淺析企業文書檔案管理中的常見問題及其對策

文/山東核電有限公司 宋明霞

淺析企業文書檔案管理中的常見問題及其對策

文/山東核電有限公司 宋明霞

企業發展進程中會產生一定的歷史記錄，形成了豐富的文書檔案體系，在該體系中，能充分反映企業的發展史、發展經驗與教育等，這都是未來企業發展進程中所必不可少的，旨在為企業的后續發展提供一定的借鑒與依據。文書管理還會對企業重大決策、貿易往來、產品開發等提供重要的信息支撐，具有高度的應用價值。可見，做好企業文書的管理十分重要。本文對企業文書檔案管理中所存在的問題進行闡述，并提出相應的處理建議。

文書檔案；管理；問題；應對

在企業發展進程中，文書檔案是重要結晶，為保證文書檔案的實際應用價值，必須重視對文書檔案資源的管理，管理成效的高低直接影響到檔案資源的應用價值與完整度。為實現對資源的高效利用，彰顯文書檔案資源的價值，要不斷提高文書檔案管理水平。然而，就目前文書檔案管理現狀來看，還存在著檔案管理意識淡薄、缺乏完善的檔案管理制度、檔案管理的信息化建設嚴重不足等，最終影響著文書檔案管理效果，成為當前需要關注的一項關鍵問題。

一、企業文書檔案管理中的常見問題

（一）檔案管理意識淡薄。縱觀企業文書檔案管理現狀，可以發現影響檔案管理水平的基本因素為管理意識，企業中相關領導在文書檔案管理上意識比較淡薄，各部門的協調性與配合度嚴重不足，導致檔案管理水平受到限制。部分領導認為開展文書檔案管理與企業的經濟效益無關，且在檔案認知上存在偏差，未能全面認識到檔案管理的價值意義、技術價值，進而在文書檔案管理上的精力、投資等都嚴重不足。

（二）檔案管理模式滯后。檔案管理工作的實施，很多企業都還保存著傳統的檔案管理方法，主要以人工方式進行管理，不僅耗時、耗力、耗財，也會嚴重威脅檔案效果。企業檔案管理工作的實施，若想提高檔案管理水平，企業必須要配備相應的管理設備與信息化平臺，以實現檔案的信息化管理。然而，在信息化背景下，企業在檔案信息化建設上的投入力度嚴重不足，未配備專門的檔案管理室與計算機設施，導致檔案管理信息化工作實施力度不強，會嚴重影響文書檔案管理水平與管理效率。

（三）缺乏專業化的檔案管理團隊。對于企業而言，文書檔案是不可或缺的，其在企業發展進程中扮演著重要的角色。檔案管理工作需要一定的檔案管理者去實施，然而，就目前檔案管理現狀來看，缺乏專業性的檔案管理團隊，導致在檔案管理上缺乏專業性。部分檔案管理者僅僅掌握基本的檔案管理知識，缺乏熟練的計算機操作技術，導致在檔案信息化管理上缺乏實效性與科學性。由于缺乏檔案管理先進技術，導致在檔案管理上的操作缺乏專業性與高效性，不熟悉信息化管理系統的操作技巧，使得檔案管理效率受到嚴重威脅。

二、企業文書檔案管理問題的處理對策

（一）加強領導對文書檔案管理的重視。新時期，為全面提高文書檔案管理水平，應從思想與認知上著手，讓企業領導意識到文書檔案管理的重要性，進而在檔案管理上能投入更多精力與經費，配備更為專業化的檔案管理團隊，這樣在檔案管理上能取得更為理想的效果。開展檔案管理時，為全面提高檔案管理水平，應做到各個部門相互協調，共同肩負起檔案資源管理的重任，能及時將檔案管理責任落實到各個部門，及時擴大整個檔案管理團隊，準備相應的檔案基礎設施與管理技術，以求為文書檔案管理工作的開展做好準備，從根本上提高檔案管理水平。

（二）打造專業化的文書檔案管理團隊。文書檔案管理工作的實施，必須要配備相應的文書檔案管理團隊，強調對文書的科學性管理，除了對文書檔案進行收集、分析、歸類、整理外，還要做好檔案管理工作，配備專業的管理團隊，要求管理團隊不僅要具備檔案管理知識，還要掌握先進的計算機操作技巧，這樣在文書檔案管理上更具專業性與高效性。此外，檔案管理團隊與文書工作者要及時聯系，文書工作者要具備高速的檔案管理意識，對所有的文書進行整齊而規范的管理，注重對每份文書的保存，這是實現檔案管理的基礎條件。文書檔案管理團隊的組建，前期必須要篩選優質的檔案管理團隊，上崗之前，要對文書檔案管理者進行嚴格考核，考核完畢后才可任職。

（三）建立完善的檔案管理制度。實施文書檔案管理工作時，為從根本上控制檔案管理水平，應構建科學而完善的文書檔案管理機制，借助制度來規范與約束檔案管理者的行為，依照管理制度中所設定的規范與準則進行檔案的管理，及時將管理責任進行落實與分配，以求更大程度上提高檔案管理水平。文書檔案管理制度實施時，必須要對文書檔案資源的收集、歸檔、整理、接收與管理等的具體操作方法進行規范，以求提高文書檔案管理水平。此外，還應建立相配套的文書檔案借閱機制，對檔案的審查與借閱等進行嚴格規范，設定嚴密的檔案查閱、借閱與審批手續，若檔案資料未能被及時歸還，要進行催還，將所歸還的檔案資料進行歸位處理，強調對文書檔案資源的統計與保護。

三、結束語

而今，為促進企業的長遠性發展，應重視企業文書檔案的科學性管理，強調文書檔案管理的規范化與標準化，以保證文書檔案的基本價值。新時期，為全面提高文書檔案管理水平，應重視文書檔案管理工作的實施，配備專業化檔案管理人才，建立完善的檔案管理制度，增強檔案管理意識等，以求更大程度上提高文書檔案管理水平。

[1]劉延玲,李春竹.淺析企業文書檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺世界,2013(S1):157.

[2]馬力媛.淺析企業文書檔案管理中存在的問題及對策[J].檔案天地,2015(06):53-54.

[3]樂梅.淺析電力企業文書檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業務,2016(19):102.