醫院檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

文/石家莊市第一醫院 許鑫

醫院檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

文/石家莊市第一醫院 許鑫

隨著信息化時代的到來，傳統醫院檔案管理方式發生變革，醫院檔案信息化成為一種必行的趨勢。本文通過對醫院檔案信息化建設的存在問題進行分析與討論，針對各種問題提出優化實踐措施，推進醫院檔案信息化建設。

醫院；檔案管理；信息化建設

一、前言

醫院檔案指的是在醫院管理與臨床實踐過程中，所形成的記錄資料，如音視頻檔案、基建檔案、病案、財務檔案、文書檔案、照片檔案、設備檔案、教科研檔案、人事檔案等，具有一定的保存價值。隨著醫療業務的不斷擴展使得醫院檔案管理信息量越來越大，應用傳統的管理模式進行醫院檔案管理，已無法滿足現代化醫院檔案管理的需求。

二、醫院檔案管理信息化建設的現狀

（一）對檔案信息化建設重視程度不足。當前，大多數醫院對于醫院檔案管理認識程度不足，沒有意識到檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，醫院檔案管理沒有作為重點工作納入醫院日常管理體系，醫院管理者往往以醫療技術為中心，對于各種檔案的保管、利用等重要作用認識不足，使得檔案管理信息化建設水平較低，管理水平與其他單位相比差距較大。

（二）檔案信息化建設與管理缺乏標準化和規范化。檔案管理的標準化與規范化是促進檔案信息化建設的重要前提，也是關鍵性因素。在醫院檔案管理工作中，建立一套管理流程、操作規范及工作制度，貫穿于醫院檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、編研、利用等管理環節中，使檔案管理有章可循，有法可依，是保證醫院檔案安全性與完整性的重要前提，這就是標準化檔案管理。目前醫院檔案管理大多采用分散式管理，即各部門分別對各自管轄范圍內的檔案進行保管。分散式的檔案管理很容易導致家底不清、各自為政、雜亂無章、管理工作脫節、丟失損壞等一系列問題，同時也與檔案管理集中統一的原則背道而馳。

（三）檔案管理系統和軟件不統一。當下，隨著“互聯網+”技術的廣泛應用，醫院信息化建設得到了進一步發展，開始應用辦公自動化系統、醫院局域網、電子病歷系統、影像存儲系統、遠程會診系統等進行檔案管理。但醫院檔案管理軟件應用水平較低，開發落后，很多醫院仍然采用單機版系統進行檔案管理，管理系統和軟件不統一，難以進行系統更新和升級，不利于管理系統維護。

（四）檔案管理人員素質較低。醫院檔案管理采用兼職人員負責，投入的時間和精力不足，沒有或很少受到規范化、專業化、系統化的培訓，導致檔案管理人員素質普遍偏低，降低了醫院檔案管理信息化建設水平，也在一定程度上阻礙了信息化的進程。

三、加強醫院檔案管理信息化建設的措施

（一）完善檔案管理信息化建設基礎設施。為了確保檔案室的管理功能，應完善其基礎設施，配置專業設備，如打印機、掃描儀、自動密集架、數碼相機及計算機等，提高檔案管理數字化水平，使檔案綜合室具備大量數據存儲功能，提高其數據處理能力。完善醫院局域網升級改造，開發與醫院局域網等軟件系統相對接兼容的檔案管理軟件系統，從而實現醫院檔案管理子系統之間的對接，采用計算機進行檔案與文件的收集、分類、整理、存儲與查閱等管理，提高醫院檔案管理自動化水平。

（二）重視紙質與電子檔案的雙重保管。電子文檔仍難以取代實物檔案和紙質文件，除了要進一步加強信息化建設外，還應重視傳統文件保管工作，注意保管好紙質檔案文件。因考慮到電子文檔仍不具備憑證作用與法律作用，應確保紙質與電子檔案的雙重保管，保證紙質文件的憑證和法律作用。

（三）加強電子檔案安全保障體系建設。加強醫院內網建設，實現即時信息反饋。在強調檔案管理信息化建設的同時，應加強信息安全管理，確保檔案網絡化的安全性。制定安全防范措施，采用防火墻、網關等技術，保護檔案，避免網絡攻擊，防止黑客入侵。實現局域網與外網的隔離、設置嚴密防火墻攔截。檔案工作人員要遵守國家保密制度，防止失密、泄密事件的發生，力保檔案信息安全。

（四）提高檔案管理人員素質水平。要注重人才培養，加強檔案管理人員的培訓，合理規劃人才隊伍的整體建設，邀請檔案專家來院指導，或組織檔案人員到先進的兄弟醫院參觀學習，培養專門的電子檔案管理人員，建設一支業務素質較高的檔案管理工作隊伍。另外，還應提高管理人員的責任意識、管理意識和信息意識，確保檔案管理工作的有序開展。

四、結語

醫院檔案的信息化建設是順應歷史發展的，是檔案管理的必經之路。雖然醫院檔案管理的信息化建設仍處在初級階段，應提高檔案管理標準化程度，做好雙重檔案的保管工作，保證文件安全性，進一步提高醫院檔案管理信息化建設水平，才能滿足現代醫療體系的發展需要。

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