淺談對檔案服務工作的幾點認識

文/十堰市城市管理綜合執法支隊 劉琴

淺談對檔案服務工作的幾點認識

文/十堰市城市管理綜合執法支隊 劉琴

檔案是人類歷史活動的真實記錄，是人類歷史經驗的總結，沒有健全的檔案就沒有科學與文化的進步和發展。檔案服務是檔案工作的出發點和落腳點，結合支隊的檔案工作實際，筆者認為，緊扣檔案的內容和特點，充分進行開發和利用是檔案服務于各項工作的關鍵。

檔案；服務

一、專項業務檔案服務

根據支隊業務特點，將收集到的檔案信息重新組合，對市區市容監察、大型戶外廣告（店名招牌）監察、渣土運輸管理、道路停車管理、規劃監察檔案分類統計歸檔；各類領導批件、市民投訴及回復（行風熱線、市長公開電話辦、12319專線）匯編成冊；各項專題工作（校園周邊環境、服務東汽、文明單位、人大政協視察、干部廉政、綜合治理、行風評議、青年文明號、巾幗建功）單獨立卷，使其在迎接各項檢查中，發揮重要作用。在機動大隊一中隊“青年文明號”創建過程中，就注意相關材料的收集和整理，從2002年度市級到2004年度省級，創建材料從無到有，從少到多，一步一個腳印，一步一個臺階，不斷豐富翔實，不斷總結提高，不斷發展完善，積累了豐富的檔案資料，最終為2006年度獲得了建設部、團中央授予的“全國青年文明號”稱號起到了積極作用。

二、行政執法檔案服務

城市建設法律、法規與日常監察管理工作密不可分，它是實施監督檢查活動強有力的執法依據，在查處各類違章案件時形成的執法案卷資料，是執法全過程的真實記載，作為城市建設執法監察管理機關，我們建立了專項行政執法檔案。對以卡片形式制作的《當場處罰決定書》《限期整改通知書》及行政處罰案卷，做了進一步的規范管理，對各類案件結案基礎數字進行了統計，方便了基層執法文書的收集、管理、查詢，確保了檔案的利用需要。2005年，支隊收到一封舉報“關于城管隊員執法犯法，違章處罰后不開罰款票據”的市民投訴信后，責成專人對此項事件展開了全面調查，通過把執法檔案、文件資料與信中所指事件反復調查核實，最終推翻了其不實之詞，澄清了事實真相，執法檔案材料發揮了重要作用。

三、材料編研檔案服務

有針對性地開展檔案編研工作，先后編制成《城監支隊組織機構沿革》《大事記匯編》等材料。調動一切積極因素，加大創作力度，建立了反映城建監察工作、生活的創作檔案《城建監察簡報》《調查與研究》《十堰城監論文集》，不僅調動了大家的創作熱情，也提高了支隊的知名度，使城監工作得到了市民與社會的理解和支持，為推動城建監察工作作出了積極貢獻。

四、聲像、電子檔案服務

充分利用各種聲像設備，對重要會議、活動、專項治理等拍成照片，刻成光盤，為突發事件的處理提供依據，發揮聲像、電子檔案在城市監察管理中的重要作用。例如在建隊20周年之際，通過走訪、了解、調查等多種方式，匯總了大量的文字材料和數據，搜集歷史資料與照片，成功舉辦了“建隊20周年”圖片展。這次活動，是對單位成立以來各項工作的一個完整概括，真正達到了總結成績、規劃未來的目的。近年來，還先后開展了“文明執法”“市容違章曝光臺”“慶祝活動”為主題的專題展覽活動，通過展示文字圖片、錄音錄像、生動宣傳了城建監察工作，拉近了與市民之間的距離，在社會上產生了較大反響。

五、計算機檢索服務

隨著科學技術的飛速發展，計算機信息檢索已成為獲取信息的主要方式。為此，我們建立了檢索速度快、檢索效率高的計算機檢索系統，過去一般手工查閱一份檔案需10多分鐘，現在用計算機機查詢只需3分鐘左右即可達到較為理想的查全率和查準率。通過編制文書檔案案卷目錄、行政執法案卷目錄、科技檔案分類目錄、實物檔案目錄等多種檢索工具，增加了檢索途徑，最大限度地提示檔案信息，以滿足從不同角度查找檔案的需求，提高了查詢效率和服務質量。

六、職稱編制服務

由于歷史過長，歷任領導班子換屆頻繁，部分中層干部任職模糊，專業技術職稱聘任不詳，給編制《行政事業單位編制卡》《組織沿革》工作帶來了困難，我們及時、準確地提供了翔實的原始材料，為用人制度的改革創造了有利條件。

七、領導決策服務

檔案是領導決策時必備的資料，提供支隊發展有價值的意見或建議，為領導統籌業務服務。例如利用檔案室資料，對支隊歷年來保管的財務檔案進行分析對比，為領導在資金使用上提供可靠的詳細數據，以利于領導在宏觀上對資金使用有可對比、可參考、可決策的依據。明確認識檔案服務工作的重要性，不斷強化服務意識，改進服務方式，提高服務質量，使檔案部門成為支隊用得上、信得過、離不開的得力助手和參謀，截至2006年，為各個隊、處、室提供檔案服務3600多人次，檔案查閱達5000多人次，使檔案的自身價值得到了充分利用。