中職學校檔案管理工作存在的問題及對策

文/肇慶市工業貿易學校 關敏然

中職學校檔案管理工作存在的問題及對策

文/肇慶市工業貿易學校 關敏然

當前中職學校檔案管理工作還存在著諸多問題，不利于發揮檔案應有的作用，需要盡快采取有效的解決措施，確保檔案利用率得到提升。本文將簡述中職學校檔案管理工作存在的問題，并有針對性地提出了解決對策。

中職學校；檔案；管理

檔案管理工作可以將中職學校管理水平與辦學質量體現出來，能夠呈現出中職學校的歷史真實面貌，并為科研、教學等提供真實、完整的資料。目前中職學校處于改革發展的關鍵階段，檔案管理工作作為中職學校重要的管理內容，也面臨著諸多困難與挑戰。需要檔案管理人員提高重視程度，認真做好檔案管理工作，為中職學校發展提供更好的服務。

一、中職學校檔案管理工作存在的問題

（一）思想認識不足。檔案管理在很大程度上影響中職學校的發展，能夠為決策的制定提供可靠依據。但是當前很多人不重視檔案管理工作，普遍抱著“重教學、輕檔案”的思想，學校領導忽視檔案管理工作，要求也不嚴格。這樣一來，造成檔案管理人員缺乏較強的歸檔意識，未及時做好檔案收集、整理等工作，頻繁發生檔案丟失、破損等問題。

（二）收集資料不夠完整。一些中職學校檔案管理人員綜合素質不高，未及時做好檔案收集工作。由于檔案管理人員思想上不重視，只對重要文件進行歸檔，而基礎性文件隨意處理。此外，還缺乏完善的檔案管理制度，檔案立卷上不夠規范，收集范圍不全、保管期限不長，檔案管理與利用體系不健全。因為檔案資料收集、整理和錄入不夠規范，不利于檔案今后的查詢與利用。

（三）檔案信息化水平不高。中職學校檔案管理工作上有很多不規范的地方，包括立卷、歸檔不及時，也未能按照規定銷毀過期檔案。從檔案查閱上看，基本上通過手工完成，很多重要文件、案卷在反復調閱中會出現破損。中職學校不重視檔案管理的信息化建設，為發揮出先進設備的作用，計算機、打印機、復印機、掃描儀和防磁柜等設備配置不齊全，這些都影響了檔案的利用。

（四）人員素質問題。現階段中職學校檔案管理人員專業能力不強、綜合素質偏低，大多是兼任的，無法將全部時間與精力投入到檔案管理工作中。檔案管理人員很少接受專業培訓教育，對檔案收集、整理、歸檔和利用等工作環節不夠熟悉，影響了檔案管理工作效率。一些檔案管理人員未掌握先進的信息技術，為檔案查詢和利用造成不便，也讓檔案經常發生遺漏的情況。

二、加強中職學校檔案管理工作的對策

（一）加強領導，提高認識。中職學校領導和檔案管理人員要認真學習《檔案法》，熟悉檔案相關法律法規，充分認識到檔案管理工作對促進學校建設的重要性，切實增強自己的檔案管理意識。學校領導要高度重視檔案管理工作，加大監督與管理力度，及時找出檔案管理工作中存在的問題，督促相關人員盡快改進，確保檔案管理水平得到提升，為中職學校的發展提供更好的服務。

（二）做好檔案收集與整理工作。為提升中職學校檔案管理工作的效率，需要重點做好檔案收集與整理工作，除了要收集學校重點文件和材料以后，還要做好一些基礎性檔案的收集。在將檔案資料收集起來以外，需要按照不同的門類和載體，根據年度與類別進行整理，確保及時歸檔保存，為今后的利用提供方便。

（三）加強檔案管理信息化建設。中職學校檔案管理人員要將計算機的優勢體現出來，認真做好檔案收集、整理、編目、保管、鑒定和檢索等工作，讓檔案信息資源的配置更加科學、合理。中職學校要重視檔案管理信息化建設，將各種先進設備配置齊全，促進檔案管理效率不斷提升，避免檔案資料出現遺失，讓檔案檢索、查閱和利用等高效進行。要建立自動化辦公系統，通過實現自動檢索，可以幫助利用者快速、準確查找到檔案信息，讓檔案信息利用率得到提升。中職學校通過提升檔案管理的信息化水平，還可以讓信息資源得到共享，為檔案的利用提供方便。

（四）提升檔案管理人員素質。中職學校檔案管理人員要提高重視，轉變觀念，積極學習，掌握更多信息技術，這樣才能滿足當前形勢下檔案管理工作的要求。檔案管理人員要注重拓展知識面，熟悉檔案標引、檢索和編研等業務，自覺將學校檔案管理制度落到實處。而中職學校也要為檔案檔案管理人員提供更多培訓的機會，讓他們了解檔案相關法律法規，提升自己的責任感，做好檔案管理工作，防止檔案發生丟失、損壞等問題，促進學校科研、教學等工作更好開展。

三、結語

總之，中職學校通過做好檔案管理工作，可以將自身管理水平、發展軌跡、文化積淀以及辦學特色等如實反映出來。對此，中職學校要高度重視檔案管理工作，逐步增加資金投入力度，健全檔案管理制度，引進更多先進的管理技術與設備，為檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎。同時重視人才的引進與培養，促進檔案管理工作水平不斷提升，將檔案資料的價值體現出來。

[1]宋月紅.探析中職學校檔案管理的現代化建設相關對策[J].科技展望,2015(13):214.

[2]何榮財.中職學校檔案管理信息化的探索[J].黑龍江史志,2015(05):109-112.