淺談信息時代下的檔案編纂工作

文/中交四航局港灣工程設(shè)計院有限公司 李碧瑜

淺談信息時代下的檔案編纂工作

文/中交四航局港灣工程設(shè)計院有限公司 李碧瑜

本文對比了信息時代與傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下的檔案編纂工作，嘗試界定現(xiàn)今檔案編纂工作的性質(zhì)；探討與總結(jié)了檔案編纂工作的變革，并就現(xiàn)代企業(yè)檔案編纂工作的開展提出了幾點對策，以期對相關(guān)研究與工作有所裨益。

檔案編纂；信息資源開發(fā)；檔案編纂變革

檔案編纂工作是指編纂者根據(jù)編纂題目的要求，對檔案信息進行搜集、挑選、審核、加工、組織、評價，以檔案文獻出版物的形式向社會用戶提供檔案文獻信息的工作。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)環(huán)境下，各項工作環(huán)節(jié)的進行主要依靠的是人的體力與腦力，需要耗費較多的物力、財力，并延長了編纂周期；同時，檔案編纂成果的出版多為印刷形式，較為局限。這在一定程度上影響了檔案編纂工作向社會大眾傳播檔案信息的時效性，削弱了其促進社會科學(xué)研究的文化功能。

然而，隨著社會信息化步伐的加快，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我們同時也看到了檔案編纂工作進一步發(fā)展的契機。檔案編纂工作的性質(zhì)、選題的方向、編纂的手段、編纂成果的形式、提供利用和傳播的方式都發(fā)生了不同程度的變化，并推動著檔案編纂工作的現(xiàn)代化。

一、性質(zhì)的界定

在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案編纂工作的性質(zhì)多體現(xiàn)為服務(wù)性、政治性、研究性以及著作性，而在信息時代下，我們有必要重新審視檔案編纂工作，并對其性質(zhì)進行界定，以豐富檔案編纂工作的內(nèi)涵。

（一）傳統(tǒng)視角下的檔案編纂。目前，在學(xué)術(shù)界，對檔案編纂工作性質(zhì)的界定，主要有兩大觀點：一是認為檔案編纂工作是服務(wù)性、政治性和研究性的工作，這是比較傳統(tǒng)的觀點。另一種觀點是韓寶華的觀點，認為檔案編纂工作是一種著作行為。他從檔案編纂的基本內(nèi)涵和外在形態(tài)兩方面論證了檔案編纂的著作性：“高質(zhì)優(yōu)效地向社會傳播檔案信息是檔案文獻編纂工作的基本內(nèi)涵；依法規(guī)范地向社會傳播檔案信息是檔案文獻編纂的外在形態(tài)?！边@兩大觀點從不同的角度揭示了檔案編纂工作的性質(zhì)。

（二）信息時代檔案編纂內(nèi)涵的豐富。信息時代之下，我們在看到檔案編纂工作具有以上性質(zhì)的同時，還有必要從信息角度出發(fā)，認識與討論檔案編纂工作的信息資源開發(fā)性。中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳2004年發(fā)布的《關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》和國家檔案局出臺的 《關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》，則從國家層面印證了檔案編纂工作作為檔案信息資源開發(fā)工作其中一個方面的重要性。信息資源主要是指經(jīng)過人類篩選、組織、加工、并可以存取和能夠滿足人類需求的各種信息的集合。作為人類社會文化財富重要表現(xiàn)之一的檔案，無疑可以劃入信息資源的范疇。從這個層面上來說，檔案編纂工作便具有了信息資源開發(fā)性，同時這也是與檔案編纂工作的理論基礎(chǔ)相一致的。韓寶華在《檔案文獻編纂學(xué)教程》一書中指出：“信息共享論是檔案文獻編纂工作的信息學(xué)理論基礎(chǔ)”。檔案作為一種重要的信息資源，是21世紀信息時代社會進步不可或缺的資源基礎(chǔ)。然而，由于檔案多為孤本，并受實體整理狀態(tài)以及形成、保存過程的原始特征的制約，社會大眾難以快速、及時地獲取和全面地理解檔案信息，極大地影響了檔案信息的傳播功能。因此，有必要采用各種現(xiàn)代化手段和傳播利用方式，進行檔案編纂的信息資源開發(fā)工作，為社會公眾利用檔案信息提供一種快捷、方便的途徑，充分發(fā)揮檔案編纂的政治、經(jīng)濟、文化三大功能。另外，強調(diào)檔案編纂工作的信息資源開發(fā)性，有利于明確信息時代檔案編纂工作為社會服務(wù)的宗旨，以及將其提升到信息資源開發(fā)的戰(zhàn)略高度。當(dāng)然，檔案信息資源的開發(fā)可以有多種形式，而不僅僅局限于檔案編纂，還包括了檔案利用、檔案開發(fā)等方面。然而，迄今為止，檔案編纂仍然是檔案信息資源開發(fā)主要且有效的方式。

二、檔案編纂工作的變革

計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，在給人類生活帶來重大影響的同時，也使檔案編纂工作發(fā)生前所未有的變革，不斷促進編纂工作的現(xiàn)代化。另外，信息時代對信息概念、效用的強調(diào)與重視，則要求檔案編纂工作必須關(guān)注檔案信息資源開發(fā)所帶來的社會效益與經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。具體來說，檔案編纂在信息時代主要呈現(xiàn)出以下幾種新的趨勢：

（一）編纂選題多元化。一方面，人類隨著社會的發(fā)展和進步積累了大量的信息資源；另一方面，信息資源對于促進人類社會的進步也起著不可替代的作用。檔案信息作為人類活動的原始記錄，是社會發(fā)展、文明進步的最好見證。因此對檔案信息進行開發(fā)編纂，便為人們利用工作生活中所需的信息資源創(chuàng)造了良好的途徑。眾所周知，科學(xué)技術(shù)的研究需要借鑒前人的經(jīng)驗與知識，經(jīng)濟活動的進行需要交流與獲取各種商業(yè)信息，社會文化的建設(shè)需要積淀與傳播多元信息，所以通過檔案編纂來滿足社會大眾多樣化的檔案信息需求，就必須選擇涉面廣、實用性強的編纂題目，即編纂選題的多元化。那么，在進行檔案編纂選題工作的時候，則必須堅持以需求定題目的原則。也就是說，要以社會大眾的信息需求為導(dǎo)向，結(jié)合黨和政府工作的重心，選擇貼近百姓生活、工作，反映社會熱點問題、體現(xiàn)當(dāng)?shù)厝宋奶厣木幾腩}目。

（二）編纂手段現(xiàn)代化。傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下的檔案編纂，主要依靠的是編纂人員的知識、技術(shù)和經(jīng)驗。編纂人員以社會需求為導(dǎo)向，結(jié)合公眾利用檔案的情況，根據(jù)館藏檔案和編纂隊伍的實際條件，提出編纂題目并進行論證。編纂題目確定后，由工作人員進行手工的資料收集、篩選、整理以及加工，較少借助其他技術(shù)設(shè)備。這使得編纂成果的質(zhì)量很大程度上由編纂人員的能力所決定，導(dǎo)致檔案編纂出版物的水平參差不齊。另外，編纂出版周期較長，也不利于社會公眾及時地利用檔案信息。隨著計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)與檔案編纂工作相結(jié)合，現(xiàn)在的檔案編纂手段已不再局限于人工技術(shù)操作，而是趨向多樣化。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立便是其中一個高效的途徑。首先，檔案館（室）需要完成各自館藏檔案的數(shù)字化，并通過檔案信息數(shù)據(jù)庫進行儲存和管理。在檔案編纂工作的選材環(huán)節(jié)，編纂人員可以通過查詢數(shù)據(jù)庫的方式獲取相關(guān)檔案資料，從而大大地減少了查閱卷宗目錄、翻閱大量檔案原文的時間與工作量。

（三）編纂出版形式多樣化。各種現(xiàn)代技術(shù)手段的應(yīng)用，使得檔案編纂成果的出版形式不再僅僅局限于原有的印刷出版物，還出現(xiàn)了聲像型編纂成果、縮微品、光盤、網(wǎng)絡(luò)出版物、多媒體編纂成果等多種形式。這些新形式的應(yīng)用，在擴大利用范圍的同時，還提高了檔案編纂成果的利用率，充分地滿足不同年齡、層次用戶的利用需求。尤其是多媒體技術(shù)的運用，使編纂成果的出版形式更加活潑，用戶能夠以更加方便快捷的方式進行利用。同時，還極大地激發(fā)了潛在用戶的利用需求。另外，這也在一定程度上促進了檔案編纂工作的社會化。檔案編纂工作所堅持的方針是為人民服務(wù)，為社會主義服務(wù)，這就要求檔案編纂成果必須反映社會的實際情況，與百姓生活緊密聯(lián)系。而社會信息化的一個最大特點是，各種信息技術(shù)全面地應(yīng)用到社會日常生活中。從而促使檔案編纂成果更加貼近實際，貼近生活。

（四）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案編纂工作的影響是多方面的。通過對各檔案館館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫的聯(lián)網(wǎng)，在進行編纂選材過程中，能夠方便、全面地查找編纂題目所需要的材料；而通過搜索引擎進行的網(wǎng)絡(luò)搜索，則成了選材渠道的另一有益補充。數(shù)字技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，使得檔案信息能夠共享，并得到廣泛的傳播。而檔案網(wǎng)站與檔案編纂相結(jié)合則是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用于檔案編纂工作的一個突出表現(xiàn)。過去檔案網(wǎng)站的建設(shè)主要關(guān)注的是檔案界內(nèi)部新聞的公布，而忽視了為社會大眾利用檔案創(chuàng)造更方便的途徑這一方面。然而，利用檔案網(wǎng)站公布檔案編纂成果，卻可以彌補傳統(tǒng)出版公布形式的不足。社會公眾可以通過瀏覽檔案網(wǎng)站，查詢、獲取所需要的檔案信息，而不受時間、空間的限制。檔案編纂成果的呈現(xiàn)可以更加形象生動，結(jié)合聲音、圖像，而不僅僅局限于紙質(zhì)印刷文字、圖片。同時，可以大量地節(jié)省檔案編纂的成本，使因受編纂資金限制而無法大量出版的編纂成果得以廣泛傳播與普及。

（五）編纂人員素質(zhì)的提高。各種現(xiàn)代技術(shù)的運用能夠極大地節(jié)省檔案編纂工作所花費的人力、物力、財力，檔案編纂人員的工作似乎變得輕松了。然而，信息時代對編纂人員素質(zhì)的要求卻提高了。檔案編纂人員除了需要掌握檔案編纂工作的基礎(chǔ)理論、原則、方法等專業(yè)知識外，還必須了解相關(guān)的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)以及其他相關(guān)學(xué)科專業(yè)的知識。因為面對信息時代瞬息萬變、內(nèi)容形式多樣的檔案信息，工作人員必須運用多種專業(yè)知識才能夠高質(zhì)量地完成檔案編纂任務(wù)。當(dāng)然，引進計算機技術(shù)人員以及外專業(yè)人才是提高編纂隊伍素質(zhì)的一個有效途徑。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案編纂工作的開展

在信息化環(huán)境下，企業(yè)對信息服務(wù)、檔案利用的要求越來越高，大力開展檔案編纂工作顯得尤為重要。要適應(yīng)新時代對檔案工作提出的新要求，檔案編纂工作必須從原來的封閉狀態(tài)，逐步向多元化、全方位、深層次的檔案信息資源開發(fā)上轉(zhuǎn)變。但同時，信息時代所帶來的挑戰(zhàn)，實際上也為現(xiàn)代企業(yè)檔案編纂工作提供了難得的發(fā)展機遇。

為有效地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，滿足企業(yè)經(jīng)營需要，企業(yè)檔案編纂工作的開展必須立足實際，創(chuàng)新方法，開拓途徑。一是更新觀念，提高參與意識。檔案工作人員應(yīng)將檔案編纂工作視為體現(xiàn)企業(yè)檔案工作水平的重要指標(biāo)，是進行企業(yè)信息資源開發(fā)的有效手段，主動積極地參與編纂。二是優(yōu)化館藏，加強檔案基礎(chǔ)工作。要進一步強化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，完善館藏結(jié)構(gòu)，加強檔案信息化建設(shè)，建立企業(yè)信息資源庫，為檔案編纂工作提供充分有效的素材。三是立足需要，圍繞企業(yè)業(yè)務(wù)開展。檔案編纂應(yīng)科學(xué)選題，立足實際需求，通過調(diào)查挖掘有價值的信息，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的參考。四是利用網(wǎng)絡(luò)，豐富編研形式。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)編纂手段的多樣化，提高信息處理能力，并可通過聲音、視頻、網(wǎng)絡(luò)出版物等多種形式豐富編研成果，滿足不同用戶的需要。

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