建筑企業檔案管理存在的問題及對策

文/武漢市漢陽市政建設集團公司 黃兵

建筑企業檔案管理存在的問題及對策

文/武漢市漢陽市政建設集團公司 黃兵

目前，隨著我國社會經濟的不斷進步，我國的建筑行業也得到了良好的發展。在建筑企業開始發展的過程中，建筑企業的檔案管理在其中發揮著十分重要的作用。結合目前的實際情況來看，在建筑企業檔案管理中經常出現檔案質量較低以及整理時間不及時的現象，這些問題如果不能得到有效的解決，將會對建筑企業檔案管理工作的順利開展造成非常嚴重的影響。本文主要對建筑企業檔案管理中存在的問題進行了分析，然后針對這些問題提出了一些有效的解決措施，希望在一定程度上可以促進建筑企業實現更加長遠的發展。

建筑企業；檔案管理；問題；對策

建筑企業檔案就是針對企業內部存在的問題做出的相應記錄，然后經過系統的整理進行存檔保存。但是建筑企業檔案在管理的過程中經常會出現一些問題，這些問題對工程項目的整個流程造成了非常嚴重的影響，因此，建筑企業一定要加強對內部檔案的管理工作，針對其中的問題找到合理有效的解決方案。

一、建筑企業檔案管理問題

（一）沒有對企業檔案管理工作引起重視。目前，大部分建筑企業沒有認識到檔案管理工作的重要性，只是將管理的重點放在了項目施工的過程上，甚至還有很多的管理人員認為只要將施工中的工作做好，那么整個企業的發展就可以得到一定的保證，從而忽略了對建筑企業檔案管理工作的調整。另外，檔案資料在整理的過程中一定要保證資料的整體性，施工中的每一個環節都應該做好相應的記錄工作，但是在實際的檔案管理工作中，檔案的記錄情況與實際的施工進度沒有保持一致，對具體的內容只是草草了事，這些都是因為管理人員沒有對檔案管理工作引起足夠的重視，導致檔案管理工作的作用很難真正地發揮出來。

（二）檔案在管理過程中的問題。建筑企業檔案在管理的過程中，按照具體的要求可以將工程檔案管理分為三個部門，分別是總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門以及工程項目部資料室等。其中前兩個部分主要體現出來的問題是缺少專業的管理人員并且存放檔案的設施都比較的陳舊，還存在著一些項目資料都沒有固定的存放位置，在很大程度上影響了檔案保存的合理性與安全性。在實際的檔案管理過程中，還經常出現設備落后并且運行比較緩慢的現象。

（三）工程項目的檔案質量比較低。在對建筑工程項目的檔案進行整理的時候，一定要保證資料信息與實際的現象相符合，在每一個環節都不可以私自對數據信息進行變更，因為施工中的每一個環節都是需要進行審批與蓋章的，只有這樣才能保證檔案資料的準確性。但是在實際的管理過程中，存在著很多的流程都沒有按照標準的要求來執行，另外在檔案資料中還存在著很多弄虛作假的現象。

二、建筑企業檔案管理對策

（一）強化企業檔案管理人員的培訓工作。在企業檔案管理的過程中，管理人員在整個過程中發揮著十分重要的作用，管理人員自身的能力將直接影響到建筑企業檔案管理的質量。目前建筑企業檔案管理中出現的最主要的問題就是管理人員整體的能力與素質逐漸呈現下滑的現象，要想保證建筑企業的合理運行，首先應該采取有效的措施來不斷提高管理人員的專業技能以及綜合素質，可以在規定的時間內開展一些相應的培訓課程，通過對專業知識的學習不但可以提高管理人員的專業能力，同時也能不斷促進他們對于知識的應用能力。

（二）建立完善的工程項目規章制度。任何一項工作在開始之前都需要具備一套完善的規章制度，這樣才能對具體的內容和行為進行約束。對于建筑企業來說，不僅要結合存在的困難對檔案管理進行補充，同時還需要加強規章制度的優化能力，可以通過小組的形式來不斷提高管理人員的積極性，對于項目中的每一個環節都要有效地把握。對于檔案部門每天的檔案管理工作，都必須保證每一個環節的工作都能實現有法可依。通過這種方式，工作人員才能夠認清自己的職責，并且在工作的過程中將自己的責任進行嚴格的落實，從而不斷提高建筑企業檔案管理工作的整體效率。

（三）豐富建筑企業檔案管理的方法。結合目前建筑企業檔案管理的方法可以看出，在具體的方法應用上還呈現了一定的單一性，導致檔案管理工作的效率一直不能得到有效地提高。因此，相關的建筑企業一定要結合實際情況及時找到合適的解決辦法。因為建筑檔案中涉及的內容非常多，如果還是采用傳統的管理方法可能會增加一定的工作量，這樣就需要建筑企業不斷拓展自己的管理模式。比如企業可以召開一些座談會，在座談會上對其中存在的問題以及工作進行相互的介紹和討論，有利于之后的工作可以更加順利地進行。

三、結語

綜上所述，在建筑企業檔案管理工作中還存在著很多沒有解決的問題，這對于建筑企業的發展造成了非常嚴重的影響，因此，相關部門一定要針對這些問題及時找到有效的解決措施。在具體的管理過程中不但要加強建筑檔案管理，還應該強化管理人員的培訓工作，對建筑企業檔案管理的規章制度進行不斷的完善，從而促進建筑企業更加快速地發展。

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[3]白曉琴.淺談建筑企業檔案存在的問題及解決對策[J].山西建筑,2009(18):203-204.