高校電子文件檔案管理的思考

文/山東建筑大學 單樂樂 王波

高校電子文件檔案管理的思考

文/山東建筑大學 單樂樂 王波

隨著信息化程度的不斷提高，電子文件形式在檔案管理工作中發揮著越來越重要的作用。高校材料儲備較多，必須創新存儲模式，發揮電子檔案易存儲、好整理的優勢，規避它的缺點，做好歸檔管理工作。

電子；檔案；管理

電子檔案是信息化時代做好檔案管理工作的必要形式，它自身具有很多優勢，但同樣也存在著不可忽視的弊端，如何做好高校電子檔案工作，實現規范管理，筆者結合工作有如下思考。

一、電子文件的定義及優點分析

（一）電子文件的定義。電子文件是記錄在磁帶、光盤、磁盤等載體中，以代碼的形式生成，依賴計算機系統存取并可以在通信網絡上傳輸的文件。它主要包括電子書、電子郵件、電子表格、電子圖片等形式。

（二）高校電子文件檔案管理的優越性。1.規范了高校檔案的管理水平。數字信息的規范化是提高檔案科學化管理水平的基礎環節。而這一環節想要實現，就必須要做到管理工作的規范化。否則，實現電子文件檔案的規范化管理就成了空談。同時，科學的管理對檔案管理工作自身存在的問題能起到一定的約束作用，避免管理工作的隨意性，從而促使高校檔案管理工作更加規范。2.提高了高校檔案的閱讀效率。電子檔案內容存放在各高校之間的服務器內，每個授權部門通過網絡都會存有一份檔案，閱讀時不再受限于傳閱速度，更不會產生閱讀排隊問題。真正實現了“一次輸入，綜合利用；一家輸入，多家使用；分散輸入，綜合利用”的工作目標，很大程度上提高了高校檔案的閱讀效率。3.加快了高校檔案的查詢速度。高校所有的檔案內容都存儲在磁盤上，既減少了存貯檔案所需的空間，又方便了高校檔案的檢索。學生或老師查閱檔案時不需再到檔案管理部門查找，只需在本地計算機上輸入關鍵字就可以看到要查詢檔案的原始材料。從而使原來很長時間才能找到的檔案，在短短幾秒鐘內就可以看到，大大提高了檔案查閱的速度和效率。4.提高了高校檔案的管理效率。實現了電子文件檔案管理以后，可以省去原有的檔案借閱流程和手續、檔案歸檔的分類及手工操作等，改由計算機系統來完成，實現了檔案從形成到借閱、從查詢到管理的一體化。不但使高校檔案管理工作更加準確、規范，還提高了檔案管理人員的工作效率，減少了檔案管理人員的工作任務，使高校的檔案管理工作向著信息化的方向邁出更高一步。

二、電子文件檔案管理中存在的問題

（一）網絡安全隱患。網絡是電子文件形成的基礎，同時也是電子文件安全性隱患最大的根源。網絡安全的威脅主要表現在：網絡病毒、黑客的侵襲以及系統內部的泄密等方面。在這個過程中，一旦網絡的安全受到了威脅，高校電子文件檔案的真實性、完整性也將無法得到保證。

（二）保存方法障礙。由于科學技術發展和電子產品更新的過快，電子文件無法長久進行保管。電子計算機軟硬件技術不斷地更新換代，對于電子文件處理的環境和結構更為復雜多變，迫使電子文件要不斷地適應新的數字信息環境，一旦離開了歸檔時的特殊性，硬件環境就失去了可續行。

（三）法律效力問題。由于用戶的需要，電子文件的信息和數據需要不斷地修改和補充，使得檔案的真實完整性受到了大多數人的質疑，法律效力大大減弱。而由此引發的高校電子文件在價值鑒定及保管期限劃定方面的困難，使其鑒定、管理方法目前無定論，仍處在探索階段。

三、提高高校電子文件檔案管理的措施

（一）更新觀念，實現電子文件與紙質文件的一體化。高校檔案管理部門要及時更新觀念，提高認識，逐步探索電子文件歸檔工作的新思路與新舉措。不僅要積極參與電子文件檔案的管理，而且要加強與其他部門之間的配合，共同推進電子文件管理的完整性、真實性以及信息化管理，確保電子文件檔案管理工作的順利開展。如在電子文件的產生階段就加以控制，主動、提前介入，保證文件原數據及背景信息的齊全完整。使得電子文件與紙質文件的轉換無縫銜接。

（二）完善制度，實現電子文件檔案管理的規范化。高校檔案管理部門要按照國家檔案局等有關精神和要求，結合本單位實際，制定一套關于電子文件的收集、整理、歸檔、使用、移交、保管、查閱等為內容的規范化管理標準，使電子文件的檔案管理實現規范化，促進高校管理工作的順利進行。

（三）利用技術，增強電子文件檔案管理的安全化。由于電子文件可以隨時變化載體，而在這一過程中，電子文件很容易被改動、刪除或者覆蓋，所以要依托專門的技術手段來保證電子文件的真實性和完整性，提高電子文件檔案的管理水平。對此我們可以采取如下手段：一是加密電子文件。采用學生身份認證等方法對電子文件進行簽發權限控制，學生通過驗證后才能對文件進行相關權限內的操作，否則該用戶就會被拒絕于系統之外。二是設置高校網絡的防火墻，加強網絡安全。利用防火墻阻擋對電子檔案造成威脅的不安定因素，保證高校電子檔案不受病毒、黑客等的攻擊，使得電子檔案得以安全保管。

（四）培育人才，提高檔案管理隊伍的信息化。要想提高檔案管理人員的素質，一方面要先對原有的檔案管理人員進行培訓，學習計算機信息技術，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能；組織學校檔案管理人員學習電子文件與電子檔案管理的先進經驗，不斷提高檔案管理人員的業務水平和管理素質。另一方面，有針對性地將計算機技術過硬的檔案管理專業型人才引進高校，充實到檔案管理工作的隊伍中來。

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（課題：中華優秀傳統文化嵌入建筑類高校 校園文化建設研究）