探討信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理

文/福建省長汀縣人社局人才服務中心 謝達輝

探討信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理

文/福建省長汀縣人社局人才服務中心 謝達輝

在我國大力發展“互聯網+”的新形勢下，如何更好地開展人力資源和社會保障監察檔案管理工作已成為改革創新的重大課題。本文從縣級人社部門保障監察檔案管理存在的問題出發，積極探索“互聯網+檔案管理”的有效模式。

信息化時代；監察檔案；互聯網+檔案管理

當前一些部門在開展監察檔案管理工作的過程中，盡管已經對信息化時代有了新的認識，但在具體的工作過程中，對于如何實施“互聯網+檔案管理”還沒有清醒的認識，整體監察檔案管理工作還不適應信息化時代的要求，出現了差距和不足，這已成為制約社會保障監察檔案管理的重要因素。積極探索信息化時代下的監察檔案管理新模式，使其更具有實效性，更加符合信息化時代的要求，推動檔案管理工作步入更加科學化、信息化和效能化的軌道。作為檔案管理部門，我們必須積極適應形勢發展需要，大力推動“互聯網+檔案管理”戰略的深入實施，更加適應信息化時代的需要，使監察檔案管理發揮更大作用。

一、管理現狀及存在問題

縱觀我縣及周邊縣（區）社會保障監察檔案管理的實際情況，各級人力資源和社會保障部門對監察檔案管理工作都給予了一定的重視，而且也積極推動信息化建設，但縣級社會保障監察工作檔案的管理仍然存在諸多不足之處，有的基本上還處于最原始的“紙質保存、手工裝訂、櫥柜存放、兼職管理”狀態，對于信息化建設甚至還是一片空白，導致監察檔案管理在信息化建設的進程中嚴重滯后，主要體現在以下三個方面：

（一）思想不夠重視。做好信息化時代監察檔案管理工作，最為重要的就是要加強監察檔案管理的信息化建設，但當前一些人力資源和社會保障部門對監察檔案信息化建設的重視程度仍然不高，有的盡管在口頭上給予了高度重視，認為信息化時代必須加強監察檔案管理的信息化建設，但在具體的實施過程中，軟件建設跟不上信息化時代的步伐，硬件建設的投入也相對比較薄弱，必然會制約信息化時代監察檔案管理工作的深入開展，導致信息化水平不高，在具體的管理方面甚至出現了“空白點”，制約了監察檔案管理工作的有效性發揮。

（二）建設模式比較單一。在具體的建設過程中，不少部門存在著信息化管理與運行不夠到位的問題，還沒有建立比較完善的管理與運行體系，具體應用方面也缺乏有效性。例如，目前，縣級保障監察檔案更多的是對監察檔案進行記錄，而在監察檔案的應用方面還沒有形成有效的管理系統；具體應用方面更多的也是傾向于“查詢”功能，而諸如監察分析、輔助決策等功能還沒有得到有效的開發和利用。

（三）缺乏專業技術人才。信息化建設要求具有一批專業化的人才，否則信息化建設也只能是一句空話。從當前縣級人力資源和社會保障監察檔案管理的現實情況來看，專業化的人才無疑是其最為重要的制約因素，盡管有的單位已開始重視信息化檔案管理人員的教育和培訓工作，但仍然有較多檔案管理人員不能適應信息化建設的需要，自身的學習意識也不強，在具體的工作過程中，缺乏深入的研究和分析，無法更好地推進信息化建設，從而制約了監察檔案管理信息化的深入開展。

二、信息化時代對監察檔案管理提出的新要求

信息化時代對于社會保障監察檔案管理工作提出了新的更高要求，主要包括兩個方面：

（一）必須不斷提升自身管理水平。這主要是由于信息化時代要求監察檔案管理必須朝著“信息化”的方向發展，在各方面的管理工作都要采取信息化的手段和措施，只有這樣才能最大限度提高監察檔案管理水平。這就需要在開展監察檔案管理的過程中，一定要加大投入，不斷提高管理人員素質，使其能夠更加適應監察檔案“信息化”的需要。其中最為重要的就是必須大力推動“互聯網+檔案管理”戰略的組織和實施，積極推動監察檔案管理的網絡化、智能化以及效能化，否則就無法適應信息化時代的需要，這是信息化時代對監察檔案管理提出最為重要的要求。

（二）必須朝著資源共享的方向發展。隨著我國科技信息化的快速發展，信息共建、共享、共用已經成為一種趨勢，尤其是對于人力資源和社會保障監察檔案管理工作來說，必須大力加強檔案資源的共建、授權共享和共用，只有這樣，才能使監察工作更有效地開展，才能使各方面的資源得到充分的開發和利用，進而使監察檔案管理工作能夠更加適應信息化時代的要求。對于我們人力資源部門來說，在開展監察檔案管理的過程中，不能只是“封閉式”的管理，而是要科學運用信息化時代創造的有利契機，積極開發監察檔案資源，使其實現資源共享。

三、信息化時代監察檔案管理工作的優化對策

信息化時代給人力資源和社會保障監察檔案管理工作提出了新的要求，這就需要在開展檔案管理的過程中，一定要堅持問題導向，針對信息化時代監察檔案管理存在的突出問題，積極探索檔案管理的新思路和新模式，特別是要將“互聯網+檔案管理”作為重要的發展戰略，重點做好以下四個方面工作：

（一）重視監察檔案管理信息化建設。即將“互聯網+監察檔案”管理作為重要的發展戰略，提高對監察檔案信息化建設的重視程度。這要求我們既要在思想上給予重視，又要在具體的工作行動上加大投入，著眼于監察檔案管理的數字化、網絡化和智能化建設。例如，要投入足夠的人力、物力和財力去配置計算機、打印機、掃描儀等硬件設備和符合監察檔案管理的系統軟件，從而為信息化時代監察檔案管理奠定堅實的基礎，使監察檔案信息化建設取得更好的成效，發揮更大的作用。

（二）完善監察檔案管理信息化體系。對于監察檔案管理工作來說，除了要高度重視監察檔案的收錄、查詢等工作之外，還要通過監察檔案的信息化建設，使其具備更多的功能。這就需要進一步健全和完善監察檔案管理的信息化建設體系，調動各部門的力量，投身到監察檔案管理工作中來，使監察檔案管理在收錄、查詢、輔助、資源分析、決策等各方面的功能得到有效的發揮。要建立由監察檔案管理部門負責、相關部門配合的協調機制，實行“統一管理、分級負責”，形成監察檔案管理信息化建設合力。要大力加強監察檔案應用體系建設，重視監察檔案數據庫建設，并在此基礎上建立局域網以及APP系統，從而拓展應用范圍。

（三）建立監察檔案信息化管理制度。做好信息化時代的監察檔案管理工作，必須發揮制度的根本性作用。這就要求我們不斷建立健全監察檔案管理信息化制度，為提升監察檔案管理的規范化水平創造條件。一方面，要大力加強監察檔案信息化管理“標準”建設，按照“目標管理”的原則，建立信息化建設目標、內容、流程、應用等一系列行之有效的制度體系，使監察檔案信息化管理更加有序規范。另一方面，要大力加強監察檔案管理信息化管理制度，要從工作實際出發，探索建立監察檔案信息化管理的有效制度體系，例如建立信息化采集制度、錄入制度、分類制度和分析制度等，確保信息化建設的有序推進。

（四）培養監察檔案管理信息化人才。信息化時代要求監察檔案管理必須具備較強的信息技能，因此我們一定要重視監察檔案管理人才隊伍建設。一方面，我們要加大對現有監察檔案管理人員的教育和培訓，特別是要加強對他們的“互聯網+”知識、電子商務知識、監察檔案管理軟件等的培訓，使監察檔案管理人員的信息技能和素養得到進一步提升。另一方面，要重視引進具有較強專業技能和素養的監察檔案管理人員，同時也可以采取委托培養的方式，為培養信息化時代下的監察檔案管理人員創造有利條件，確保人才隊伍能滿足信息化時代下監察檔案管理工作需要。

四、總結

綜上所述，信息化時代對監察檔案管理工作提出了新的要求，如何更好地開展監察檔案管理工作，需要人力資源和社會保障部門高度重視“互聯網+檔案管理”戰略的組織和實施，積極探索新形勢下監察檔案管理的新理念和新模式。要進一步健全和完善檔案管理的信息化體系，不斷加強制度建設。與此同時還要打造一支適應信息化時代的檔案管理人員隊伍，只有這樣，才能使人力資源和社會保障監察檔案管理更加適應信息化時代的要求，取得更大的工作成效。

[1]郁識.信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理分析[J].人才資源開發,2016(20).

[2]李玉勝.探討信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理[J].黑龍江史志,2015(10).