辦公室文書檔案的管理和利用研究

文/山東省單縣科技局知識產權局 韓照杰

辦公室文書檔案的管理和利用研究

文/山東省單縣科技局知識產權局 韓照杰

事業單位的文書檔案記錄了事業單位在社會管理活動中的各種信息，要對文書檔案實施有效管理存在一定的難度。文書檔案作為檔案管理中的重要組成部分，除了從事基礎性的檔案管理之外，還要轉變觀念向服務化方向發展，以提高文書檔案的利用率。本文針對辦公室文書檔案的管理和利用展開研究。

事業單位；辦公室；文書檔案；管理；利用

事業單位的檔案管理工作中，文書檔案占有重要的地位。事業單位文書檔案的價值要得以充分發揮，就要強化檔案管理工作的力度。特別是目前的事業單位檔案管理中引入了信息技術，就要在提高檔案管理工作質量的同時，還要將文書檔案的效用充分發揮，對事業單位更好地發展起到了促進作用。

一、事業單位辦公室文書檔案管理工作的服務化轉向

事業單位辦公室文書檔案管理工作的服務化轉向，就是要求工作人員在做好檔案管理工作的同時，還要保證檔案資料合理利用，以發揮其應用價值，這就需要文書檔案工作人員要樹立檔案服務意識。事業單位的服務化轉向，文書檔案工作人員樹立服務意識，就需要在檔案工作中發揮服務職能，真正使文書檔案資料價值充分地體現。如果想要文書檔案工作人員具備良好的服務意識，就要打破傳統的文書檔案管理工作的束縛，完善文書資料收集、整理和存儲的思想，轉變被動管理為主動管理，積極地探索新的檔案服務模式，圍繞著服務展開文書檔案工作。文書檔案工作人員不再是坐在辦公室等著各個部門報送檔案信息，而是要走出辦公室，走向基層，與各部門積極地溝通，以獲得有價值的文書檔案資料，同時，文書檔案管理得以高質量展開，保證檔案管理服務優質到位，滿足各方需求。

二、事業單位辦公室文書檔案管理和利用的有效策略

（一）高度重視文書檔案管理工作。事業單位在開展社會活動中，會產生大量的信息。這些信息落實到文字中而形成的文書檔案，記錄了事業單位的各項工作內容以及發展進程，需要高度重視。文書檔案管理工作是檔案管理人員的工作職責，但是需要所有事業單位人員的配合才能夠保證工作質量。事業單位的管理人員對文書檔案管理工作予以高度重視，就要對文書檔案管理的重要予以認識，并強調該項工作的重要地位，積極地引進先進的檔案管理工具。采用信息技術進行檔案管理是非常普遍的，還有必要引進專業的檔案管理軟件，以提高檔案管理質量和檔案管理效率，保證文書檔案管理質量。

（二）事業單位要完善文書檔案管理制度。文書檔案管理工作要規范化發展，就要對文書檔案管理制度進一步完善。國家對事業單位的文書檔案管理提出了工作標準，這是文書檔案管理的重要指導方向，需要在制度中體現出來，以對文書檔案管理工作人員的行為予以約束。另外，制度落實到具體的文書檔案管理工作中，還可以提高所有事業單位工作人員對檔案的重視程度，積極地配合文書檔案工作人員的各項工作。文書檔案管理工作得到整個事業單位的重視，工作人員就會提高責任意識，在工作中不僅履行工作職責，還能夠自覺地端正自己的工作態度，保證了文書檔案管理質量。

（三）重視文書檔案管理人員的職業培訓。文書檔案管理質量要有所提高，就需要提高檔案管理人員的職業素質，重視職業培訓是關鍵。文書檔案管理工作要能夠適應事業單位發展的需求，就需要工作人員能夠適應現代化文書檔案管理環境，掌握并熟悉地應用信息技術實施文書檔案管理是非常必要的。所有文書檔案管理人員都要定期地參加職業培訓，一方面可以強化知識儲備，另一方面可以提高職業素質，并有能力在工作中不斷地創新，以確保文書檔案管理人員的職業素質符合事業單位的發展要求。

（四）提高文書檔案管理人員的服務意識。事業單位所從事的是公益性服務，文書檔案工作人員就需要提高服務意識，積極地開展文書檔案服務工作，認真履行服務職能。文書檔案工作人員在履行服務職能時，要全方位展開服務工作，當服務落實到檔案管理的各個環節中，包括檔案資料的來源和保管，檔案資料的使用等等，都要做好調查、核實工作，確保檔案信息的準確性。對于信息反饋工作要高度重視，對檔案資料不斷地完善。文書檔案工作人員要從用戶需求的角度出發，主動為用戶提供高質量服務，并擴大檔案服務范圍，使檔案管理服務的社會價值得以實現。

三、結束語

綜上所述，事業單位要更好地發展，就要對文書檔案管理工作予以高度重視。如果依然按照傳統的管理模式，必然會導致文書檔案管理存在滯后性，使得文書檔案的價值難以充分發揮。這就需要事業單位文書檔案管理人員提高自身的素質，特別要具備檔案服務意識，以提高檔案管理水平。

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