試論信息時代的電子檔案管理

文/天水農業學校 謝蘭

試論信息時代的電子檔案管理

文/天水農業學校 謝蘭

隨著經濟的飛速發展，互聯網技術已應用于我們生活的每一個角落，在人們參與的每一個社會實踐過程中都出現了許多電子檔案。而電子檔案的出現，是社會發展過程中的一個重要里程碑，是我們在處理事務過程中不容忽視的部分。因此，本文將主要從電子檔案的特點出發，對電子檔案的管理進行探討，并提出相應的管理措施以促進其發展。

信息時代；電子檔案；管理；探討

我們生活在一個由互聯網覆蓋的時代，無論是在家中還是在工作中都已經離不開計算機，而很多企業與公司將計算機與信息技術相結合以研制出更多的產品來促進本公司信息產業的發展，由此便出現了電子檔案。電子檔案的含義是人們在工作的過程中借助計算機中的處理系統來保存某種具有價值信息的記錄，這種記錄形式與我們傳統模式中紙質的檔案不同，它的出現標志著人類智慧與科技的又一步提升，是一次質的飛躍。因此，作為一名集文書、教學、科研、基建、聲像檔案于一身的管理人員，筆者在實際工作中認識到電子檔案的重要性，現就如何搞好電子檔案管理工作談談自己的體會。

一、信息時代電子檔案的特點

（一）查閱信息的簡便性。在我國傳統的紙質檔案管理中，大多都是由專業的管理人員來負責，而這種管理模式存在著很多的弊端。例如，工作人員在查閱某一檔案時，大量的檔案讓他們不知如何下手，導致工作人員產生厭煩心理，工作效率逐漸降低，不能使檔案的作用充分地發揮出來。而電子檔案的出現，讓工作人員可以通過計算機快速地查閱到其所需檔案，同時還能進行快速分類。

（二）電子檔案的非直讀性。與我國傳統的紙質檔案管理相比，電子檔案具有非直讀性的特點。它省去過去文字信息記錄的方式，轉而以數字代碼的形式記錄在計算機中。例如，在我們購買的磁帶等物體中，我們無法直觀觀察出其中的內容，只能借助收音機這種載體將其展現出來。又如，光盤中記錄的內容是由刻錄機刻錄而成的，也不能直觀觀察。除了這些之外，管理者還可以對電子檔案進行加密處理，這樣即使在有相同設備的情況下，若不對檔案進行解密，也將無法實現對檔案的查看。

（三）電子檔案的依賴性。電子檔案之所以具有很強的依賴性，是因為其元數據必須在文件信息中才能生存，否則除了文件信息就無法恢復到最初的狀態。同時，電子信息對背景信息也具有一定的影響力。電子檔案的傳輸需要借助互聯網的傳播才可成功，傳輸者不需要在現實生活中見面，但是對背景信息的要求則是需要傳輸者在傳輸前將其補充完整，否則將出現安全隱患。

二、信息時代電子檔案的優勢

（一）提高管理人員的工作效率。隨著互聯網技術的不斷發展，計算機已經應用于各家各戶，它對于我們生活發展的重要性可謂是舉足輕重的。它的出現為管理人員歸納整理檔案提供了方便，讓管理人員不再為查閱某一資料而苦惱，減少了管理人員的工作負擔，同時也提高了工作的總體質量和效率。

（二）增強了檔案的保密性。在我國傳統的紙質文檔的管護和利用中，借閱檔案人員在查閱文檔時，盡管只需要文檔中的某一內容，但是卻將文檔中的所有內容都查看到，這會導致文檔的保密性的喪失。但是，信息時代電子檔案的出現卻克服了這一問題，它將文檔中的內容以單件的形式展現出來，這樣查借閱人員在查閱文檔時便無法看到其他文檔內容，提高了電子檔案的保密性。

（三）減少檔案的丟失遺漏現象。在我國傳統的紙質文檔管理中，管理人員經常會遇到將某一重要文件遺漏或丟失的情況，導致在最終提交檔案時不合格，需要重新整理的問題。但是電子檔案管理卻有效地避免了這一問題，它以微機網絡管理的方式對檔案進行分類管理，而這種方式可以隨時對檔案進行更新和管理，彌補了傳統檔案管理的不足，為管理人員減少了大量的工作時間，提高了整體的業務水平。

三、信息時代加強電子檔案管理的措施

（一）改革檔案管理體制，制定統一管理標準。若要提高對電子檔案的管理，首先應當保證電子檔案與文件信息的統一性，使二者在發展過程中不產生任何沖突。其次是加強檔案管理部門的責任意識，這需要將檔案的管理納入部門職責中，做到管理人員在管文檔時的每個環節都符合要求。最后要加強檔案管理部門人員對文件甄別的防范意識，保證接收到的每一份文件都具有原始性特征，符合電子檔案的要求。

（二）保障電子檔案的安全性。由于電子檔案需要借助互聯網才能實現其傳播，而其文件亦是如此。其文件可以在不同的載體中存在和轉換，尤其是在文件的字體等方面上，其內容完全可以由計算機中的復制粘貼功能實現，最終導致文件信息的安全性喪失。鑒于這一原因，管理人員也可以利用計算機的其他功能對信息進行加密和保護管理（例如可以將其設置為“只讀”模式）。除了這些問題之外，由于計算機中的信息比較獨立，使得在對信息進行修改及處理后管理人員毫不知情，因此，管理人員應當在接收到文件信息之后立刻將原文件進行保存，確保其安全性。

（三）加強檔案查閱過程中的管理性。為加強對電子檔案的管理，首先要對管理人員在查閱檔案時的權限進行設置。對不同級別的人員設置不同的級別，并設置賬號登錄系統以確保其安全性。其次是要做好拷貝的提供與間收管理。相關技術人員應加強對電子檔案管理的技術手段，避免管理人員在對文件進行拷貝時重復復制，不利于安全性管理。最后則是要對管理人員的使用狀況進行監控管理。計算機系統要對各管理人員在使用過程中打開的所有系統進行監控，并隨之生成有效的信息，以便今后查證。

四、結語

總之，互聯網信息時代的發展帶動了社會的整個潮流，在當前飛速發展的時代下，管理人員在加強電子檔案管理時要根據其在發展中存在的問題、特點以及優點來考慮，同時，也要注重加強對電子知識的認識，豐富自身的經驗，以促進電子檔案的不斷發展。

[1]趙海漪.芻議如何做好信息時代的電子檔案管理[J].科技創新與應用,2012(24):319.

[2]殷雪梅.淺談信息時代的電子檔案管理[J].黑龍江史志,2012(21):29-30.