利用科技檔案建立特色知識庫的策略分析

文/山東警察學院 鐘欣；山東省醫藥生物技術研究中心 鐘彩霞（通訊作者）

利用科技檔案建立特色知識庫的策略分析

文/山東警察學院 鐘欣；山東省醫藥生物技術研究中心 鐘彩霞（通訊作者）

科技檔案是反映科技創新的科技記錄和具有保存價值的文件資料。本文分析了大數據時代科技檔案數據資源建設與利用方面存在的問題，提出了加強科技檔案建設與管理工作的一些對策，就如何利用科技建檔發展建設檔案數據庫、人才庫、知識庫展開討論。

科技檔案；檔案建設與利用；知識庫；檔案智庫

科學技術是第一生產力，是經濟社會發展的重要動力源泉。科研工作是一個單位實力的重要表征。近年來，隨著《關于深化科技體制改革加快國家創新體系建設的意見》的出臺，中共中央作出了增強自主創新能力、建設創新型國家的重大戰略決策，制定實施科技規劃綱要。科技投入持續快速增長，激勵創新的政策法律不斷完善，國家創新體系建設積極推進，為科技創新營造了良好環境，科技在經濟社會發展中的作用日益凸顯。

大眾創業、萬眾創新理念深入人心。堅持創新發展，科研院所、高校、企業等單位均把科技創新擺在事業發展全局的核心位置。科技檔案是反映科技創新的一系列相關的科技記錄和具有保存價值的文件，具有鮮明的知識儲備和依據憑證功能及情報功能特征。搜集保存用好科技檔案，發揮自身價值，對于提升科技研發、開展新技術、提高科研效率，推動單位發展意義重大。本研究結合單位科技建檔工作，對探索建立檔案知識庫的策略與途徑進行了思考。

一、大數據時代科技檔案數據資源建設存在的問題

數據已經滲透到當今每一個行業和業務職能領域，成為重要的生產因素。隨著硬件成本的降低和獲取數據手段的增多，建立行業大數據已成社會共識，因此各行各業都十分重視數據資源的建設與積累，并把它看成是挖掘知識的“金礦”。科技檔案中蘊藏著多種信息，它們是非常重要的科技信息資源。然而，目前大部分單位對檔案管理部門資源配置偏軟偏弱，再加上對科技檔案信息資源建設不夠重視，內容不夠豐富、技術手段滯后，以至于科研檔案信息資源的價值沒能得到充分體現，導致科技檔案資源建設與應用需求之間存在較大差距，仍處于“你交檔案我接收，你查檔案我提供”的被動局面，檔案利用率普遍低下。

目前，檔案工作者還是十分注重紙質檔案的歸檔整理，對于數字化檔案的收集、整理、歸檔與挖掘利用的意識不強。檔案部門缺乏一套統一的技術整合標準體系，制約了檔案信息資源整合的發展。檔案數字資源整合還處于數據整合階段，偏重于實現數據的集中和互聯互通，僅能為用戶提供信息檢索服務，這與大數據時代的要求相去甚遠。

長期以來檔案部門沒能提前介入檔案信息資源建設與管理，不能對科研過程中形成的檔案信息資源進行超前控制，坐等業務部門移交材料，而科技一線人員往往只注重了科技活動的產出結果，忽視了過程中產生的相關資料的整理和保存，導致部分檔案信息資源缺失，影響檔案信息資源的質量，甚至造成無法挽回的損失。在科技檔案資源利用上存在的問題。檔案的價值是通過利用而實現的，檔案不被利用，就會失去價值，失去檔案保管的目的，因此如何實現檔案資源的充分利用是檔案工作永恒的主題。傳統檔案載體信息資源的利用主要是通過檔案館閱覽室借閱、檔案復制本、館內現場人員咨詢服務等方式實現的。因此，一方面是檔案日積月累的保存，無法提供可利用的便捷檢索利用平臺，使得很多檔案深在閨中無人識，無法達到利用的目的。另一方面，受制于檔案搜集機制，缺少規范化管理，在科技檔案資源的整合利用上尚處于探索階段。對于科技創新而言，往往就是在特定的數據資源基礎上，選用適當的分析方法，得出有價值的分析結果。因此對于科技檔案整合應用，其涵蓋的研究方案，搜集的數據資源、應用的方法、得出的結論、撰寫的報告均是科技檔案重要的組成部分。在大數據時代，只有通過新技術，讓檔案活起來，通過檔案關聯人才、數據、方法、報告等資源。過去，檔案部門習慣于被動服務，較少開展主動服務，而主動服務是知識服務的基本特征。加強對檔案的編輯與研究，從中挖掘與提煉知識，實現從提供檔案向提供知識的過渡。傳統檔案服務為用戶提供初級的信息產品，而知識服務為用戶提供高級的知識產品。前者實現了檔案的價值，后者則提高了檔案的價值。

二、建設科技檔案基礎資源的方法與實踐

隨著科學技術的迅速發展，人類社會進入了大數據時代，傳統的檔案工作必將轉向大數據思維下的資源建設和管理。以科技檔案為載體，對檔案信息資源進行知識組織，構建檔案知識庫。檔案知識庫是實現檔案資源知識化、知識資源有序化及知識資源服務化的重要手段。通過檔案知識庫的構建，使得科技檔案資源知識化，知識有序化，這就可以使用戶免于在浩瀚的檔案信息海洋中搜尋所需的檔案信息，而是以檔案知識的形式推送并呈現于用戶面前，節省用戶時間，提升服務效率，最終實現知識服務化的宗旨。

（一）利用科技檔案發展建設特色數據資源庫。大數據是變革世界的關鍵資源。科技研究，實驗數據是基礎資源。世界各國對數據的依賴快速上升，國際競爭焦點將從對資本、土地、資源的爭奪轉向對大數據的爭奪，重點體現為一國擁有數據的規模、活躍程度以及解析、處置、運用數據的能力，數字主權將成為繼邊防、海防、空防之后又一個大國博弈領域。歐美科技檔案管理的先進經驗啟示我們：應該重視科技檔案的情報價值，注重科技信息資源的集成管理，重視科技檔案數據庫建設。通過科技建檔，建設特色數據資源庫，含基礎數據資源庫和文本資源庫，逐漸發展成為單位獨有的特色知識產權資產，促進科技進步與科技共享。

（二）利用科技檔案發展建設人才庫。人才資源是第一資源，通過科技建檔建設人才庫，實現對人才資源的分類儲備和管理。依托人才庫，進行人力資源分析，提出人才培養和引進需求，制定人才隊伍培養措施。開展人才評價，幫助單位實現科學有效的選才、用才、育才、留才。最終實現人盡其才、才盡其用、人盡其職、職盡其能的人力資源管理最終目標。

（三）利用科技檔案建成檔案知識庫。通過科技建檔，推動區域性、行業性和單位內部數據資源整合、共享和開放平臺建設，深度開發檔案，把“死檔案”變成“活資訊”，通過挖掘和分析數據，把數據庫變成思想庫與知識庫，逐步建成檔案智庫，滿足單位對于檔案信息資源利用的需求，服務學科建設和科學研究。在互聯網時代、大數據時代，最主要的趨勢是實現信息及數據的互聯、共享，消除信息孤島。隨著檔案信息技術的發展、創新以及檔案信息資源爆炸式的增長，檔案也進入了大數據時代。要從搶抓大數據資源的戰略高度，充分認識檔案和數據的信息價值、證據價值，切實推進檔案和數據資源建設，努力探索檔案和數據資源建設的新途徑、新形式，創新管理模式，大力豐富檔案和數據資源，充分發揮檔案和數據資源的價值和作用，更好地服務單位和學科發展。

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