對科研單位檔案管理重要作用的認識

文/中國水產科學研究院漁業機械儀器研究所 紀毓昭 韓夢遐 沈芝慧

對科研單位檔案管理重要作用的認識

文/中國水產科學研究院漁業機械儀器研究所 紀毓昭 韓夢遐 沈芝慧

檔案管理是諸多管理工作中的一項內容，就其本質而言，是對單位的發展軌跡、獲取的優秀成果、工作業績優劣的收集、記載以及開發利用，是衡量單位管理水平的重要尺度之一。如何正確認識檔案管理對科研單位發展的重要作用，是做好科研單位檔案管理的基礎。

檔案管理；重要作用；認識

檔案是有價值的原始記錄，是社會組織及其成員通過各類創造性的活動逐步形成并保存下來的，可以是文字、圖片、數據、音像，也可以是實物。檔案是科研單位事業成敗榮辱的見證和客觀反映。

一、檔案管理的特點

檔案管理是諸多管理工作中一項內容，對科研單位而言，是科研事業發展軌跡、獲取的優秀成果、工作業績優劣的收集、記載以及開發利用。檔案管理有其自身的特點：一是服務性，檔案管理不直接參加科研活動和生產研究成果，而是通過提供檔案的信息資源為科技研究可持續開展服務。二是科學性，檔案往往是伴隨科研活動進程而直接形成，是客觀的，而檔案管理需要依據專業學科理論研究和分析科研工作的內在特點，形成符合實際的、個性化的檔案管理規律。三是管理性，檔案作為文件資料和數據資料的保存方式，其工作對象是原始記錄，基本任務是維護和確認資料的原始性，是對科研活動產生的信息資源進行收集、鑒別、保存等的管理。四是文化性，檔案的內容和用途反映出很強的文化性，檔案是見證歷史足跡的遺產，檔案能對繼承者進行發展歷程的傳播和教育。五是政治性，檔案都是為一定的階級所掌握、為一定的社會制度所服務，我國的檔案就是為中國特色社會主義建設服務。

二、檔案管理對科研單位發展的作用

科研單位檔案管理的重點是科研活動中形成的科技檔案，從檔案屬性和檔案管理特點看，檔案管理對科研事業發展起著兩大主要作用：

（一）參考與借鑒作用。繼承和創新是科研工作的本質特性，科研工作的開展需要對前任者的研究成果進行參考和取其精華，通過對研究方式和結論的借鑒，并融入自身創新思維開展研究，形成新的研究成果。能發揮作用的唯有檔案，檔案不僅是科研活動的反映，也是科研水平的體現。因此，檔案管理對于新興科技研究具有重要意義。

（二）知識產權保護作用。檔案真實記錄科研單位發展的歷程，具有客觀、公正性，具有法律效力。檔案的特點決定了檔案是知識產權的載體，在知識產權保護中唱主角，二者之間如同皮和毛的關系，檔案是皮、知識產權是毛，“皮之不存，毛將焉附”。因此，只有完善檔案管理，方能保護作為無形資產的知識產權，并使其自身價值得以體現。

三、檔案管理不被重視的原因

檔案管理是一項基礎管理工作，沒有“短、平、快”的效應，這類表象使有些科研單位對檔案管理不夠重視，不配備專人、無管理要求，甚至沒有專業的綜合檔案室。

（一）認識上的誤區。從大環境來看，一部分科研單位對檔案管理的要求、內涵的認識是不足的，認為檔案管理是一種缺乏技術含量、純粹機械式采集和整理的工作，兼職代管就行了。正因為不被重視或兼職，檔案管理者不能感受到發展空間和創新機會，不愿從事檔案管理工作，導致檔案管理隨意性很大、價值不能有效體現，制約了檔案管理工作對單位發展作用的發揮。

（二）效益的隱蔽性。當今社會，效益是一切工作的核心。檔案管理效益同樣被關注、同樣要計算投入產出，然而就檔案管理本身而言，效益和貢獻是難以直接體現的，只能依賴科研活動的利用而體現，是“陪襯”、是“配角”。因而在檔案管理效益的概念中存在投入的清晰性和產出的模糊性這一對矛盾，這種效益的隱蔽性成為人們認識檔案管理成績和重要性的障礙。

（三）成效的滯后性。所謂滯后，主要是針對檔案從管理到出成效的周期而言。各類資料進入檔案室要成為檔案需要經過整理、鑒定、統計等諸多工作環節，需要有一定時間處理；而從檔案開放到被利用再到產生效益又有時間距離，所以檔案管理的成效反映和對單位發展作用的體現表現出滯后性。因此在當前追求高速度的時代，檔案管理的滯后性和慢效應是不被人們理會和顧及的。

四、優化檔案管理工作的思考

（一）強化對檔案管理的重視。要真正做好檔案管理工作，首先要從其法律地位、隱蔽性、滯后性等方面提高全體員工的思想認識，讓員工充分了解檔案管理存在的意義。其次工作的被重視程度決定了工作成效的優劣，領導者要祛除傳統思想偏見，正確理性地對待檔案管理潛在的價值，重視檔案管理的必要性。而檔案管理者要正確看待崗位的默默無聞，以高效的工作和出色的成績贏得重視。

（二）打造優秀的檔案管理隊伍。人是做好一切工作的決定性因素，檔案管理無論是專職或是兼職，科研單位都要建立一支政治素質強、業務水平高的管理隊伍，通過學習、培訓以及制度規范，提升隊伍的管理意識，優化管理理念和管理技術。檔案管理者要了解單位科研專業知識、知曉研究課題的情況，要掌握符合時代發展的管理新技能，熟悉單位“家底”，成為檔案管理的“多面手”和“活電腦”。

（三）拓展檔案管理的現代方式。隨著社會的發展，科學技術日新月異，當前信息技術已滲透到各個領域，體現在各項工作之中。信息技術應用于檔案管理是時代發展的必然、社會進步的趨勢，要拓展檔案管理方式，創新檔案數字化管理手段，借助信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，改變傳統的純人工、純紙質的管理方式，減少重復性的勞動和管理成本，從而提高檔案開發利用的效率。

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