《出生醫(yī)學(xué)證明》的檔案歸屬與檔案管理

文/江蘇省常州市武進(jìn)中醫(yī)醫(yī)院 許安宇

《出生醫(yī)學(xué)證明》的檔案歸屬與檔案管理

文/江蘇省常州市武進(jìn)中醫(yī)醫(yī)院 許安宇

本文論述了《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的歸屬和管理工作，分析了其重要性和保密性，介紹了《出生醫(yī)學(xué)證明》的檔案整理辦法。

出生醫(yī)學(xué)證明；歸屬；檔案管理

《出生醫(yī)學(xué)證明》是依據(jù)《中華人民共和國母嬰保健法》第三章第二十三條規(guī)定：醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)和從事家庭接生的人員按照國務(wù)院衛(wèi)生行政部門的規(guī)定，出具統(tǒng)一制發(fā)的新生兒出生醫(yī)學(xué)證明。是證明嬰兒出生狀態(tài)、血親關(guān)系、申報國籍、戶籍，取得公民身份號碼的法定醫(yī)學(xué)證明。它是人從出生到死亡的最基本資格資料之一，具有作為“人生第一檔”的重要意義。

一、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的歸屬

《出生醫(yī)學(xué)證明》是由有助產(chǎn)資格的醫(yī)院、衛(wèi)生院、婦幼保健院簽發(fā)的。我國從1996年1月1日開始使用《出生醫(yī)學(xué)證明》。屆時，武進(jìn)區(qū)開始統(tǒng)一使用衛(wèi)生部印發(fā)的出生證。區(qū)婦保所受區(qū)衛(wèi)生局委托，負(fù)責(zé)全區(qū)出生證管理工作，出生證全部由區(qū)婦保所一家單位負(fù)責(zé)發(fā)放。出生證按要求歸入檔案管理，然而收集、整理還不是很規(guī)范。2004年10月1日，根據(jù)市衛(wèi)生局要求，按照“誰接生，誰簽發(fā)”的原則，出生證開始由各醫(yī)療機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)簽發(fā)、補(bǔ)發(fā)。2016年以前，《出生醫(yī)學(xué)證明》由醫(yī)院產(chǎn)科護(hù)士專人負(fù)責(zé)，簽發(fā)的出生存根聯(lián)、醫(yī)學(xué)記錄或證明屬于病歷的一部分，將其存放于單位的病案室。由于病歷檔案的保管期限是30年，若將《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案歸于病歷檔案，則不符合永久保存的規(guī)定。因此，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案以并入文書檔案室存檔和管理為宜。2016年9月區(qū)衛(wèi)生局下發(fā)《關(guān)于明確醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案歸檔方法》（武衛(wèi)婦﹝2016〕71號）明確規(guī)定《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案就歸檔于文書檔案室，在目錄號編制方案中增加相應(yīng)目錄號，按照文書檔案的整理方法進(jìn)行歸檔整理，永久保存。

二、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的管理

（一）檔案收集。《出生醫(yī)學(xué)證明》必須按照檔案完整性、準(zhǔn)確性的收集原則進(jìn)行收集，這是保證檔案室資料質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案人員在收集過程中要積極主動地與辦證人員協(xié)調(diào)配合，認(rèn)真核對每一份材料，以件為單位核查無誤后，雙方簽字辦理交接手續(xù)。檔案室在每月15號收集上月的《出生醫(yī)學(xué)證明》。內(nèi)容包括：《出生醫(yī)學(xué)證明》存根、首發(fā)登記表、雙方父母身份證復(fù)印件、其他相關(guān)材料等。

（二）檔案整理。按檔案分類法要求，采用保管期限—年度—問題分類方法，設(shè)立“出生醫(yī)學(xué)證明”類目，按檔案管理要求規(guī)定，年度、保管期限一致的情況下，按流水號排序。《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案在整理過程中，把《出生醫(yī)學(xué)證明》存根聯(lián)按簽發(fā)日期，編號順序與首發(fā)登記表、父母身份證復(fù)印件及其他相關(guān)證明材料合訂為一件，并加蓋歸檔章。本單位沒有全宗號，此欄為空置，館編件號也為空置，年度為當(dāng)年年份，保管期限為永久，機(jī)構(gòu)（問題）填寫“出生證”，室件編號為每件材料所產(chǎn)生的流水號，采用一人一件一號形式，一個年度中的流水號不能重復(fù)，由于《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案分類是后來增設(shè)的，因此目錄號是單位在原有的目錄編制方案中指定給《出生醫(yī)學(xué)證明》的代號。按區(qū)檔案局檔案管理要求，《出生醫(yī)學(xué)證明》整理方法參照文書檔案，目錄輸入科技檔案（KJ）模塊中，檔號為：0000—年度號—目錄號—盒號—件號。報表打印時選擇“歸檔目錄”，其中編號為流水順序號，題名為《出生醫(yī)學(xué)證明》+嬰兒姓名+父母姓名，日期為簽發(fā)日期，張數(shù)為此件材料張數(shù)，備注有注明換發(fā)、補(bǔ)發(fā)等以方便統(tǒng)一查找。每50件分裝為一盒，依次裝入40mm的檔案盒，盒內(nèi)檔案材料的排列順序按照件號的順序排列，由小到大排列。盒內(nèi)備考表使用通用的卷內(nèi)備考表?！冻錾t(yī)學(xué)證明》檔案采用“大流水排架法”排列。排架的順序遵守一定的規(guī)則，即采取從左到右（橫向）、從上到下（縱向）的形式，按照年度、案卷號的順序依次排列。

（三）《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的查詢利用。隨著社會進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們在生活中越來越多的需要《出生醫(yī)學(xué)證明》，查閱《出生醫(yī)學(xué)證明》越來越頻繁，它具有極高的信用證明價值，并發(fā)揮了很好的經(jīng)濟(jì)、社會作用。據(jù)統(tǒng)計，我院僅2016年，查《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的達(dá)103人，利用的目的主要是出國留學(xué)、落遷戶口、更改信息、真?zhèn)舞b定等，因此，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案查閱成為檔案工作服務(wù)和諧社會的良好切入點(diǎn)。

（四）《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的保密性?！冻錾t(yī)學(xué)證明》檔案保密性如同醫(yī)療病歷檔案，簽發(fā)機(jī)構(gòu)及檔案管理人員應(yīng)對公民的《出生醫(yī)學(xué)證明》信息予以保密，除工作需要外，未經(jīng)當(dāng)事人書面同意，不得向第三方披露或泄露。有效地保護(hù)公民《出生醫(yī)學(xué)證明》的信息維護(hù)其合法權(quán)益，以促進(jìn)檔案事業(yè)和諧發(fā)展。

三、總結(jié)

《出生醫(yī)學(xué)證明》存根及其相關(guān)材料的歸檔保護(hù)，即體現(xiàn)了一個單位基礎(chǔ)綜合管理的先進(jìn)理念，實現(xiàn)了檔案集中統(tǒng)一管理的管理原則，又體現(xiàn)了檔案室人員管理意識及責(zé)任性；既保護(hù)了檔案安全，又豐富了單位特色室藏，快捷有效地發(fā)揮了檔案的應(yīng)有作用。同時，規(guī)范和加強(qiáng)人口出生醫(yī)學(xué)證明檔案工作制度，及時有效地發(fā)揮人口出生醫(yī)學(xué)證明檔案的作用，這對維護(hù)國家、社會組織和公民的合法權(quán)益有著極其重要意義。