理工類高職院校檔案管理存在的問題及解決對策

文/廣西機電職業技術學院 傅祥威

理工類高職院校檔案管理存在的問題及解決對策

文/廣西機電職業技術學院 傅祥威

理工類高職院校在一定程度上存在重視檔案管理工作的現象，本文從檔案管理存在的問題入手，分析檔案管理在觀念認識、管理制度、信息化建設等方面存在的問題，并對如何改進理工類高職院校的檔案管理工作進行探討。

高職院校；檔案管理；問題；對策

近年來，隨著國家的重視和經濟發展的需求，高職院校發展很快，特別是以培養技術技能型人才為主的理工類高職院校，發展更迅速。但也存在重“技能”、輕“人文”的傾向，對檔案資料不夠重視，檔案管理規范化欠缺，功能作用發揮不到位。本文對理工類高職院校檔案管理工作中存在的不足及解決對策略作探討。

一、理工類高職院校檔案管理的重要性

（一）檔案工作是高職院校的一項基礎工作。檔案工作是衡量學校立德樹人、教學科研、社會服務和管理水平的重要標尺，也是學校各項事業發展的歷史記錄。這些記錄可為學校了解過去、研究問題和科學決策發揮不可忽視的作用。

（二）檔案工作事關學生成長成才和未來發展。在高職院校檔案管理中，學生歸檔尤為重要。它是學生成長的記錄，在學生走向社會時提供一份幫助。從當下的就業形勢來看，理工類高職院校的主要優勢在于學生們的動手能力和實際操作能力都非常強，用人單位在正式錄用應聘者前都會通過檔案來了解面試者的信息。因此檔案也就變成各大人才市場、用人單位判斷、了解應聘者，掌握其職業能力、企業擇優錄取的重要憑證。因此理工類高職檔案管理存在著重要意義和作用。如何有效、高效地完成檔案管理的工作也就成了各高職院校的難題之一。

二、理工類高職學院檔案管理存在的問題

（一）部分理工類高職院校對檔案管理工作不重視。對檔案工作人、財、物配備不足，很多學校沒有設立具有獨立編制的檔案室，都是學校辦公室兼做檔案工作，有些一萬多人的學校才有一位專職檔案管理員，檔案室（庫房）也不符合標準。同時，受傳統檔案觀念的影響，認為檔案應該“重保管，輕利用”，過分重視檔案資料收集和保護，卻不加強管理和利用。有的甚至會認為檔案管理是一件沒有任何技術含量的事，只是一種簡單的勞動付出，所起的作用也僅限于儲存性。這種“舊”觀念導致一些理工類高職院校檔案管理工作存在巨大漏洞和問題。

（二）理工類高職學院檔案管理欠缺規范的操作。檔案管理方面的規章制度缺失或不完善，這就導致理工類高職院校在開展檔案管理工作時會產生許多問題。如：學校個別部門對檔案工作重視不夠，文件歸檔的自覺性不強，影響了歸檔工作的規范性和歸檔質量，造成檔案工作的被動性；兼職檔案員在準確劃分歸檔范圍和保管期限等方面亟待加強學習和培訓。又如：對學生實踐活動的個人表現信息的收集，缺乏一套規范的操作體系，很容易造成遺失學生的實踐活動信息，嚴重的話甚至會對學生以后的職業生涯產生影響。另外不規范的操作還會導致學校每個部門的工作無法順利地開展，工作銜接的不順利。

（三）理工類高職院校檔案管理方法、手段落后。理工類高職院校在進行檔案管理的時候不夠注重方法和手段。在收集新生檔案時會按照不同的分類標準進行不同的管理和排列，例如：有的按照班級順序排列，有的按照學籍號排列等。這會導致在進行檔案管理大資料整合的時候難以高效地將檔案一步步整理。另外，檔案數字化、信息化的工作還嚴重滯后，影響了檔案的有效、便捷利用。

三、理工類高職院校檔案管理工作的對策

（一）轉變思想觀念，提高檔案意識。高職院校的檔案管理工作內容涉及學校建設的各個方面，與各個部門的工作息息相關，事關學校發展大局。高職院校的領導層應重視檔案管理工作，從人、財、物方面支持檔案工作。同時，應定期開展有關檔案管理工作的培訓，加強每位教職工對檔案管理的重視程度，特別是應該對專門負責檔案工作的專職或兼職檔案管理員加強技能培訓并定期考核，確保檔案管理工作能夠有效地落實。

（二）建章立制，完善檔案管理制度。理工類高職院校應建立一些與檔案管理相關的制度。只有建立了相應的制度，教職工才能夠真正意識到檔案管理不是一件簡簡單單的工作，同樣也是需要兢兢業業的工作態度。從另一方面講，建立相應制度還能夠對員工產生一定的激勵作用，鼓勵教職工把檔案管理做到最優最好。

（三）推進信息化，加大電子檔案的建立與使用。目前，大部分理工類高職院校使用的檔案管理系統是單機版，已經不能滿足檔案工作管理的需要，不利于職能部門和教職工查閱資料。為了保證檔案資料完整安全和有效利用，做到規范化、信息化、網絡化管理，應該購置和使用網絡版檔案管理系統。同時，要加快檔案數字化建設。電子檔案是可以發展的成果。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案有著易查找、易保存的特點。通過電子檔案這個平臺，教職工可以更好地利用檔案。加強學生檔案電子化并不是否定紙質化的學生檔案，只是如果能夠將紙質檔案和電子檔案兩者共存共用，那么檔案管理的難度就會大大減少。

四、結語

理工類高職院校普遍存在輕視檔案管理工作的問題，要從觀念認識、管理制度、信息化建設等方面糾正，不斷推進檔案管理工作向標準化、規范化、科學化邁進，才能真正發揮檔案管理工作的功能作用，為職業教育事業發展貢獻力量。

[1]于詠莉.高職院校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].太原城市職業技術學院學報,2011(07):31-32.

[2]卞婕.高職院校學生學籍檔案管理工作中的問題及對策[J].辦公室業務,2012(11):111-112.