醫院辦公室檔案管理工作的優化方法分析與討論

文/青島大學附屬醫院 黨志蔚

醫院辦公室檔案管理工作的優化方法分析與討論

文/青島大學附屬醫院 黨志蔚

本文對醫院辦公室檔案管理工作的優化方法進行了分析與討論，檔案管理工作對醫院自身的發展、醫療衛生事業的進步都具有重要意義。要想優化檔案管理工作，醫院應該提高領導班子和管理人員的檔案意識；加強檔案管理人員隊伍建設；完善檔案管理制度；采用先進的管理方式，實現電子化管理。

醫院辦公室；檔案管理；優化方法

醫院加強自身管理，才能促進醫療事業的發展，更好地為人們的健康服務，這就需要醫院做好檔案管理工作。當前醫院辦公室的檔案管理工作存在著很多問題，管理人員對檔案管理工作的重要性認識不足，在實際工作中不夠認真謹慎，檔案遺失、損壞等情況經常出現。很多領導對檔案管理工作不夠重視，沒有及時關注處理其中的問題，使檔案管理工作不夠科學有序、效率不高。很多醫院的檔案管理設備落后、管理制度混亂，這給檔案的收集、整理、運用等帶來了困難，導致檔案信息不斷流失，檔案管理水平難以提高，進而影響了醫院的經濟效益和社會效益。

一、提高領導班子和管理人員的檔案意識

醫院的領導班子應該充分意識到醫院辦公室檔案管理工作的重要性，加快檔案管理向集約化、科學化轉變，推進檔案現代化管理。在實際工作中要加強檔案管理工作中檔案室、基礎設施、硬件設施的建設和完善，以優化醫院辦公室檔案管理工作使其更加方便科學，進一步提升其管理水平和服務質量，充分發揮自己的職能，獲得經濟效益和社會效益。要想提高管理人員的工作能力，首先要提高其意識，使其意識到檔案管理工作的重要性。醫院通過思想教育使管理人員正視、尊重自己的工作，增強責任感，在工作中認真仔細。醫院還要向管理人員明確在檔案管理工作中應該注意的問題，如加強管理人員資料保存的防潮、防火、防盜意識，保證資料的可用性和完整性。管理人員有了正確的管理意識，才會努力提高自己的儲備、把關檔案信息資源的能力，保證檔案的質量，提升檔案的價值。

二、加強檔案管理人員隊伍建設

醫院可以通過招聘專業檔案管理人才，培訓員工專業知識技能的方式，從總體上提高醫院辦公室檔案管理人員的素質和水平。對檔案人員的培訓主要有提高業務水平和拓展職業視野兩方面。醫院辦公室的檔案數量和種類繁多，這為檔案的管理和利用帶來了困難，使日常的檔案管理工作存在問題，質量和效率都難以提高。醫院應該定期培訓檔案管理人員收集、整理、鑒定、保管、統計使用檔案等專業技能，提升他們的業務水平，使檔案管理工作順利開展。此外醫院還要培養檔案管理人員的計算機水平，使其能在檔案管理工作中應用相關技術，提高自己的工作效率和質量，實現檔案管理工作的自動化和電子化。

除了要提高檔案管理人員的業務水平，還要擴展他們的職業視野。醫院通過向管理人員介紹檔案管理工作的形勢前景，最新的技術應用等，提高其職業危機意識，使其在工作中更加積極主動，自覺學習相關知識技能，提升自己的專業素質。醫院還可以通過外部參觀、內部業務培訓、知識技能競爭等方式，擴展管理人員的職業視野，使其認識到自身的不足，在業務學習交流中自覺提升業務水平，進一步優化檔案管理工作。

三、完善檔案管理制度

檔案管理制度為醫院辦公室檔案管理工作的順利進行提供了依據和保障，因此醫院要健全相關制度，實現檔案的集中管理。與醫院業務職能相關的科學科研、醫療業務、設備設施等工作檔案，關系到醫院的發展和群眾的健康，具有極大的保存和研究價值，要對其進行綜合整理。醫院辦公室檔案能協調指導醫院的各項工作，幫助醫院作出決策和計劃。因此要健全完善相關制度，管理人員嚴格遵守檔案管理制度，做好檔案的收集、整理、登記等工作確保檔案的完整有效，提高檔案管理工作的效率和質量。

四、采用先進的管理方式，實現電子化管理

隨著醫院的不斷發展，傳統的檔案管理方式暴露了越來越多的弊端，不能滿足當前醫院的需要，應該進行改進和完善。在以用戶的實際重點信息為檔案管理突破口的同時，還要加強信息化建設。傳統的人工管理檔案的工作方式效率不高容易出現失誤，不能適應當前醫院的發展。信息技術的發展和廣泛運用，使其在醫院辦公室檔案管理工作中能充分發揮自身作用。要想實現這個目標，就要選擇合適的檔案管理操作軟件，做好立卷改革、網絡建設、流程簡化、專題分類等工作，完善電子文件的管理和歸檔流程。使檔案在管理系統中完整保存、有效利用，充分發揮自己的價值。

五、結束語

當前很多醫院缺乏檔案管理意識，檔案管理的設備和制度也不夠完善，這不但阻礙了醫院自身的發展，也不利于我國醫療衛生事業的進步。醫院在日常工作中應該重視檔案管理工作，引入專業的人才和先進的設備，完善相應制度，優化醫院辦公室的檔案管理工作。

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