企業職工檔案管理中存在的問題及對策探究

文/湖北省恩施州利川市人力資源和社會保障局 趙文梅

企業職工檔案管理中存在的問題及對策探究

文/湖北省恩施州利川市人力資源和社會保障局 趙文梅

企業職工檔案管理主要是關于職工個人的基本經歷、思想情況、工作狀態以及崗位變動等的文字記載資料。它體現了職工個人完整的人生經歷，不僅是其歷史性考量的重要依據，同時也是企業管理中的一個重要內容，與企業的生產、管理、招聘、培訓、調配、考核、獎懲以及選拔等工作中都具有密切聯系。本文分析了現階段企業職工檔案管理中存在的問題，并在此基礎上提出有效的解決對策。

企業；職工檔案管理；存在的問題；對策隨著社會的發展，我國現代市場經濟體制也獲得了快速、平穩的發展，人才市場的建設和管理工作也逐漸完善，再加上現代企業人事制度在不斷改革，企業職工檔案管理工作在企業內部職工隊伍建設中的重要性也日益突出。但是，還應看到，現階段企業在檔案管理工作中仍然存在較多問題，導致其管理質量和管理效率都大大降低。這就對企業檔案管理工作者自身專業技術水平和管理職能提出了更高的要求。

一、當前企業職工檔案管理中存在的問題分析

（一）檔案管理意識還較為淡薄。企業職工檔案管理意識薄弱主要表現為以下幾個方面：首先，對檔案管理缺乏正確的思想認識。一些企業在管理中沒有清楚地認識檔案和業務的關系，認為兩者是互不相連的，導致檔案管理工作偏離了基層基礎這一實際，使其戰略高度無法與實際工作需求相適應，甚至有少數企業沒有認識到檔案管理的重要性，并且對于檔案管理的開展途徑也缺乏經驗。其次，一些企業領導對檔案管理缺少重視。隨著社會的發展，在信息化時代，檔案管理的實用價值也更加突出，但是一些企業領導并沒有認識到這一點，認為職工只是企業聘請的勞動力，檔案管理工作的價值不高，浪費了過多的人力、物力和財力，是得不償失的。最后，檔案管理存在被動性。一些企業在管理檔案的過程中，只是為了應付檢查和考評，存在較為突出的“重形式，輕內容，重晉級，輕效能”的問題，難以高質量地完成工作。

（二）檔案管理工作制度有待完善。當前，企業職工檔案管理制度存在較多漏洞，導致管理中頻發以下問題：首先，檔案傳遞存在拖延，操作程序比較混亂。例如，一些職工早就已經從本企業調離，按照規定應該及時將其檔案轉交到新單位，但是有的過了幾個月都沒有完成移交；一些企業在人事檔案轉遞時，沒有填寫轉遞單，也沒有給予密封，隨意轉交給本人攜帶，存在檔案丟失和篡改的現象。其次，檔案管理中存在一些漏洞被一些人投機取巧，制造虛假材料，常見的例如更改年齡、更改學歷以及更改工作時間等，導致檔案材料失去了真實性和權威性。最后，檔案管理中存在建檔和存檔時間滯后的問題。企業管理時而會發生模式改變，這一職工檔案的建檔、存檔等都會隨之發生改變，尤其是存檔資料量的減少和存檔時間的滯后，大大不利于職工檔案內容的鑒定和管理工作的開展。

（三）檔案管理人員素質有待提高。檔案管理工作具有較強的政策性和規范性，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。但是現階段部分企業的檔案管理人員素質不高，文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。

二、加強企業職工檔案管理的對策

（一）提高對檔案管理的認識，增強責任感。首先，要提高對企業職工檔案管理的重要性的認識，充分認識到檔案管理對于企業發展的基礎作用，并將其作為一項經常性工作，在日常工作中予以足夠的重視，必須要做到定期對其進行檢查、研究、分析以及考核等。其次，要增強企業領導和檔案管理工作人員的責任感。企業領導和檔案管理者都必須要充分認識檔案管理對于企業發展的重要作用，領導要加強對檔案管理人力、財力和物力投入，為檔案管理營造良好的環境，管理者應定期積極向領導匯報管理的現狀、問題等，并共同探討解決方法，真正地擔負起承上啟下、內外聯系、協調各方的重任。

（二）完善檔案管理制度，實現規范化管理。首先，要對檔案材料的收集進行規范，制定完善的收集制度，結合相關要求以及保管的期限對文件材料進行合理的分類和歸檔，以提高檔案管理效率。對檔案收集手段進行創新，采用文件收發或者主動尋求的方式來對檔案材料進行收集，要具有重點性和廣泛性，以提高檔案收集質量。同時還要使檔案材料收集范圍更加廣泛，內容更加豐富，不僅要收集紙質材料，同時要收集圖片、錄音、影像等，提高其保存價值。其次，要對檔案管理工作進行規范。檔案管理工作必須要具有統一性，將各種類型或者不同載體形式的檔案進行統籌管理，這不僅有利于檔案的保管，同時有利于檔案的利用。并且要對檔案借閱給予嚴格的規范，避免存在逾期不還、丟失、破損以及更改等問題。

（三）對職工檔案管理人員隊伍建設進行強化和提高。要實現職工檔案的信息化管理，就必須強化對檔案管理人員的培訓，實現檔案管理人員由職工檔案實體管理者向信息化管理員轉變。培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業務技能培訓。檔案人員不僅要具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應熟悉檔案工作的規律、分類方法及有關的技術。二是現代化信息技術培訓，重點應放在計算機軟件的熟練使用及網絡知識的運用等方面。通過培訓，使檔案人員掌握檔案管理應用軟件的各種技能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統平穩、正常地運行，促進企業快速發展。

三、總結語

總的來說，企業職工檔案管理不僅關系著職工個人的發展，同時還與企業的發展息息相關，是企業管理的基礎工作。為了對檔案進行規范管理，必須要從提高檔案管理認識、完善檔案管理制度以及做好管理人員隊伍建設這三個部分做起，以提高整體管理水平，促進企業職工檔案管理迅速發展。

[1]藍玉超.新時期國有企業職工檔案管理工作存在的問題及對策[J].蘭臺世界,2015(S3):102-103.

[2]陳小微.淺談企業員工檔案管理存在問題及對策[J].中國管理信息化,2015,18(15):194-195.

[3]李丹.關于企業人事檔案管理的問題和對策[J].西部大開發旬刊,2012(7):59.

[4]郭寶珍.關于加強企業職工檔案管理工作的思考[J].企業研究,2012(14):47-48.

[5]潘士龍.淺談如何抓好職工檔案管理工作[J].經濟管理:文摘版,2016(8):103.