淺談城建檔案管理存在的問題及對策

文/大理白族自治州建筑施工安全監(jiān)督管理處 龔小萍

淺談城建檔案管理存在的問題及對策

文/大理白族自治州建筑施工安全監(jiān)督管理處 龔小萍

當(dāng)今時代，科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，城建檔案管理也正走上現(xiàn)代化管理的道路，但是由于各方面因素的共同影響，導(dǎo)致當(dāng)前城建檔案管理面臨諸多問題，在此情況下，我們有必要針對城建檔案管理進行分析和研究，探索問題產(chǎn)生的根本原因，并提出相應(yīng)的對策，以期能促進城建檔案管理效率和質(zhì)量的提升，推動城建檔案快速發(fā)展。

城建檔案管理；問題；對策

一、當(dāng)前城建檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識薄弱，管理體制不健全。很多項目單位對檔案管理工作的認(rèn)識往往存在一定的曲解，自身檔案管理意識薄弱，日常工作中沒有給予足夠的重視。同時也沒有建立完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理和項目建設(shè)之間缺乏同步一致性，項目文件檔案的形成、整理和歸檔等工作程序未能得到有效控制，文件毀損、遺失和不按規(guī)定進行歸檔的行為仍然時有發(fā)生。

（二）工作管理體制不順，項目缺乏監(jiān)督。目前，在不少項目檔案管理工作過程中，存在工作管理體制不順的問題，相關(guān)管理部門以及集團公司并沒有針對所屬項目加強監(jiān)督和指導(dǎo)，導(dǎo)致項目管理工作條塊結(jié)合、多方齊抓共管的大好局面尚未形成，對檔案管理工作實施依法管理的方法和手段有待提高。

（三）項目檔案工作管理方法落后。盡管目前項目法人制、合同制、招投標(biāo)制以及監(jiān)理制等相關(guān)管理體制基本完善，但是缺乏對項目檔案工作的研究，致使項目檔案工作管理的方式方法落后，難以滿足形勢發(fā)展需要。

（四）缺乏足夠的檔案管理專業(yè)人才。目前，很多地區(qū)都嚴(yán)重缺乏檔案管理專業(yè)人才，主要原因在于自我提升落后和社會形象較差，很多地方都沒有重視檔案管理工作，也沒有緊跟時代步伐去提升自我，致使檔案管理崗位人員存在“引不進，留不住”的問題。同時，如果檔案管理人才依然按照傳統(tǒng)理念進行檔案收集和管理，不僅難以滿足城市建設(shè)發(fā)展的需要，同時也與科學(xué)發(fā)展觀的理念相違背。正是因為上述問題的存在，對項目檔案工作的正常開展造成了嚴(yán)重影響，很多項目都沒有按照規(guī)定形成竣工檔案資料，有的項目檔案缺乏準(zhǔn)確性和完整性，對項目生產(chǎn)與維護帶來巨大隱患，因此，各級檔案行政管理部門、主管部門等應(yīng)當(dāng)高度重視這些問題，積極分析和研究，探討解決的辦法。

二、提高城建檔案管理水平的對策與建議

（一）建立完善的項目檔案管理制度。項目檔案管理制度是否完善往往直接決定項目檔案管理工作質(zhì)量。對于各個重點建設(shè)項目，應(yīng)當(dāng)結(jié)合國家相關(guān)行業(yè)文件、規(guī)范以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)項目自身實際建立完善的檔案管理制度。在建立歸檔制度的基礎(chǔ)上，確定歸檔的范圍、時間、歸檔的套數(shù)和要求。同時，作為項目法人，應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，合理編制檔案分類大綱，從而對竣工檔案資料的編制與整理提供有效指導(dǎo)。

（二）增強檔案管理意識，實施跟蹤管理。為了有效加強檔案管理工作建設(shè)，就必須不斷提高管理人員對檔案管理重要性的認(rèn)識，并增強其檔案管理意識。在加強檔案保存及管理的基礎(chǔ)上，還應(yīng)提高自身服務(wù)意識，從而更深層次地開展檔案管理服務(wù)工作。為了在項目檔案工作與項目建設(shè)實現(xiàn)同步一致，也就是說，在項目剛立項時就著手介入，要求項目法人建立并不斷完善項目檔案工作，建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確崗位職責(zé)與權(quán)限，加強相關(guān)法律法規(guī)宣傳，建立完善的項目檔案工作管理體制，在項目建設(shè)中不斷加強業(yè)務(wù)督導(dǎo)，確保各種文件資料能夠按規(guī)定進行積累、編制和立卷。同時專門針對項目設(shè)計、施工、竣工等重要環(huán)節(jié)完善相關(guān)制度，保證資料檔案的完整性和準(zhǔn)確性。工程項目進入驗收階段后，應(yīng)當(dāng)將檔案資料作為竣工驗收的重要資料，做好檔案交驗工作，積極與相關(guān)部門間進行協(xié)調(diào)與配合，嚴(yán)格審查檔案資料的準(zhǔn)確完整性，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題，督促其限期整改，保證檔案質(zhì)量。

（三）提高檔案管理人才隊伍建設(shè)水平。檔案管理人才隊伍建設(shè)關(guān)鍵在于引進和培養(yǎng)兩種方式。一方面，很多高校為迎合檔案管理人才市場需求，都紛紛開設(shè)了檔案管理專業(yè)，對檔案管理單位而言，應(yīng)當(dāng)充分利用高校學(xué)生畢業(yè)季搜羅檔案管理及計算機技術(shù)人才，為檔案管理做好人員儲備工作，充當(dāng)堅實的后備軍。另一方面，檔案管理單位應(yīng)當(dāng)重視現(xiàn)有檔案管理人才的培訓(xùn)工作，及時更新其知識結(jié)構(gòu)，充分挖掘員工的內(nèi)在潛力，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)以及業(yè)務(wù)技能水平，確保重點項目檔案工作能夠順利有序開展。此外，還應(yīng)重視對管理人員的培訓(xùn)，可采取送培、觀摩以及參與系統(tǒng)研發(fā)和服務(wù)等方式，做好管理人員培訓(xùn)工作，從而讓他們的管理能力和水平得到有效提升。

（四）探索加強項目檔案工作的新途徑。現(xiàn)如今，各種項目建設(shè)管理體制已基本制定并得到全面實施，如招投標(biāo)制、合同制以及監(jiān)理制等，項目建設(shè)管理模式越趨多樣化，比如說總承包制、“小業(yè)主大監(jiān)理”等，項目檔案工作也因此受到較大影響，在此情況，唯有嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)，探索新的項目檔案工作的管理思路、模式以及相應(yīng)的方法與手段，以適應(yīng)時代發(fā)展的需要，確保項目檔案管理工作能夠得以有序進行。

三、結(jié)束語

綜上所述，為了加強城建檔案管理，必須立足于城市建設(shè)發(fā)展實際，有針對性地加強與完善，既要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)舊觀念，還應(yīng)建立完善的項目檔案管理制度，增強檔案管理意識，實施跟蹤管理，提高檔案管理人才隊伍建設(shè)水平，并積極探索加強項目檔案工作的新途徑，從而讓城建檔案管理工作水平更上一層樓。

[1]張華.城建檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑探究[C]."決策論壇——企業(yè)黨建與政工創(chuàng)新工作發(fā)展學(xué)術(shù)研討會"論文集(下),2016.

[2]吳艷微.論檔案管理的信息化建設(shè)[C]."決策論壇——管理科學(xué)與工程研究學(xué)術(shù)研討會"論文集(上),2016.

[3]戴鑫.淺談檔案管理存在的問題及對策[C].2015科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展與建設(shè)成就研討會,2015.