大數(shù)據(jù)時代檔案資源體系建設策略探析

文/鄭州澍青醫(yī)學高等專科學校 武曉艷

大數(shù)據(jù)時代檔案資源體系建設策略探析

文/鄭州澍青醫(yī)學高等專科學校 武曉艷

隨著大數(shù)據(jù)時代的步伐加快，各行各業(yè)對于各種數(shù)據(jù)的控制與創(chuàng)新也隨之加強。作為企業(yè)的重要信息資源，企業(yè)檔案已經(jīng)發(fā)生了根源性的變化，其中包括企業(yè)檔案的來源及企業(yè)檔案管理的手段、環(huán)節(jié)及理論。企業(yè)檔案資源體系的建設也正因此而面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案資源體系的建設可應用大數(shù)據(jù)時代方便快捷等特點進行更加深入的實施。

大數(shù)據(jù)時代；資源體系建設；企業(yè)檔案

由于我國政治體制的改革不斷深入、社會制度建設的不斷完善，且隨著檔案及政府信息的公開開放等國家政策的實施，人們對檔案產(chǎn)生了新的認識，對檔案的需求日漸增加，因而檔案資源管理體系的建設意義十分重大。

一、建設企業(yè)檔案資源體系的意義

（一）企業(yè)檔案資源體系概論。企業(yè)檔案資源體系作為一項整體管理項目，是基于各企業(yè)基于自身生產(chǎn)經(jīng)營的需要，從而逐漸建立起系統(tǒng)且具有保存價值的檔案資源。檔案管理工作的原則是“統(tǒng)一領導，分級管理”。將檔案材料從無序到有序，由分散到集中進行管理，最終形成檔案資源。

（二）企業(yè)檔案資源體系建設對企業(yè)自身經(jīng)營的意義。對企業(yè)檔案資源體系建設進行強化，是更加深入貫徹完善實施檔案工作的重要體現(xiàn)，不僅能夠有效降低企業(yè)檔案管理的成本，而且還能全面提高檔案管理的安全性，更好地為企業(yè)發(fā)揮檔案價值。

二、目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案館收藏的企業(yè)資源缺乏完整性。企業(yè)檔案館收藏的檔案種類繁多、數(shù)量龐大，但實際利用價值以及“含金量”普遍偏低。主要體現(xiàn)在檔案材料的收藏年代存在中斷，不連續(xù)；內(nèi)容缺失，不系統(tǒng)齊全；檔案信息陳舊，不具時效性等問題。

（二）數(shù)字化查詢存在缺陷。雖然隨著企業(yè)對館藏檔案數(shù)字化工作的逐漸開展，已經(jīng)取得一定成效，但是其中仍然存在一定的缺陷。例如以PDF為主的電子文件是圖像型文件，這就導致了無法實現(xiàn)全文查詢，同時也成了提高企業(yè)檔案質(zhì)量必須要解決的問題。

（三）企業(yè)檔案的保密管理水平有待提高。作為一種極其重要的信息資源，企業(yè)檔案不同于一般的信息資源，它是具有最權威的信息資源。企業(yè)檔案能夠證明企業(yè)資產(chǎn)，也是企業(yè)的一部發(fā)展史。其中，很多檔案均屬于企業(yè)涉密檔案，包括企業(yè)商業(yè)秘密和國家秘密。長期的缺乏保密意識，以及缺乏嚴格的考核監(jiān)管等一系列客觀原因，導致泄密情況出現(xiàn)，并且由于對涉密檔案缺乏管理，導致涉密檔案數(shù)量很大，并且十分復雜，久而久之，企業(yè)必須要增加保密成本。

三、企業(yè)檔案資源體系建設的措施

（一）完善企業(yè)檔案資源體系建設。企業(yè)隨著自身不斷發(fā)展，使用全新的集約化管理模式整合檔案資源，最終實現(xiàn)系統(tǒng)的檔案資源集中管理。因此集約化管理模式的有效運用，可成為管理大數(shù)據(jù)的先決條件，最終實現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術為企業(yè)檔案管理提供堅強的后盾。

（二）開展企業(yè)檔案征集。豐富館藏資源從而使得各企業(yè)順利地開展檔案征集工作，能夠從源頭上實現(xiàn)并確保企業(yè)檔案資源體系建設工作的順利開展，最終可為企業(yè)提供各方面信息作有力支持。大力開展檔案征集工作，實現(xiàn)檔案征集制度得到透明并且完整的制定，企業(yè)相關檔案征集的范圍以及征集的方法要首先得到確定與規(guī)范。同時可建立征集檔案的工作效益與企業(yè)正常經(jīng)營活動之間相關的共享平臺，這樣的共享平臺可以使用現(xiàn)代信息化的技術與資源來得以實現(xiàn)，最終擴大企業(yè)檔案館在各項社會活動中的公信力以及影響力，檔案資源與檔案來源的進一步豐富與拓展，爭取得到社會與企業(yè)各項生產(chǎn)以及綜合活動的進一步關注與認可。

（三）對數(shù)字化成果實施再加工。企業(yè)檔案部門必須分析與結合征集來的檔案資源自身具有的實際價值以及被利用的程度，進而統(tǒng)一并規(guī)范數(shù)字化的標準，開展檔案數(shù)字化工作，逐步拓寬檔案的利用范圍，全面推進企業(yè)檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化具有很強的專業(yè)性和技術性，主要工作方式是加工掃描檔案，實現(xiàn)檔案庫的規(guī)范有序。

（四）建立企業(yè)檔案保密管理工作機制。領導統(tǒng)一，管理分級。企業(yè)在開展管理檔案保密工作時應加強組建保密委員會，使企業(yè)的檔案保密工作得到公開透明的全面監(jiān)督。在保密委員會的領導及管理下，企業(yè)檔案收集與歸檔部門的整個分工以及配合過程都在保密委員會的領導與管理下得到明確化與密切化，進而實現(xiàn)企業(yè)檔案保密的管理工作得到穩(wěn)步推動。主體清晰，職責明確。在建設檔案資源體系的過程中，對收集檔案資源、檔案歸納整理以及檔案管理者等方面，需要企業(yè)檔案保密管理工作在此起到對整個環(huán)節(jié)的監(jiān)管與督導，促使他們在整個運行環(huán)節(jié)中對各自的工作職能與職責有清晰明確的認識與掌握。并且還要求企業(yè)保密工作部門能夠長期穩(wěn)定地執(zhí)行自身擁有的監(jiān)管與督導職能。格局創(chuàng)新，業(yè)務規(guī)范。企業(yè)在建立檔案資源體系時還必須建立健全關于檔案保密的管理制度，在開展與加強檔案保密工作之前，應實事求是地根據(jù)企業(yè)自身實際的業(yè)務開展需要，做好企業(yè)從文件密級擬定、歸檔確認以及鑒定等各項工作。擬定檔案文件的保密等級以及確認檔案的歸檔準則等工作，都要在擁有健全的檔案保密管理制度的前提下才能順利進行與開展。

四、結語

檔案信息的特點將隨著大數(shù)據(jù)時代的快速普及與應用而逐漸變得更加先進性、多元性以及知識性。企業(yè)開展檔案管理工作，也將逐漸在大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字化環(huán)境中開展檔案管理與整合，從而進行企業(yè)檔案資源體系的建設。企業(yè)檔案資源體系的建設也正因此而面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。對企業(yè)檔案資源體系的建設可應用大數(shù)據(jù)時代的方便快捷等特點進行更加深入的貫徹實施。

[1]孫士宏,胡樹煜,金丹.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案信息資源服務策略研究[J].蘭臺世界,2016(09):55-56+61.