論人事檔案的“死檔”“棄檔”問題

文/承德醫(yī)學(xué)院 楊陽 王學(xué)娟

論人事檔案的“死檔”“棄檔”問題

文/承德醫(yī)學(xué)院 楊陽 王學(xué)娟

在實(shí)際的檔案管理過程當(dāng)中，受到各種確定因素和不確定因素的影響，人事檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)了較多的問題。相關(guān)的工作人員必須采取有效措施，解決人事管理過程當(dāng)中死檔、棄檔的問題，這樣才能夠最大限度地提升人力檔案管理的價(jià)值。本文首先分析了造成人事檔案管理過程當(dāng)中死檔、棄檔問題的主要原因，然后進(jìn)一步分析了有效解決人事檔案管理過程當(dāng)中死檔、棄檔問題的對(duì)策。

人事檔案；死檔；棄檔；問題

人事檔案當(dāng)中記錄了本地區(qū)個(gè)人的得失功過、品德作風(fēng)、政治面貌、工作經(jīng)歷、個(gè)人教育等各方面的實(shí)際情況，同時(shí)也包含了獎(jiǎng)勵(lì)處分、入團(tuán)入黨、鑒定、自傳、履歷等相關(guān)的信息和資料。傳統(tǒng)的人事檔案管理在人們生活工作當(dāng)中扮演重要的角色，是其中不可或缺的重要組成部分。然而，隨著檔案管理的不斷發(fā)展，各地區(qū)人才中心保管的各種檔案出現(xiàn)較為嚴(yán)重的死檔、棄檔問題。

一、造成人事檔案管理過程當(dāng)中的“死檔”“棄檔”等問題的主要原因

（一）人事檔案形式發(fā)生變化。隨著社會(huì)的發(fā)展和人事制度的變革，加之較為靈活的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)配置，使得較多的企業(yè)和單位并不重視人事檔案的管理工作。在這樣情況之下，原本十分重要的人事檔案管理工作就成了一種人才流動(dòng)的負(fù)擔(dān)，這嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理的全面開展。

（二）對(duì)檔案的管理認(rèn)識(shí)不足。日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)為社會(huì)的發(fā)展提供了良好的機(jī)遇，這也就導(dǎo)致了部分單位過度追求經(jīng)濟(jì)利益和財(cái)富，而忽視人力資源管理的問題。由于無法正確地認(rèn)識(shí)人事檔案管理在發(fā)展進(jìn)程中的重要作用，從而使得部分單位的人事管理存在較為嚴(yán)重的問題。部分單位在人才招聘的過程當(dāng)中，都是通過一次專業(yè)面試、一次實(shí)驗(yàn)檢測(cè)、一份個(gè)人簡歷等的方式對(duì)人才進(jìn)行管理，這種方式雖然能夠快速地在茫茫人海當(dāng)中鎖定人才，但卻會(huì)給后續(xù)的人力資源檔案管理造成嚴(yán)重的阻礙。

（三）檔案收費(fèi)問題存在困難。人力資源部門的檔案管理在行業(yè)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展當(dāng)中占據(jù)著舉足輕重的作用，但是由于各部門和機(jī)構(gòu)的人事檔案管理費(fèi)用不斷增加，從而使得人事檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)較為嚴(yán)重的死檔、棄檔現(xiàn)象。雖然大部分的人事檔案管理部門收取的費(fèi)用并不太高，但卻會(huì)增加人們使用的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)和壓力。

二、有效解決人事檔案管理過程當(dāng)中“死檔”“棄檔”問題的對(duì)策

（一）樹立全新的人事檔案管理觀念。在實(shí)際的人事檔案管理工作的過程當(dāng)中，無論是入學(xué)進(jìn)修、招工考干，還是退休、職稱評(píng)聘、考核提拔、加入黨團(tuán)、結(jié)婚戀愛，都和人們的實(shí)際工作和日常生活有著密切的聯(lián)系。因此，相關(guān)的管理人員就必須要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視。在實(shí)際的檔案管理當(dāng)中樹立全新的人事檔案管理觀念，并且引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方法和手段不斷地提升檔案管理的水平。與此同時(shí)，各單位也必須要全面加強(qiáng)內(nèi)部工作人員人事檔案的管理，及時(shí)地對(duì)人事檔案進(jìn)行更新。

（二）建立有效的人事檔案工作機(jī)制。想要確保人事檔案管理能夠在人們的生活和工作當(dāng)中發(fā)揮更大的作用，相關(guān)部門的工作人員就必須要采取有效的方法全面提升人事檔案的價(jià)值。因此，工作人員可以在原有的人事檔案管理工作機(jī)制上進(jìn)行一系列的創(chuàng)新，根據(jù)實(shí)際的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)情況和社會(huì)發(fā)展情況制定科學(xué)合理的人事檔案管理制度。在此基礎(chǔ)上，引導(dǎo)相關(guān)人員和企業(yè)樹立科學(xué)正確的人事檔案管理觀念，還必須要有效地提升人事檔案在人們生活工作當(dāng)中的利用效率。例如，在制定職業(yè)生涯規(guī)劃的過程當(dāng)中，相關(guān)人員就可以充分參考個(gè)人檔案的綜合信息，綜合選擇能夠?qū)崿F(xiàn)個(gè)人價(jià)值，并且能夠在職場(chǎng)上獲得更好發(fā)展的職位。

（三）依法進(jìn)行人事檔案的收費(fèi)減免。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)人事檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)對(duì)一個(gè)機(jī)構(gòu)和部門的人事檔案管理費(fèi)用進(jìn)行有效的調(diào)整，在全面提升人事檔案管理質(zhì)量的情況之下，適當(dāng)收取一定的管理費(fèi)用。另外，還要根據(jù)實(shí)際的發(fā)展和現(xiàn)有的人事檔案管理情況對(duì)收費(fèi)進(jìn)行調(diào)整，盡可能降低人事檔案管理給人們?cè)斐傻慕?jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。例如，自2016年1月1日之后，我國各地紛紛停止收取檔案保管費(fèi)和人事關(guān)系費(fèi)，這不僅完成了對(duì)人力資源管理部門的有效整合，同時(shí)也給人事檔案工作的全面開展提供了良好的發(fā)展環(huán)境。

三、總結(jié)

綜上所述，人事檔案管理過程當(dāng)中存在較為嚴(yán)重的死檔、棄檔問題，這不僅大大提升了相關(guān)工作人員的管理難度，同時(shí)也為人力資源管理工作的全面開展造成了一定的阻礙。在這種情況之下，相關(guān)的工作人員就必須要樹立全新的檔案管理觀念，對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理進(jìn)行深入的研究和分析，然后充分參考社會(huì)變革和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，制定行之有效的人事檔案管理方案。這樣不僅能夠有效地緩解人事檔案管理過程當(dāng)中死檔、棄檔問題，同時(shí)也能為人事檔案管理水平和管理效率的全面提升建立良好的基礎(chǔ)。

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【2017年度承德市社會(huì)科學(xué)發(fā)展課題，編號(hào)20172013】