高職院校畢業生檔案管理存在的問題與解決對策

徐 懿

高職院校畢業生檔案管理存在的問題與解決對策

徐 懿

高職院校的畢業生檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，但在管理的過程中存在一定的問題。文章通過畢業生檔案的重要性引出高職院校畢業生檔案管理中存在的問題，并就存在的問題提出解決對策，希望通過此文幫助高職院校提高對畢業生檔案的認識。

高職院校 畢業生檔案 問題 解決對策

一、高職畢業生檔案的重要性

（一）對學生個人而言

對于畢業生找工作，尤其是公務員錄取、企事業單位招聘，人事檔案都是其中不可缺少的一項核查內容。公務員在筆試面試通過以后，相關部門就會到高校進行資格審查，人事檔案審查就是其中很重要的環節，如果人事檔案不全甚至丟失，錄取單位就會取消其資格。其次，就是畢業生干部身份的確定，包括后期的轉正定級、職務晉升、職稱評定、工齡計算等。

（二）對單位而言

高校畢業生人事檔案記錄著學生個人的學習經歷，成績、在校期間的各種獎懲情況，還反映了高校畢業生的思想道德狀況，這對國家機關、企事業單位選拔人才有不可替代的作用。企業可以在短時間內對畢業生的基本情況有個大概的了解。

二、高職院校畢業生檔案管理過程中存在的問題

（一）學校對畢業生檔案重要性認識不足

很多高職院校在新生入校時將檔案收集齊就認為完事了，直到臨近畢業前一兩個月才開始突擊整理，這樣對于學生平時的一些獎懲情況不能及時收集，最后整理時不是缺這就是少那的，這樣就無法全面真實的反映學生在校情況。

由于學校對學生的檔案都不夠重視，所以在平時也很少會給學生灌輸檔案的重要性，哪怕是畢業前也沒有提醒，導致學生檔案意識淡薄。

（二）學生對檔案的重要性認識不足

大多數學生對檔案的重要性認識不足，由于現在學生的就業渠道日益擴大，畢竟是少數學生能考上公務員或者企事業單位，大部分學生流向一些民營、私營或合資企業，他們對學生檔案沒有硬性要求，有的企業甚至覺得管學生的人事檔案是件很麻煩的事，甚至有的企業都沒有人事管理權，所以導致很多高校畢業生認為自己的人事檔案沒有任何用途，對自己的檔案不管不顧，到需要用時才發現檔案的重要性。

（三）學生人事檔案轉遞過程不規范

在實際操作過程中高校畢業生人事檔案轉遞過程中存在著不少問題，部分畢業生檔案就是在轉遞的過程中丟失的。按照正常程序，學生畢業后，畢業生檔案應該由學校統一通過機要形式寄出。但從現實情況來看，檔案轉遞過程沒有一個統一的標準，有的學校是直接將檔案給學生本人，由學生自己交到他們當地的人事局、托管中心或者交到所在單位，有的學生不重視，直接把檔案往家里一丟，時間久了自己也不知道檔案到哪去了。

（四）檔案管理隊伍不夠健全

很多高校檔案管理人員不是科班出身，他們沒有經過系統的學習，也沒有經過任何的檔案管理培訓，他們自身可能都對檔案的重要性認識不夠，有的甚至還不是專職檔案管理人員，而是其他部門的職工，兼任檔案管理。試問這樣不專業是如何能夠把檔案工作做好呢。隨著社會的進步，檔案工作向信息化邁進，對電腦不熟練，對檔案管理軟件不熟練，如何推進檔案管理現代化建設呢。

三、完善高校畢業生檔案管理的對策

（一）廣泛宣傳，提高學生對檔案重要性的認識

大部分高校很少會專門對學生宣傳檔案方面的知識，少數可能在畢業前突擊宣傳一下，這樣的效果也不是很好，后果是學生對檔案的不重視導致斷檔或者檔案丟失。我們可以在新生入校收取他們檔案時就開一次專題會議跟他們強調檔案的重要性。在之后的學習生活中如果遇到某些需要放進檔案的材料我們再次進行強調，讓學生對自己檔案收集的材料有個大概的了解，讓檔案重要性的灌輸貫穿他們整個大學生涯。

（二）規范轉遞程序

學生在簽訂就業協議后，按照他們的實際情況辦理報到證，單位接收檔案的直接幫他們把檔案轉遞到單位或當地的人才交流中心，不接收檔案的幫他們轉遞到生源地的人事局或者畢業生就業辦公室。

轉遞前要檢查好學生檔案里的材料是否齊全，主要包括了學生的高中檔案、學生登記表、畢業生鑒定表、成績單、體檢表、報到證以及各獎懲情況證明等。學生的學籍檔案在他們畢業時，加入了報到證等相關材料，就變成了人事檔案，人事檔案具有一定的機密性，所以不能通過普通的快遞，更不能經過學生自己的手，而是要通過機要的形式轉出，并應做好相應的登記。

（三）加強檔案管理人員隊伍建設

加強檔案管理人員隊伍建設是做好檔案工作的基礎。隨著社會的發展，檔案事業也隨之發展，這對檔案管理人員提出了更高的要求。首先，檔案管理人員要有過硬的思想素質，做到政治立場堅定，平時注重檔案法律法規的學習，這樣才不容易在工作中犯錯誤。同時要有較強的責任心，這是做好檔案管理工作的前提。其次，要加強理檔案管理人員的崗前培訓和繼續教育，現在越來越多的新技術、新科技被運用到檔案管理工作中，這就要求檔案管理人員不斷探索檔案學科方面的新知識、新技能，做到與時俱進。

高職院校應在檔案管理過程中不斷總結不足，加強管理，努力提升檔案管理能力，以便為廣大師生、社會提供檔案的有效利用。

（作者單位：長江工程職業技術學院）

徐懿（1983-），女，湖北武漢人，本科，碩士，講師，研究方向：檔案管理。