淺談電子檔案在科研檔案管理中的優越性與局限性

文/浙江省慶元縣食用菌科學技術研究中心 吳冰云

淺談電子檔案在科研檔案管理中的優越性與局限性

文/浙江省慶元縣食用菌科學技術研究中心 吳冰云

如今社會是電子化的社會，很多檔案都已經變成電子模式，但是因為其載體的特殊性，電子檔案在管理方面還是與傳統紙質檔案有所區別，電子檔案比紙質檔案更容易進行儲存、搜索和管理等，尤其在管理方面具有很強的優越性，同樣和紙質檔案相比較也具備一定的局限性，本文就電子檔案在科研檔案管理中的優越性與局限性進行分析。

電子檔案；科研檔案；優越性；局限性

科研檔案是在進行科學研究和實踐活動中，對有價值的文字、圖像、聲音等進行保存的材料，是科研工作重要的部分，針對科研檔案進行管理也是科研工作重要的環節，而隨著信息化社會的發展，電子檔案進入科研檔案管理應用中，方便人員快速檢索和儲存等，甚至有逐漸取代紙質檔案的可能，文章對電子檔案在科研檔案管理中的優越性和局限性進行了分析，希望對科研檔案管理的效率和質量有所幫助。

一、電子檔案在科研檔案管理中的優越性

電子檔案是將紙質檔案進行規整記錄，通過計算機或一些其他的電子設備將整理好的文件進行儲存，電子檔案不僅有紙質檔案原始記錄和真實性的功能，而且還同時具有相應的快捷、便利、共享、可分離、繼承等特性，因此電子檔案在科研檔案管理中具有一定的優越性。

（一）電子檔案照比紙質檔案占用的空間小。電子檔案的記錄方式一般都是通過計算機或者其他數碼產品進行記錄保存，比如一些光盤、硬盤、磁帶等的存在，一個大容量的硬盤相當于上百份資料的收集，所以說同樣數量的檔案資料，利用電子檔案進行存儲占用的空間就遠遠小于紙質檔案的存放空間，而且隨著電子檔案的載體容量的增大，電子檔案的優勢就越發明顯，甚至開始逐漸的取代紙質檔案。

（二）電子檔案比紙質檔案的記錄方式要多。紙質檔案的記錄方式過于單一，因為科研是一個動手實踐的過程，很多時候都會包括一些科研實驗，而傳統的紙質檔案，只能記錄靜態的信息，例如顯微鏡使用方法、科研的過程前后順序等，但是這種記錄方法容易失真，造成實驗的錯誤，于是在現代科技發達的今天，電子檔案開始被提出來，并廣泛使用。電子檔案可以將文字、圖片、影像、聲音等通過一些數碼設備進行記錄，并且通過計算機將這些檔案轉移到移動硬盤上進行保留，所以說電子檔案比紙質檔案的記錄方式多。

（三）電子檔案的管理方式比較靈活。電子檔案的管理方面，也是比較靈活的，因為它不僅可以用紙質分類的管理方法，而且還可以使用專門的軟件進行管理。比方說，將電子檔案按照項目的結題、經費的使用情況、科研的成果等進行分類歸放，或者通過系統設定的方式，可以針對相關的內容進行檢索，例如想知道食用菌在食物方面的研究結果，只要在系統中輸入就可以直接進行了解和查看，它不像紙質檔案只能通過檔案室進行查找。

（四）電子檔案中的信息和載體之間可以進行分離。紙質的檔案在進行管理的過程中，一旦有人員想要使用，需要進行手抄或者復印，甚至有的重要實驗結果為了安全起見，不允許帶到檔案室之外，甚至怕失真同樣不允許進行復印，但是電子檔案卻不同，其中包含的信息可以完全與載體進行分離處理，可以通過打印機將需要的檔案進行打印帶出，不用擔心對檔案有所損害。

（五）電子檔案具有一定的機密性。電子檔案不同于紙質檔案的還有其機密性，因為很多的電子檔案通過計算機可以進行加密處理，將電子檔案進行加密保存，尤其是一些重要的食用菌實驗成果、研究過程、關鍵參數等都不方便進行公開，針對這種重要級的檔案，最好的方法就是將其進行電子檔案管理，然后進行加密管理。

二、電子檔案在科研檔案管理中的局限性

電子檔案在具有占用空間小、記錄方式多、管理方式靈活、可以進行分離以及機密性優越性的同時，也需要對電子檔案在科研檔案管理中的局限性有所認知，以達到全面了解電子檔案、更好地發揮電子檔案在科研檔案管理中的使用。而電子檔案在科研檔案管理中最大的局限就是安全性，因為隨著社會科技的發展，在電子檔案發展迅速的今天，同樣的安全問題也層出不窮，比方說載體的不安全，載體的存放和使用如果管理人員操作不當，很容易就會造成載體故障、損壞等情況，甚至在人員使用電子檔案的過程中沒有及時進行備份，都間接導致電子檔案的丟失；另外，隨著社會網絡的發展，計算機病毒也開始層出不窮，各種口令破解、木馬病毒等都在對計算機進行攻擊，造成系統出現癱瘓的情形，雖然偶爾檔案的丟失不會影響科研院所進行正常的工作，但是同樣會給科研院所帶來嚴重的損失，所以針對電子檔案的安全問題，我單位需要從管理人員自身綜合素質抓起，樹立正確的安全意識和保密意識，加強檔案管理員的網絡操作能力，培訓他們對電子檔案的管理能力，以確保電子檔案在科研檔案管理中能夠被有效地使用。

三、結束語

總而言之，隨著社會的發展，我國針對科研檔案的管理進行了多種管理方法，其中最受歡迎的就是電子檔案的管理方式，因為電子檔案具有占用空間小、記錄方式多、管理方式靈活、可以進行分離以及機密性等特點，給科研工作帶來了方便，但同時在電子檔案的安全管理方面也需要進行強調，以提高使用電子檔案的有效性。

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