強化開發與應用意識 發揮教學檔案的綜合功能

文/湖南食品藥品職業學院 尹黎莉

強化開發與應用意識 發揮教學檔案的綜合功能

文/湖南食品藥品職業學院 尹黎莉

高校教學檔案承擔著教學與科研的重要職能，但是很多學校卻存在重存檔、輕開發與應用的問題，未能充分發揮教學檔案的綜合功能。因此，高校的檔案管理部門要強化開發與應用意識，積極拓寬教學檔案的服務功能和服務領域，以便為高校的教書育人工作提供更有力的支持和幫助。

教學檔案；檔案開發；檔案應用

高校教學檔案主要是高校教育工作者在教學活動過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、載體材料的總稱。教學檔案是高校開展教學研究和優化育人方案的重要參考依據，也是學校檔案管理工作中的重要內容，所以現階段的檔案管理工作，要基于當前學校教學與科研發展的最新需求，強化教學檔案管理人員的隊伍建設，提高教學檔案管理人員的主動服務意識，并增強檔案用戶的開發與應用意識，這樣才能充分發揮教學檔案的綜合功能。

一、高校教學檔案開發與利用中存在的問題

當前，高校的教學檔案在開發與利用中存在很多方面的問題，制約了其綜合功能的發揮，其主要體現在三個方面：

首先，高校教學檔案管理者和用戶的開發意識薄弱，“重管理、輕應用”的現象比較普遍，很多人并不具備檔案開發與應用的專業知識，很多教師對于教學檔案的存檔和應用都不夠規范，所以導致歸檔效率和應用效率比較低。

其次，由于高校專業的檔案管理人員相對較少，所以教學檔案管理不夠規范，目前的教學檔案仍舊是以傳統的紙質檔案管理方式為主，顯然已經不適合電子檔案開發與應用的現實要求，如有的教師在查找相關檔案時，往往會浪費大量的人力、物力、財力，但也常常找不到自己需要的檔案資源。

再次，高校的教學檔案管理人員缺乏主動服務意識，影響了教學檔案資源的有效開發與應用，如我國高校通常都承擔比較多的教學與科研項目，所以教學檔案資料比較豐富、時間跨度比較大、涉及領域寬泛，如果不能對教學檔案進行科學歸檔并加強信息整理，教學檔案成為“死檔”的可能性也就比較大。

二、強化教學檔案開發、應用并發揮其綜合功能的有效措施

（一）增強教學檔案的開發與應用意識。在教學檔案管理工作崗位上，有時候需要對教學檔案資源和信息資料進行整理，有時候需要開展教學檔案的推薦和服務工作，但其最終目的都是服務教學與科研人員，所以強化教學檔案的開發與應用，是高校教學檔案管理工作的核心內容。但是有的教學檔案管理人員由于職業認同感較差，在為檔案需求者提供服務時，常常因為對方的個性化需求產生消極抵觸情緒，在工作崗位上經常缺乏工作熱情，習慣于被動工作、機械工作，這樣顯然無法有效開展教學檔案的開發與應用管理工作，也無法對教學檔案的綜合價值和功能進行發掘。因此，教學檔案的相關人員只有不斷強化檔案開發與應用意識，在校園內部營造出良好的檔案開發與應用氛圍，才能肯定教學檔案的價值，提高檔案開發與應用的動力。

（二）搞好檔案分類與信息整理，提升服務效率。無論是傳統紙質資源，還是電子資源，教學檔案的館藏結構每天都在發生著變化，而高校教學檔案的潛在用戶對資源結構和相關信息資源可能并不了解。所以，要想將教學檔案的綜合功能最大化地發揮出來，就必須搞好檔案分類與信息整理，這樣可以為后期用戶對檔案資源的查詢與應用提供很多的便利，提升教學檔案的服務效率。同時，檔案管理人員要強化主動服務意識，必須做好引導和檔案推薦工作，不能開展用戶“要什么，給什么”的被動化服務，要加強對于用戶需求的調研，積極推薦最新的、有價值的教學檔案資源，促進優質檔案資源的共享與應用。

（三）加強崗位教育與培訓，完善館員服務素質結構。在當前的教育時代背景下，高校教學檔案的服務功能和服務領域都在不斷拓展，對教學檔案管理人員和工作人員的綜合素質也提出了更高的要求，所以高校教學檔案需要制定相應的培訓計劃，完善在崗教育與培訓制度，促進相關人員的繼續教育和終身學習，使教學檔案的建檔人員、管理人員和使用人員都能夠不斷提高自身檔案素質。對此，高校要針對教學檔案的相關人員制定完善的培訓計劃和教育方案，積極建立立體化的檔案培訓系統，對相關工作人員的開發應用意識、主動服務意識、信息化素質、集體協作素質、人際交往素質等進行培養，從而幫助教學檔案的相關人員更好地服務于高校的教學科研工作，更好地發揮教學檔案的綜合功能。

（四）加強服務管理工作，促進教學檔案服務功能與效益的發揮。教學檔案服務功能與效益的發揮，不僅需要教學檔案管理人員增強主動服務意識，還需要結合教研人員的應用需求，建立完善的學校教學檔案（室）管理制度，將各項服務工作具體化、標準化，提升服務工作水準，為學校的教學檔案管理開發與工作提供相應的參考依據。同時，高校教學檔案要重視檔案文化的建設，定期組織和開展一些檔案開發活動以及專題服務活動，加強教學檔案與用戶之間的聯系，促進教學檔案開發與應用工作的良性循環。

三、結語

總之，為了充分發揮教學檔案的綜合功能，高校教學檔案的管理人員和應用人員就要樹立開發與應用意識，細化教學檔案員的服務細則和服務標準，促進教學檔案與用戶之間的多維互動，進而為高校的教學育人和科研創新工作提供更有力的智力支持與資源幫助，將教學檔案的綜合功能充分發揮出來，實現健康、可持續發展。

[1]付長纓.高等教育信息化視域下高校教學檔案的建設與開發利用[J].山西檔案,2015(06).

[2]陳麗君.淺談高校教學檔案管理工作存在問題及對策[J].佳木斯職業學院學報,2015(11).