淺談新時期前端控制思想在醫院檔案管理中的運用

文/濰坊市人民醫院中心檔案室 鄭開

淺談新時期前端控制思想在醫院檔案管理中的運用

文/濰坊市人民醫院中心檔案室 鄭開

目的：探討新時期前端控制思想在醫院檔案管理中的運用；方法：通過加強領導，提高全院員工的檔案意識；建立、完善檔案各項規章制度作保障；通過檔案管理機構對全院檔案進行監督指導；通過對專兼職檔案員進行培訓等將前端控制思想融入醫院檔案管理工作中。結果：在檔案的管理中運用前端控制思想，是檔案工作適應現實發展的一種必然。結論：醫院檔案是醫院建設與發展歷史的真實記錄，利用前端控制思想，有利于檔案的科學化管理，可有效促進醫院檔案工作的發展。

前端控制思想；醫院檔案管理

醫院檔案是醫務工作者在從事衛生事業管理和醫療、教學、科研等各項工作活動中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。新時期隨著網絡技術與信息技術的迅猛發展，醫院電子檔案、數碼照片等大量涌現，醫院檔案的類型、載體形式發生了巨大變化。為維護醫院檔案的齊全、完整、準確、系統與安全，使檔案工作跟上醫院發展的步伐，必須在醫院檔案的日常管理中融入前端控制思想。

一、檔案學前端控制思想的涵義

前端控制思想是檔案學界檔案管理思維和理念的重要內容，它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到定期、永久保存（或銷毀）的不同階段看作一個完整的過程，在這個過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，定期、永久保存或銷毀是末端。前端控制的核心就是一種“整體規劃、業務環節提前、全過程監控”的理念，前端控制思想是檔案工作適應現實發展的一種必然。

二、醫院檔案管理采用前端控制的措施

（一）加強領導，提高全院員工的檔案意識。醫院建立包括文書檔案、病歷檔案、人事檔案、科技檔案等在內的全院檔案管理網絡，將檔案工作納入各級領導和相關人員的崗位職責，納入各項工作流程，納入目標考核，與其他業務工作同部署、同檢查、同獎懲。在文件形成階段實施前端控制，通過宣傳教育和專業培訓，增強全院職工的檔案意識，牢記檔案工作是為醫院管理工作服務的準則，從而主動將檔案移交到檔案室歸檔，保證檔案的齊全。

（二）建立、完善檔案各項規章制度。醫院以國家關于檔案工作的法律、法規、規范和技術標準為依據，制定包括醫院檔案的收集、整理、保管、利用、統計、鑒定銷毀等各方面的規章制度。對醫院規定應歸檔的文件材料，做到應收盡收，應管盡管。各門類和載體的文件材料歸檔范圍做到全覆蓋，囊括和延伸到醫院全部職能活動。各類文件材料歸檔有具體的辦法和措施，并落實到具體責任部門和相關人員。

（三）建立醫院檔案管理機構，對全院檔案進行監督指導。醫院遵照國家檔案法規要求設立檔案工作管理機構，負責對全院檔案工作進行指導、監督與檢查，建立科學有效的監管運行機制。醫院檔案管理機構嚴格履行自己的職責，通過在線檢查或抽查，從源頭上對全院應歸檔文件的形成過程、形成質量等進行動態監管和監督指導。

（四）培訓專兼職檔案員，提高其管理水平。醫院配備與檔案工作科學化管理相適應的專（兼）職檔案人員，持證上崗并保持相對穩定。通過外請專家等方式定期對醫院檔案員進行專業培訓，使其在工作中自覺按照檔案法規的要求進行操作。著重通過工作重心前移，加強超前指導，深入到文件形成部門。通過培訓，使檔案工作人員具備相應的檔案專業知識和較高的思想政治理論水平以及高尚的職業道德，提高其檔案管理水平。

三、檔案工作實行前端控制帶來的效果

（一）從源頭保證了檔案的真實完整。醫院檔案管理工作采用前端控制思想后，有效解決了文件整理歸檔質量不高、文件質量良莠不齊、文件漏歸、文件歸檔不規范等問題，解決了檔案收集難、征集難的問題，提高了醫院工作人員依法收集、依法移交的自覺性，確保了檔案收集工作的有序開展。從源頭上保證了文件內容的真實性、安全性、完整性。

（二）檔案工作人員的綜合素質得到提高。采用前端控制思想通過對檔案工作人員針對性的培訓、崗位責任制考核及獎懲條例等制度約束，調動了管理人員的積極性，同時增加了他們的危機感，提高了其檔案知識素養和業務水平。

（三）前端控制有利于檔案的科學化管理。檔案工作是一項扎扎實實的工作，功在當代，利在千秋。醫院檔案管理前端控制思想的運用，加強了檔案管理的組織領導，健全了機構，建立健全了各項檔案工作制度，使檔案工作從源頭上有章可循、有法可依，走上了規范化、標準化，醫院檔案工作最終達到收集齊全、整理規范、安全保管、有效利用的科學化管理，從而促進醫院檔案工作的發展。

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