福建省高校檔案管理系統的應用現狀與對策

文/福建師范大學檔案館 林叢

福建省高校檔案管理系統的應用現狀與對策

文/福建師范大學檔案館 林叢

檔案管理系統是檔案信息化建設的基礎。本文通過對福建省內重點高校檔案館（室）的問卷調查，掌握高校檔案管理系統的應用現狀，總結高校對現有軟件不滿意的主客觀原因，提出軟件升級改造方式、功能需求等方面的對策建議，以期為高校檔案管理系統升級改造提供參考。

高校檔案管理系統；產品定制；系統功能需求

一、引言

高校檔案工作是高校業務職能的重要組成部分，隨著高校教育事業的發展，對高校檔案工作提出新任務新要求：信息需求增量、需求及時響應、利用方便快捷等。因此，高校檔案館需要借助檔案管理系統大力推進高校檔案管理的信息化建設，加速推進檔案管理現代化的發展，全面提升檔案服務的能力與水平，為廣大師生提供優質、高效的檔案服務。為了把握福建省內高校檔案管理系統的應用現狀，筆者于2016年5月以問卷調研形式調研了福建省內15所本科院校的檔案館（室）。

二、福建省內高校檔案管理系統的應用現狀

（一）檔案管理系統得到廣泛應用。福建省內高校使用檔案管理系統由來已久，15個調研對象都應用檔案系統，其中使用了現行軟件年限超過5年的占比73.34%，不足5年的主要是對原有軟件進行了升級改造或是檔案工作初具規模的檔案機構。

（二）高校檔案館對現行軟件滿意度不高。調查顯示：14所高校（占比93.33%）對現有軟件滿意度不高。1.主觀反饋的不滿意之處。現行高校檔案管理系統令人不滿意的主要原因是基本功能的嚴重缺乏，庫房管理功能缺乏、界面設計不友好、沒有在線歸檔功能和網上辦公功能，嚴重地影響了福建省內高校的滿意度。2.不滿意的客觀原因。（1）早期的檔案管理系統功能普遍不足。目前，福建省內仍有不少高校在使用早期的檔案管理系統。受當時技術、人員等條件所限，早期的檔案管理系統只能簡單地輔助傳統的手工檔案管理工作，功能上已經很難滿足檔案管理的新需求。（2）現已改造后的檔案管理系統先進性和超前性仍欠缺。新系統只是在原有系統的基礎上簡單地增加一些新功能，并未根據新時期變革后的檔案管理思路，全面系統地規劃、設計新系統，相比舊系統，仍未呈現更新換代之勢。

（三）對檔案管理系統進行升級改造是大勢所趨。部分高校已完成系統的升級改造，設計了在線歸檔審批、全文檢索、任務管理、元數據管理等新功能，相對其原有軟件有了極大提升。15所高校中，有9所高校（占比60%）表示將以企業定制方式重新研發新系統，已完成系統改造的3所高校中2所高校將以軟件升級方式繼續改造系統，另外一所高校則采用企業定制方式。

三、高校檔案管理系統改造的對策建議

（一）高校檔案管理系統改造首選產品定制。高校檔案管理系統來源主要有以下三種：通用型軟件、自主研發、定制產品，三者的優缺點如下：1.通用型軟件產品，一般技術上較為成熟，但不可能很好地針對每一個不同行業的特點進行研發，實用性差，較難滿足不同行業或不同工作范圍的特殊功能需求，對于高校而言并不理想。2.自主研發系統，可能較為適用于本校實際情況，但是對檔案館工作人員的要求也極高，特別需要有軟件開發基礎，技術難度較大，對絕大多數高校檔案館而言可行性較差。3.定制產品，是量身定做的，針對性非常強，因此也非常方便使用，不必進行復雜的指導培訓。定制產品逐漸成為高校改造檔案管理系統的首選方式。

（二）對高校檔案管理系統提出新要求。高校檔案管理系統應能優化檔案管理的流程和職能，實現高校檔案管理的標準化、自動化和精細化，進而全面提升檔案管理水平。1.實現檔案全過程管理。實現檔案從形成、接收到整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀或永久保存等全過程的有效管理。2.促進館藏檔案數字化。新增數字化作業管理子系統，大力推進高校檔案館的館存檔案數字化進程，并提高檔案數字化的質量。3.提升服務質量。建立多元化的對外利用方式，實現廣大師生的自助平臺查檔、微信輔助查檔等，使用“互聯網+”模式，提高查檔利用的智能、便捷性。4.提高工作效率。增強檔案館內部溝通交流，實現任務分配、及時溝通，建立消息推送平臺，提高網上辦公工作效率。5.多系統有效集成。實現檔案管理系統與高校OA系統、教學系統、學生管理系統等有效集成，真正實現文檔管理一體化、超前管理、前端控制。6.完善檔案安全利用。采用CA認證、簽章服務器、加解密等現代科技手段，提高電子檔案信息傳遞的安全可靠性；利用權限管理、操作日志、元數據管理等手段保障檔案的真實、完整、可靠、可用、安全。

（三）新時期高校檔案管理系統的功能需求。新時期高校檔案管理系統，應輔助高校檔案館推進檔案管理現代化、推進電子文件管理、提高檔案服務能力，應具備一些新的功能。1.推進檔案管理現代化。從業務系統自動捕獲、業務系統人工獲??；自動在線歸檔、人工在線歸檔、歸檔審批；立卷組卷、全文管理、檔案編研、虛擬庫房管理、檔案利用統計；任務管理、消息通知、圖像處理、支持快捷鍵操作等。2.推動電子文件管理。全過程管理、檔案數字化管理、數據封包、電子簽章、元數據管理等。3.提升檔案服務能力。全文檢索、跨庫檢索、組合檢索、深入檢索、一體化檢索、可視化檢索、提供全文等；預約查檔、在線出具證明、輔助實現微信查檔、熱門推薦等。

四、總結

總之，為了更好地發揮檔案資源的作用和價值，為了全面提升“互聯網+”環境下檔案服務廣大師生的能力與水平，高校檔案館必須將檔案管理系統的升級改造工作提上重要日程，加快研發一套高效、安全、實用的新系統，逐步實現“檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化”等目標，促進以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升。