信息化對民政檔案管理工作的影響

文/山東省菏澤市鄆城縣民政局 謝衛國

信息化對民政檔案管理工作的影響

文/山東省菏澤市鄆城縣民政局 謝衛國

隨著計算機技術及信息技術的進步，信息化建設已逐漸融入各個行業及各個領域中，民政檔案管理工作中也需要緊跟時代的發展，創新并改進傳統民政檔案管理工作的模式，不斷提高其工作質量和效率。本文就信息化對民政檔案管理工作的影響以及改進其工作的措施進行了簡要分析。

信息化；民政檔案管理；影響

民政檔案工作和人民群眾有著十分密切的聯系，而檔案是我國民政部門的資料庫，是民政工作的一項重要內容。隨著社會的發展及科技水平的不斷提高，檔案信息化建設成為改進并提高我國民政工作的重要途徑。在信息化時代，探索信息化對民政檔案管理工作的影響，具有非常重要的意義。

一、信息化對民政檔案管理工作的影響

民政工作的主體是人民群眾，和人民群眾的實際生活以及社會的和諧有著直接關系。隨著社會的高速發展，民政檔案工作也越來越重要，但其工作量也越來越多，要歸整的資料非常多，比如人們的婚姻狀況、戶口等等。如今，隨著我國檔案管理工作的不斷進步及改進，以及我國制度改革的不斷深入，使得民政檔案工作領域持續擴大，其職責也在增多。而通過運用信息技術就能加速所有檔案文件的分檔、歸檔工作。

首先信息化促進檔案載體轉變為電子形式。以往的檔案載體是紙質的，檔案管理的整個過程均是手工操作的，現在隨著計算機技術以及互聯網技術的應用，檔案存放變成了虛擬電子形式進行的存檔。民政檔案管理部門建立檔案數據庫，民政檔案工作人員檢索就從紙質資源檢索轉變成了電子化數據，工作非常簡便。

其次，信息化建設使得民政檔案的利用效能提高了，民政檔案管理工作最根本的目的就是為廣大人民群眾提供便利。以往傳統的檔案管理工作，從收集、整理到歸檔，再到利用這整個過程非常繁瑣，民政檔案管理工作要形成一份檔案一般需要很長的周期，民政檔案的信息化技術的應用大大縮短了檔案形成的時間，從而提升了檔案管理工作的效能。

最后，信息化為檔案使用者提供了便利，傳統的民政檔案在利用的時候十分不便，現在，通過信息化的檔案管理，檔案用戶通過個人的賬號和口令就能進行操作，極大地為用戶提供了方便。此外，利用有關信息技術可加密保存民政檔案中重要的文件，他人就不能輕易對其進行復制。同時還可利用安全軟件，以檢測檔案文件的安全狀況，防止黑客分子入侵。信息化建設能有效推動我國民政檔案管理工作高效進行以及促進社會的發展。

二、信息化背景下改進民政檔案管理工作的措施

（一）加強民政檔案信息平臺的安全性能。隨著信息時代的到來，以往的民政檔案信息平臺的安全性已不能達到現代發展的要求。所以，民政部門對檔案信息系統進行升級，不斷優化其安全性能，或者引進安全系數更高且性能更加穩定的檔案信息系統，同時禁止接入外來數據來源的信息數據，也不允許用有信息化系統的電腦接受陌生郵件、QQ聊天，不能在該電腦上使用不明的硬盤、U盤以及光盤等等。在信息化系統的電腦上設立軟硬件防火墻，以避免木馬、病毒的侵襲。另外，還需做好民政檔案數據的更新維護工作，安排人員專門管理該平臺，并實施保密制度以及備份檔案數據，保障之后民政檔案信息化平臺的建設能順利完成。

（二）完善民政檔案管理部門的硬件配置。建設民政檔案信息化管理平臺的前提是具備合適的硬件設備。比如數碼相機、打印機、電腦、掃描儀等輸入輸出設備，對建設信息化檔案平臺具有至關重要的作用。同時還需做好館藏檔案資源建設工作，將歷史資料掃描整理、入庫，以不斷豐富館藏檔案的資源，提高檔案庫的存量。全面推進民政檔案的基礎設施建設，加快清理歷史資料的進展，是檔案資源更加層次化、立體化以及具體化。通過民政部門加大對檔案管理的資金投入力度或加大財政投入，增加人手，重建或改建檔案基礎設備，成立檔案工作的領導小組，加快檔案整理力度。

（三）提升民政檔案相關工作者的信息化能力。要實現民政檔案管理的信息化建設就必須讓民政部門檔案管理人員熟練掌握及應用現代化、信息化的相關知識及技能。現在民政工作的服務內容在擴大，難度也在不斷加大，檔案管理人員的專業性要求也更高，所以，民政檔案有關的工作人員的業務水平也必須相應提升，以保證工作質量和效率。為此，必須積極組織相關工作人員進行檔案管理工作的培訓學習，加強他們職業道德方面的教育，以不斷增強其保密意識，提高其專業知識及技術。培訓學習的內容應結合當地民政工作的實際情況，比如應和當地的民生民情等具體情況相符合，同時培訓內容還應具備針對性及專業性，內容應避免空話套話。培訓結束后及時組織相應的考核，鞏固他們所學的知識，若考核不合格，應組織單獨輔導。

三、結語

信息技術的發展與應用，以及網絡的普及，讓民政檔案管理工作發生了極大的變化，同時也給民政檔案管理工作帶來了極大的挑戰。民政部門在面對這種挑戰時，應不斷強化民政檔案信息平臺的安全性能、不斷完善其相關硬件配置、提升民政檔案工作者的信息化能力，提升民政檔案管理工作的效果。

[1]萬雪蓮.試論信息化對民政檔案管理工作的影響[J].黑龍江史志,2015(13):155.

[2]王海靖.信息化對民政檔案管理工作的影響研究[J].商,2016(27):101.