試析大數據時代的企業檔案信息化建設

文/中鐵十六局集團第三工程有限公司 邱麗琴

試析大數據時代的企業檔案信息化建設

文/中鐵十六局集團第三工程有限公司 邱麗琴

隨著信息技術的快速發展，社會經濟水平的不斷進步，在信息化背景下，在大數據時代發展中，企業檔案信息化建設的步伐也在加快。企業檔案信息的管理與發展，實際上是對企業無形資產的管理，企業檔案保存著企業發展的重要信息，也記錄著企業的重要經營活動和發展決策，在企業不斷發展與進步中，檔案信息的種類和內容不斷增加，這就需要采用先進的技術手段，提高檔案信息管理的質量和效率，保證其完整性和可靠性。本文主要對大數據時代的企業檔案信息化建設進行分析研究。

大數據時代；企業檔案信息化；建設

在信息網絡技術的不斷開發與利用中，大數據時代已經到來，數據信息的類型、數量、內容、結構等都在不斷變化，豐富性和復雜性也在不斷增加。在社會主義市場經濟的快速發展中，企業檔案信息的開發與利用非常重要，檔案中囊括了企業發展的重要信息資源，對企業的發展與進步具有一定的參考和指導作用。因此，企業檔案管理越來越受到重視。為了提高企業檔案管理的水平，必須結合大數據發展，創新管理模式，更新管理理念，促進企業檔案信息化建設，提高檔案信息的利用率，促進企業更好更快發展。

一、大數據時代企業檔案信息化建設中的缺陷

（一）檔案信息資源的開發與利用不充分。對于大多數企業來說，還沒有認識到檔案信息的重要性，把更多的精力投入在企業的經營與發展上，對檔案信息的開發和利用并不充分，沒有發揮出實際作用，在企業發展的重大決策上，也沒有依據檔案信息資料進行。企業對檔案信息的利用，基本上都是停留在表面，也沒能結合信息技術，實現檔案信息的信息化管理，資源共享的水平還比較低，應用效果也不突出。

（二）企業檔案信息建設缺乏合理的信息化標準。隨著信息化的發展，很多企業在檔案信息管理上，已經開始應用信息化技術，但是信息化建設還處于發展中，不夠成熟，問題較多。在企業檔案信息化建設中，還沒有一個統一的標準，管理隨意性較大。主要是因為各個企業之間的交流與溝通不協調，合作意識淡薄，信息共享程度不高。對于企業內部的各個部門來說，獨立性較強，沒有在信息化建設中，形成一個統一體，企業的檔案信息系統功能發揮受限，管理上缺乏規范性，目標也不夠明確，限制了企業檔案信息化的發展。

（三）企業檔案信息化建設的安全性較低。在企業檔案信息化建設中，信息安全是重點。這也是關系企業安全發展的關鍵。首先，就是企業檔案信息化建設設備的安全性，如果設備本身存在問題或者缺陷，很容易造成企業檔案信息的丟失。其次，信息網絡環境和實際操作上的安全。在網絡技術的應用中，安全隱患也非常大，黑客和病毒蔓延，對企業檔案信息化的安全造成很大的威脅，還有就是企業檔案信息管理的相關人員在實際操作中，缺乏規范化，也是影響企業檔案信息化建設安全性的重要因素。

二、企業檔案信息化建設的強化措施

（一）完善企業檔案信息化管理系統。首先，企業要根據實際情況加強檔案信息化管理，建立完善的企業檔案信息化管理系統，制定明確的管理目標和管理流程。其次，要積極采用先進的網絡信息技術，完善檔案信息數據庫，積極開發技術軟件，不斷改進信息庫，同時，還要建立健全企業檔案信息化管理制度，對企業檔案信息資源進行統一化管理。最后，根據企業實際需要，適當購買信息數據庫和檔案信息管理系統，強化相關軟件的管理功能，提高檔案信息檢索、查詢的效率，為高質高效利用企業檔案信息資源奠定良好的基礎。

（二）嚴格制定企業檔案信息化建設的具體標準。要想提高企業檔案信息化建設的水平，要保證企業檔案信息化建設的規范性，這就需要根據實際情況，制定科學合理的檔案信息化建設標準。在企業檔案信息管理中，要對檔案信息資料的整理、儲存、轉交等有一個明確的規定，明確檔案信息管理的具體流程和方法。同時，要注重電字檔案的發展與管理，嚴格控制檔案資料的收集和整理規范，做好篩選工作，對企業檔案信息進行統一管理。此外，就是要促進企業檔案信息化技術的標準化應用，明確規定出軟件和硬件應用的具體標準，提高相關資源的利用率，提高企業檔案信息化建設的水平。

（三）注重企業檔案信息化建設的安全性。首先，要完善企業檔案信息化安全體系，采用優質的硬件設備，并且定期檢查硬件設備，及時檢修，杜絕安全隱患，保證技術設備安全運行。其次，創設良好的網絡環境。對黑客、病毒等網絡危險因素，要利用先進的技術進行防治，維護網絡安全。最后，要對企業檔案信息化管理人員進行技術培訓，提高操作的規范性，保證信息系統的安全運行。

三、結論

綜上所述，在大數據時代中，企業檔案信息化建設意義重大，要根據企業實際情況，采取有效的措施，提高企業檔案信息化建設的水平，提高檔案信息的利用效率，為企業的快速、健康發展發揮出積極作用。

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