做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考

文/松原市社會保險檔案管理中心 劉威

做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考

文/松原市社會保險檔案管理中心 劉威

社會保險檔案管理工作應該結合社會保障機制的發展，只有這樣才能促進社會保障體系的進步。然而，在新形勢下，社會保險檔案管理工作還遇到很多的問題，這些問題嚴重干擾了我國社會保障行業的發展。本文主要分析新形勢下提高社會保險檔案管理的重要性，闡述目前所遇到的問題，再依據這些問題提出相對應的解決措施，以便更好地改善我國社會保險檔案管理工作。

社會保險；檔案管理工作

社會保險檔案是否保存完整、是否安全保存、是否有效利用等，都將直接和所有勞動者的合法權益相關，這對穩定社會和經濟的意義也非常大。尤其是隨著社會保險的不斷變化，其涉及的范圍越來越大，人數參與也越來越多，因此，規范化的發展需要迅速地建立起來，只有這樣才能提高社會保險檔案管理工作，才能確保社會保險檔案管理的科學、合理、規范，這也是建設法制化、社會化和規范化必然的選擇。

一、新形勢下提高社會保險檔案工作的重要性

社會保險檔案由于其針對的對象是廣大人民群眾，其主要收集的是社會保險單位關于廣大勞動者辦理的養老險、失業險、醫療險或者生育險所涉及的所有文獻資料，因此，其具備了一定的特殊性。為了確保檔案管理工作的切實可行，就需要改變傳統的檔案管理工作模式，這也是發展的必然結果，只有這樣才能有助于檔案管理體制的健全，才能促進社會保險業務的展開。社會保險檔案中記錄的信息尤為重要，倘若信息丟失將很難找回，這樣的話也將導致后續的工作無法開展。因此，提高社會保險檔案管理工作尤為重要，特別是在信息化發展的今天，如何在檔案管理中運用信息化技術是確保檔案管理信息化和標準化重要的工作內容，這也是為后續的工作奠定基礎。

二、社會保險檔案管理遇到的問題

社會保險檔案是整個社會保障體制中重要的組成部分，它確保了社會保障信息交流和共享，是維護所有勞動者的合法權益證書，也是社會保障部門科學化和效率化工作的參考條件。社會保險檔案管理工作應該和社會保障體系協同發展，只有這樣才能促進社會保障行業的發展。然而，在我國，社會保險檔案管理工作還存在很多的困難，這些困難制約著社會保障事業的發展，其主要有以下幾點：

（一）管理形式不統一。雖然社會保險檔案管理工作已經受到很多的重視，然而，在實際的工作中并沒有取得預想中的效果，其存在的問題還沒有完全地解決。最為明顯的問題就是沒有統一的管理形式，規范性非常弱。社會保險業務在受理過程中，會出現大量的文獻資料，這些資料不可能是由一個部門完成的，它需要很多的部門協同工作，有的時候還會造成工作上的重疊，這樣的話不僅僅降低了工作效率，還造成了資源浪費，不利于社會保險工作正常運行。

（二）缺少專業性的管理。傳統的檔案管理方式主要使用的是紙質的材料，但是，這樣容易造成文獻的丟失或者損壞，可以說在某種程度上增加了檔案管理工作的難度。比方說，如果檔案管理科室出現了火災或者水災等事故，那么這些損壞的紙質文件將再也找不回來。雖然，目前計算機信息技術運用比較普遍，但是，在檔案管理工作中還沒有被廣泛地運用，更不要說明確的制度限制，這也造成管理內容混亂、模糊、不確定，影響了檔案管理工作質量。此外，隨著社會保險業務的不斷增長，對于檔案資料的需求越來越頻繁，這無疑增加了檔案管理工作的難度。

（三）檔案管理方式落后。檔案管理是保障社會保險業務順利進行的憑證，但是，在實際工作中檔案管理方式并沒有完全地落到實處，因此，無法滿足現階段社會保險業務的改革需求。目前，大多數檔案管理科室的基礎設施還沒有健全，尤其是在重大事故中，資料丟失的現象比較普遍，又或者所處的環境不利于資料保存，造成檔案損壞。

三、提高社會保險檔案管理工作

（一）健全檔案管理制度。檔案管理工作應該符合時代的需求，因此，要不斷完善檔案管理制度。檔案管理是社會保險業務展開的重要憑借，所以，需要健全的檔案管理制度去指導，特別是在社會保險業務需要大量文獻資料支撐的時候，檔案管理資料尤為重要。為了避免因為資料的丟失影響實際的工作，就需要科學、合理地健全檔案管理制度，以此提高檔案管理工作效率。

（二）提高制度標準設立，確保規范化管理。社會保險檔案管理的發展方向應該是科學化、標準化和規范化，以及制度化，因此，需要制定科學的管理方式。比方說，提高社會保險檔案的資料收集、文獻歸檔、信息整理和保管，以及查看、運用、轉交等工作的開展，而規范化的管理方式可以有效保證這些文獻資料的最大化運用。對于不同的檔案，特別是社會保險檔案中的會計檔案、專業檔案，以及保險類的檔案等，要清楚地劃分出來，載體和內容的不同，其對應的保管期限和歸檔位置也要有所變化。

（三）社會保險檔案管理工作應當注重創新式管理。社會在進步，企業在發展，因此，檔案管理工作也需要創新，比方說，堅持檔案管理的統一性，也就是堅持檔案管理工作領導、單位、機制、監管和指導的統一，實現檔案管理最大化價值。此外，還應該采用無紙化自動辦公，這樣就可以將紙質文檔轉換成電子文檔，提高檔案管理的安全性。

四、結束語

社會保險檔案對保險公司工作的開展意義非常大，這也是推動社會保障事業可持續發展的重要途徑。總的來說，在信息化發展的今天，社會保險檔案管理工作應該向著網絡化和規范化的發展方向，解決傳統的檔案管理工作中遇到的問題，符合時代發展的需求，確保社保工作的有效性。

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[2]李運榮.新形勢下做好新型農村社會養老保險檔案管理工作的思考[J].山東檔案,2015(05):43-44.

[3]朱楓.做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考[J].辦公室業務,2016(19):78.