù)教育和培訓(xùn)學(xué)習，更加熟練的掌握會計工作職能。此外，《會計檔案管理辦法》第四條明確規(guī)定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防損毀、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理是一種嚴肅的行為。因此，要加強法律法規(guī)專題培訓(xùn)，提高工作熱源的法律意識和法律素養(yǎng)，避免因不知法而違法甚至犯罪。

（三）規(guī)范會計檔案立卷、銷毀、移交等。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本企業(yè)、單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，還應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。endprint