城建檔案預驗收實現“最多跑一次”的實踐思考

文/衢州市城市建設檔案館 鄭志斌

城建檔案預驗收實現“最多跑一次”的實踐思考

文/衢州市城市建設檔案館 鄭志斌

今年的浙江省“兩會”上，省長車俊在作政府工作報告時特別提出，“群眾和企業到政府辦事最多跑一次”，并以此要求全面推進簡政放權。隨著社會經濟的不斷發展，我國住房和城鄉建設事業步入了快速發展期，城建檔案管理工作已經成為城市建設的重要組成部分。對此，本文就城建檔案預驗收如何實現“最多跑一次”進行簡要分析。

城建檔案；最多跑一次；檔案

一、什么是城建檔案預驗收的“最多跑一次”

建設單位在組織建設工程項目竣工驗收前，應當提請城建檔案管理機構對工程竣工檔案進行預驗收。城建檔案管理機構對建設單位移交的工程竣工檔案進行審核，能夠一次性通過城建檔案管理機構的審核，具備工程文件的進館條件，符合城建檔案管理機構出具工程竣工檔案認可文件的條件。

二、“最多跑一次”聽起來很美麗，做起來并不容易

（一）工程檔案形成的階段。按照《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2014）我們可以將工程竣工檔案分為三個階段：工程準備階段文件、施工階段文件、竣工階段文件。我們收集工程竣工檔案的時間是從工程項目前期各個行政機關單位的報批報審開始到項目的竣工驗收結束。工程竣工檔案的收集過程時間比工程建設周期還要長。

（二）工程竣工檔案的收集的文件材料的復雜性強。1.前期準備階段文件來源復雜，以我們衢州為例，其中工程準備階段文件涉及的行政審批部門就有：市發展和改革委員會、市國土資源局、市規劃局、市環境保護局、市水利局、市公安消防支隊、市氣象局、市住房和城鄉建設局等十幾個單位。2.施工階段文件內容復雜，包括施工管理文件、施工技術文件、進度造價文件、施工物資出廠質量證明及進場檢測文件、施工記錄文件、施工試驗記錄及檢測文件、施工質量驗收文件、施工驗收文件。

（三）大多數的建設單位、施工單位、監理單位都存在沒有專職的檔案管理人員的現象。等到工程即將竣工或投產使用后，要移交工程竣工檔案的時候，再將工程竣工檔案的收集工作納入工作議程，進行“秋后算賬”。

（四）實現城建檔案預驗收工作“最多跑一次”，在政府職能部門身上。這就要求建設單位組織城建檔案預驗收前，我們的城建檔案管理人員對建設單位、施工單位、監理單位等參建各方責任主體的工程竣工檔案早已了然于胸。

三、如何實現城建檔案預驗收工作的“最多跑一次”

（一）做好城建檔案預驗收“最多跑一次”的宣傳工作。讓工程項目的建設單位、施工單位及監理單位等各方責任主體更加具體地了解城建檔案預驗收的工作內容，明確檔案的完整性是城建檔案預驗收一次性通過的首要條件：1.在建設單位辦理建筑工程施工許可證的時候，可以通過以告知單的形式提前發放給建設單位，讓建設單位、施工單位及監理單位等各方責任主體提前了解城建檔案預驗收的工作內容。2.在項目開工后，對工程項目的建設單位、施工單位及監理單位等各方主體的資料員以業務交底的形式進行集中培訓。3.在城建檔案管理機構的網站網頁上提前發布“最多跑一次”后城建檔案預驗收工作內容，擴大影響范圍。

（二）轉變政府的工作作風，把工作往前做。1.城建檔案管理人員在建設單位開始辦理項目報建或施工許可證的時候，就要對工程項目進行登記，并堅持跟蹤回訪做好記錄。2.在工程項目的施工過程中，城建檔案管理人員對建設單位、施工單位、監理單位等五方責任主體進行“全過程”的城建檔案專業的業務指導工作。從工程項目開工就開始介入，而不是工程項目快竣工結束的時候再介入。同時還要求我們的城建檔案管理人員“到一線去”，而不是坐在辦公室里等著建設單位報送工程竣工檔案。3.采用定期及不定期的方式，對建設單位、施工單位、監理單位等五方責任主體收集整理的工程檔案進行檢查，發現問題及時整改。

（三）提高政府職能部門的服務能力。1.檔案管理人員的專業技術能力：提出“最多跑一次”之前，城建檔案管理人員可能只是對重點項目工程進行城建檔案業務指導工作，“最多跑一次”提出后，城建檔案管理人員對所有的工程項目都需要進行城建檔案業務指導，這個工作量和壓力都非常大，需要城建檔案管理人員要有過硬的專業技術水平。2.城建檔案管理機構的電子信息化能力：在高速的信息化時代背景下，城建檔案管理部門只有更多采用“數字信息化”，這才有可能做到“最多跑一次”。建設單位在組織工程竣工檔案預驗收前，先發送電子版的工程竣工檔案給城建檔案管理機構進行工程竣工檔案的審核。工程竣工檔案審核通過后，建設單位再報送紙質版工程竣工檔案至城建檔案管理機構。城建檔案管理機構在對“電子版”和“紙質版”竣工檔案核對一致后，通過郵寄的方式寄送工程竣工檔案的認可文件。這就要求我們的城建檔案管理部門需具備接受“紙質版”和“電子版”的雙軌制檔案的條件，對城建檔案管理部門的檔案信息數字化能力提出了更高要求。

四、結語

建設工程檔案預驗收制度是通過行政管理手段強化工程檔案管理的一項十分行之有效的措施，這項制度從根本上解決了建設工程檔案收集、接收難的問題。希望通過以上各種有效措施，確保建設工程檔案預驗收制度實現“最多跑一次”，為建設工程檔案預驗收工作帶來全新的活力。

[1]GB/T 50328-2014.建設工程文件歸檔規范[S].

[2]方英紅.國家重點工程竣工檔案收集的難點和對策[J].中國農村水利水電,2010(7).

[3]張杰.實行建設工程檔案預驗收制度存在的問題及對策[J].城建檔案,2010(3).