大數據時代背景下檔案管理的探討

文/濟南護理職業學院 席侃；山東省社會公正計量行 滿曼；山東專利工程總公司 滿瑜

大數據時代背景下檔案管理的探討

文/濟南護理職業學院 席侃；山東省社會公正計量行 滿曼；山東專利工程總公司 滿瑜

隨著科學技術的發展，檔案管理工作也面臨著更多的挑戰。而在大數據的背景下如何有效地進行檔案管理并且提升檔案管理的價值成了許多人的研究課題。本文分析了大數據的背景對傳統檔案管理的影響，闡明了如何在大數據時代提高檔案管理的價值，以期能為檔案管理工作者的工作開展提供新思路。

大數據時代；檔案管理；價值

一、大數據時代對傳統檔案管理產生的影響

（一）促進了檔案管理者管理理念的轉變。傳統的檔案管理工作主要是對檔案的分類管理，主要集中于紙質檔案，所有的檔案就像是圖書館中的館藏，按照類別進行清晰的分類，按照秘密、絕密等有層次、有主次地進行分類，便于檔案的管理。而大數據時代則是主要進行檔案信息的管理，不拘于紙質，主要是以數據庫為主，對海量數據檔案的管理必須要有極強的信息整合分析能力，對檔案管理工作者要求更高，促使檔案管理工作者轉變管理理念。

（二）促進了檔案管理工作性質的轉變。在大數據時代背景下，檔案管理工作從最初的以紙質檔案為主已經轉變為以數據檔案為主，而在大數據時代背景下，檔案管理工作不再是單純的對檔案信息進行保存與掌握，更需要檔案管理者對海量的信息進行專業化分析提煉，從大量的信息中挖掘出更具有價值的信息數據。因此，大數據背景下檔案管理工作性質也發生了質的轉變，如何提高檔案管理工作效率與科學性也成為檔案管理工作者思考的重要問題。

（三）促進了檔案管理工作者專業技能的提高。大數據時代的來臨對于檔案管理工作的要求已經不再是對檔案簡單地進行分類整理，為了更好地為社會服務，檔案信息具有開放性與多元性的特點，檔案信息也更多地被調閱，這是新時期的必然趨勢。比如檔案管理中對相關的信息進行分析處理等，這對檔案管理工作人員提出了新的要求，檔案管理工作者必須要掌握更多的專業技能，轉變管理理念，從而更好地為檔案管理工作服務，為社會服務。

二、大數據時代對檔案管理發展的作用

（一）大數據時代促進了檔案管理的發展。在進行檔案信息管理過程中會遇到很多問題，比如政府機關、企事業單位在日常工作中會產生許多的文件，文件數量急劇增加，大大地增加了檔案管理工作的壓力。即使每個部門都會建立專門的數據庫管理相關檔案，但是由于數據庫庫存量與即時更新上面存在問題，使得檔案信息管理并不科學。大數據時代提高了信息保存技術同時擴展了儲存空間，有效地解決了數據庫的缺點，存儲新的檔案時可以同時備份舊檔案，誤刪有價值的檔案可以從備份文件中找回，既能夠擴展空間又能避免有價值信息的流失。因此，大數據時代讓檔案管理更加方便。

（二）大數據時代各類檔案的應用更加方便快捷。在傳統的檔案管理工作中，檔案主要是紙質檔案或者電子檔案，在查閱檔案時容易花費大量的人力、物力與財力，大大地降低了檔案的利用率。而大數據時代改變了這一情況，大數據與云計算的結合，可以在短時間內查閱大量的信息，提高了工作效率，節省了社會資源同時也提升了檔案的利用率。

三、大數據時代背景下提高檔案管理價值的建議

（一）提高檔案管理工作人員的工作效率。檔案管理工作價值的提高離不開檔案管理人員素質的提高，因此提高檔案工作者的素質是促進檔案管理價值提高的重要方法。因此，在大數據時代背景下，檔案管理的方式與檔案管理人員管理理念也發生了變化，這對檔案管理人員提出了新的要求，必須要有較高的從業素質，能夠滿足大數據要求，高效完成好檔案管理工作。大數據時代的檔案管理已經不再是人力進行手工管理，從業人員必須要有新的工作理念。而目前我國高校教育也開設了檔案管理專業，培養專業的檔案管理工作者。因此，檔案館選拔檔案管理工作者時需要設置門檻，讓專業的管理者提高整體檔案管理工作者的從業素質，能夠在新時代背景要求下，以正常的心態積極面對大數據時代的挑戰。

（二）提高檔案管理的技術水平。大數據時代背景下，在進行檔案管理過程中，檔案館可以與大型的數據公司合作，讓檔案管理者能夠在工作中利用數據技術進行檔案管理，必須要有效地結合數據管理技術與先進的管理方式，最終提高檔案管理的價值，將數據與管理工作有效地結合是思想的革新，與研發公司合作，研發出符合檔案館管理工作實際的技術。在大數據時代的背景下，計算機并不能單一而完全地進行數據管理工作，必須要在工作過程中結合云計算技術與存儲技術。而對于檔案管理工作還需要多方共同努力，創新檔案管理方式，提高管理效率。

（三）建立健全檔案管理工作的監督管理制度。大數據為檔案管理工作帶來了便利，但是也為檔案管理帶來了新的挑戰，在大數據時代的背景下，數據信息越來越開放，人們可以利用信息進行交流。但是，在交流的過程中也讓信息更加分散，降低了數據的安全性。因此，必須要建立健全檔案管理的監督管理制度。檔案管理人員必須要將信息更好地保護，保證檔案的安全。同時，政府也需要促進信息現代化建設，提高信息的安全性。

四、結語

大數據時代是歷史發展的必然趨勢，檔案管理工作人員必須要積極把握機遇迎接挑戰，不斷地學習新管理方法，積極促進單位檔案管理手段的改進。除此之外，檔案管理工作必須要積極運用新技術，提高檔案管理工作的價值。