企業檔案工作規范化、標準化管理方案研究

文/中國水利水電第十三工程局有限公司 趙彥

企業檔案工作規范化、標準化管理方案研究

文/中國水利水電第十三工程局有限公司 趙彥

國際標準是全球治理體系和經貿合作發展的重要技術基礎。其中每一項事業的開展都伴隨著大量的信息與文件，科學化、標準化、規范化、制度化的檔案管理工作不僅順應我國的檔案管理要求，而且有利于檔案管理事業的可持續發展，有利于提高信息的利用效率和促進各項事務及時有效地開展。

企業；檔案管理；標準化；規范化；方法

一、引言

企業在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，是一項重要的文書處理工作。實現檔案資料的規范化、標準化管理，是促進企業信息管理水平提高和企業基本制度完善的必要條件，伴隨著經濟全球化的深入發展，標準化在便利經貿往來、支撐產業發展、促進科技進步、規范社會治理中的作用日益凸顯。

二、提高檔案管理科學化水平的意義

（一）是順應信息化時代的必然要求。各種媒體技術和網絡傳播技術的發展，不僅便利了我們的生活，也使傳統的檔案管理方式不再適用于發展迅速的社會。因此只有不斷關注最新科技的發展，不斷創新檔案管理的形式、載體和儲存方式，才能不被信息的洪流擾亂正常的檔案管理工作，才能更加高效、規范、科學地進行檔案管理事業。

（二）是促進檔案管理健康有序發展的有效途徑。檔案管理隨著我國社會的不斷發展和一系列政策的改進有了極大的進步，但目前也存在著很多困難，文件內容的增加、信息形式的多變、管理制度的固化、儲存空間和方式的局限、管理人員整體科學素質水平跟不上發展的數據庫技術等都對檔案的分類和有效利用產生一定的影響。

（三）是增強國家文化實力的重要措施。檔案是一個個體，是企業，甚至國家成長和發展的見證，它涵括過去，包含現在，指引未來。檔案的形式多種多樣，涉及的內容方方面面。它作為歷史的重要載體，蘊藏著豐富的信息，對于國家來說是非常重要的文化資源。科學化的檔案管理能使檔案管理工作朝著標準和制度化發展，有利于信息的共享和利用，有利于我國文化軟實力的提升。

三、企業檔案管理存在的問題

（一）對企業檔案管理工作的認識不到位。長期以來，我國企業都忽視了檔案管理工作的重要性，近年來，我國企業多采用的是扁平化的組織模式，將檔案管理部門作為首當其沖的精簡部門，以此來達到管理機構精簡化、管理層次簡化的目的，進一步降低企業的發展成本，從而增加企業的市場競爭力。對檔案管理認識的不到位直接影響到了企業檔案管理工作的效率和水平。

（二）檔案管理方式混亂。因為我國對于檔案管理的制度也還不盡完善，我國各企業所使用的檔案管理軟件不統一，有的地方采用傳統館藏方式，有的引進數據庫系統導致信息的共享和傳輸產生阻礙。人工化管理使得人員調動、公司策略等因素也極大的影響檔案管理的規范化。管理水平和管理效率無法提高，甚至會造成檔案的遺失。也正是由于這個原因影響了我國檔案管理科學化水平的提高。

（三）檔案信息安全得不到有效保障。檔案管理信息化建設的進程，信息安全是一個需要重點關注的內容，信息的不安全很有可能會給企業造成巨大的影響，例如，在2008年，東方航空公司就因為相關數據丟失，導致多架飛機無法正常起飛，給公司造成巨大經濟損失。

四、企業檔案工作規范化、標準化管理方法

（一）一體化管理模式。企業檔案管理，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現企業文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區分處理，例如對于不適應企業發展規劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業發展年鑒、投資規劃和企業資產清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。

（二）創新有效檔案管理方式。雖然現在科學化的檔案管理系統下已有電子化的運用，但是由于技術的不完善和網絡環境的多變性，檔案管理系統仍有不安全的因素。比如計算機病毒、黑客惡意侵入、系統的崩潰等都有可能給檔案管理工作帶來巨大的風險。所以在檔案管理工作中，一定要做好檔案重要信息的存檔和備份工作。比如電子版的可以將重要文件一式兩份，一份用作平時調用查看，一份放在U盤、硬盤等移動設備做長久保存。紙質版的可以備份，原稿使用專用儲存室儲存，拓本用作平時使用。

（三）加強基礎設施建設。企業檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業對檔案管理人員的專業知識培訓和專業技能提升，制定人才培養技術；硬件設施方面，企業需要對檔案信息管理、檢索系統進行升級和更新，提高管理專業化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現信息的互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。

五、結束語

檔案信息對于國家、企業、個人非常重要，作為企業有效運營和國家快速發展的重要基礎，它的科學化發展水平衡量著一個國家的實力。檔案資料保管是一項專業、嚴謹的管理工作，需要通過不斷的經驗總結和技能培訓提高企業檔案管理的專業化、規范化程度。

[1]聶云.企業檔案工作規范化、標準化管理方案研究[J].山東工業技術,2017(04):233.

[2]劉晗琳.質量管理體系下企業檔案管理的應用研究[J].機電兵船檔案,2017(02):15-16.

[3]于雪蓮.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].辦公室業務,2017(03):53.