基于辦公自動化環境下的文書檔案管理探究

文/吉林省白城市洮南市勞動保障事務所 董志恒

基于辦公自動化環境下的文書檔案管理探究

文/吉林省白城市洮南市勞動保障事務所 董志恒

隨著社會經濟的飛速發展，科學科技水平也隨之得到了很大的提升，包括網絡技術和信息技術都隨之發展起來。雖然辦公自動化環境下文書管理的發展已經有了一定的基礎，但是在管理中還存在一些不足的地方。本文基于辦公自動化環境下的文書檔案管理中存在的問題進行了探究，并且給出了一些相對應的建議，希望可以給管理工作人員帶來一些幫助，提高文書檔案管理的水平。

辦公自動化；文書檔案管理；探究；策略

辦公自動化就是在計算機技術和通信技術的同時支持下結合辦公設備的一種新型的辦公模式。辦公自動化對于文書檔案管理中有著至關重要的作用，也對于傳統的文書檔案管理進行了改革；辦公自動化的技術給文書檔案管理帶來了更多的便利，使得文書檔案管理工作的效率得到了提高，信息資源得到了充分的利用。接下來就辦公自動化的文書檔案管理工作的特點和建議進行探討。

一、辦公自動化環境下文書檔案管理中出現的問題

（一）文檔管理脫離自動化系統。現如今，許多企業事業單位還沒有將文檔管理納入辦公自動化的系統中，文件管理和檔案管理兩個部門分開獨立分工完成工作，這樣的管理模式使得文書管理和檔案管理兩者之間脫節了，讓檔案的信息質量受到了嚴重影響，真實性也得不到保證，并且影響了文書檔案一體化管理的發展，降低了文檔管理的工作效率。

（二）工作重點有待轉移。根據以往傳統的文書檔案管理主要是以紙質管理為主要管理方向，具體的工作內容為：文件的編號、文件的歸類、文件的歸檔等，雖然，辦公自動化的文件檔案管理很好地解決了這些問題，但文件檔案的管理人員要調整好工作的重心，改變現有的工作方向，把工作的精力放在文檔內容的檢查和鑒定中，可以更好地提高文件檔案管理的工作效率。

（三）文檔保密性有待提高。在自動化的電子文檔信息中，它是處于持續的動態更新狀況，這里面的文件很容易遭到無痕跡的修改，這讓電子文檔的安全性受到了很大的威脅。文檔一直處于更新的狀態，讓它的穩定性受到了影響。相對于傳統的紙質文檔，電子文檔的真實性和穩定性收到了很大的影響。在信息技術十分發達的今天，電子文檔很容易被網絡的非法技術盜取，面對如此復雜的網絡環境，電子文檔信息的安全性受到了威脅。

二、辦公自動化的文書檔案管理的策略

（一）文件與檔案的一體化管理。文件和檔案兩者有著密不可分的關系，從一定程度上來講，檔案是由一份份文件組成的，文件是檔案的前世，檔案是文件的歸屬。但是兩者又在某些方面有很大的不同之處，文件是根據時間的順序整理出來的，其本身就是比較亂的，經過一定的時間進行排序整理好就成了檔案。但是在自動化文件檔案管理中它們之間的這種界限就沒有那么明顯，在自動化的系統中，文件和檔案都是經過有序的排列，之后整理好保存，不再像傳統的管理模式那么的復雜，這樣也方便對于文件的查找和瀏覽。自動化的管理中，把文件和檔案的信息都井然有序地保存進信息系統，通過電腦搜索可以找到所需的文件或者檔案，可以幫助管理工作人員迅速分出文件的種類，達到資源分享，也是將文件和檔案兩者的內容進行結合的新型方式。

（二）多部門的有機配合。在自動化環境下的文件檔案管理中，每一個文件都是單獨的個體，檔案不再是以整卷為單位，而是以文件為單位組成的。每個文件都有明確的標有作者、寫作日期、獨特的編號等信息直接存入檔案里，不用再對文件進行重新分類和整理，在保存之前就整理出所有的順序和目錄，保存時按照上的順序進行管理即可。在這種全新的管理模式下，產生了一個新名詞：電子文件。電子文件的管理工作需要多方面的協調才能完成，不僅需要檔案管理部門的配合，還需要檔案生產部門和信息技術部門進行協助完成工作，這三個部門缺一不可，需要大家共同合作才能完成檔案的管理工作。

（三）文書檔案更加規范化和標準化。文件檔案管理包括文件的產生和文件的運轉處理，以及最后的歸檔三個部分，電子文件歸檔包括網絡歸檔和紙質文件歸檔這兩個部分。文書檔案的網絡化管理可以落實到文件的每一個細節，使得文書檔案管理工作更加規范化和標準化。所以，在系統生成的前期，應該考慮到文書檔案管理的每一個細節，不僅要對各部門的職責進行明確，還有在對文書檔案歸檔的流程和細節上，在系統設計完成之前就要將這些方面考慮周到。

（四）檢索信息更加快速高效。辦公自動化的管理模式不僅減少了文書歸檔工作人員的工作量，還實現了輸入數據一次就可以對信息多次利用，在工作人員需要對文書進行發表和歸檔時只需要集中在一個歸檔點上就可以了。在需要某些信息數據的時候，直接在網絡系統上面搜索即可得到想要的資料，實現了信息資源的共享。除此之外，辦公自動化支持多種檢索方式，是數據查找的途徑更加豐富，可以更快速地搜索到想要的信息。

三、結語

辦公自動化環境下文書檔案管理工作的好壞是衡量一個企業事業單位文檔管理水平的標準，也是保證檔案真實性和完整性的重要工作。所以，文書檔案管理人員要加大對自動化環境下文書檔案管理工作的監督力度，及時地發現其中存在的問題并且快速地解決，使得文書檔案管理工作更加規范和標準。

[1]邱迎瑩.基于辦公自動化環境下的文書檔案管理探究[J].中外企業家,2016(11):203+209.

[2]張丹丹.辦公自動化環境下的文書檔案管理研究[J].經營管理者,2015(29):280.