關于如何創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理研究

文/新疆維吾爾自治區(qū)疾病預防控制中心 杜曉梅

關于如何創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理研究

文/新疆維吾爾自治區(qū)疾病預防控制中心 杜曉梅

在科技發(fā)展的推動下，我國人民的法律意識得到了普遍增強。同時，新時期改革工作的逐步推進，使得事業(yè)單位的工作面臨著更嚴格的要求。事業(yè)單位的檔案管理作為發(fā)展改革中的重點內(nèi)容之一，長期以來沒有得到應有的重視，事業(yè)單位的檔案管理工作仍處在初級起步階段，關于檔案歸檔、整理與保護等一系列工作不夠成熟，難以適應時代發(fā)展的趨勢與需要。因此，針對新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新問題的緊迫性與必要性，本文圍繞事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進行了分析，并結合實際工作經(jīng)驗提出了相應的創(chuàng)新建議，以期能促進事業(yè)單位檔案管理工作水平。

事業(yè)單位；檔案工作；創(chuàng)新管理

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識薄弱。作為國家的特殊部門，事業(yè)單位與一般的廠礦企業(yè)有所不同，部門領導及工作人員一味追求工作效率與結果，缺乏正確的檔案管理工作意識。首先是領導干部層面，其普遍認為管理工作屬于簡單的文員差事，對檔案管理缺乏長遠完備的工作計劃。其次，在這種影響下，管理人員對于檔案資料往往會以裝進檔案袋并放入柜子作為唯一工作任務，而不會具備重新翻看、整理、歸檔及查找遺漏的意識。這可能會導致檔案的丟失或遺漏，在需要指定檔案資料卷宗時手忙腳亂，無法及時找到所需資料。在極少數(shù)出于考核要求進行檔案達標升級評定的單位中，也只是被動進行，缺乏思想意識上的認識。

（二）缺乏專職管理人員。如前文所述，由于事業(yè)單位缺乏檔案管理意識，認為檔案管理只是幕后的工作，無法產(chǎn)生直接效益與功效，因此尚未設立專門的檔案管理人員，特別是在一些基層機關，往往只有一個極為簡單的檔案室或檔案柜。其次，少數(shù)事業(yè)單位即使設立了專門的檔案管理工作者，大多數(shù)是新手或者兼任，業(yè)務能力強的人員都會調(diào)往其他重要管理部門。缺乏專業(yè)培訓的新手，特別是在沒有做好交接工作的情況下，對于檔案的收集、整理和歸類都存在十分棘手的問題。最后，由于缺乏專職人員，工作經(jīng)手人的變動比較大，檔案很容易出現(xiàn)資料不全或者檔案丟失等問題。

（三）硬件設施落后。事業(yè)單位經(jīng)常出現(xiàn)檔案發(fā)霉或者損壞等問題，這也反映了我國事業(yè)單位在檔案管理與投入存在的問題，不僅體現(xiàn)在管理人員的設立上，也體現(xiàn)在配件設施的匱乏上。一些事業(yè)單位沒有配置電腦，或者檔案盒供不應求，使得檔案歸類模糊，擺放凌亂，為檔案查找工作增加了難度。此外，部分檔案室建設與擺放不符合規(guī)范要求，甚至存在堆放易燃易爆物品的現(xiàn)象，增加了火災隱患。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

（一）加強檔案管理意識。首先，要從單位領導層面入手，改變其過度看重業(yè)務而忽視檔案的思想，幫助其糾正錯誤觀念：事業(yè)單位的工作既包括顯耀的人前工作，也包括檔案管理這樣的基礎環(huán)節(jié)。如果單位的領導干部在檔案管理工作方面意識淡薄，過度重視能看到成績的工作，就難免會引領基層工作人員發(fā)生認識和行為上的偏差，導致檔案管理工作難以落到實處，達不到真正的管理目的。其次，要在領導干部的引導下，加大投入力度，逐步加強檔案管理人員的工作意識，力求更好地促進檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

（二）明確人員職責。確保檔案的完整性、安全性，既是檔案管理人員的職責，也是檔案保管工作的主要目標。作為檔案管理人員，要明確自身的職責，切實維護一切檔案管理的完整性，拒絕產(chǎn)生檔案資料丟失、凌亂、霉爛的現(xiàn)象。這是檔案管理人員最基本的職責所在，不能因為存在檔案室受潮、鼠患以及失竊等客觀因素而有所推脫。管理人員需要全程保持警惕，周全考慮一切風險因素，降低意外的可能性，確保檔案管理的順利開展，為其他與之相關的工作奠定良好的基礎。

（三）加大監(jiān)督力度。作為事業(yè)單位的管理人員，不管在什么崗位，都應該明白“有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究”的重要性。因此，事業(yè)單位的檔案管理在確保有章可循，有章可依的同時，更要加大監(jiān)督力度。關于涉及損毀、盜竊檔案的違規(guī)違法問題，一律及時上報，嚴肅處理，不能姑息隱瞞。此外，對于需要重點保護的檔案資料，應該進行重點保護，比如可以在檔案室安裝攝像監(jiān)視器進行監(jiān)控，對查閱檔案的利用者或檔案的提取者進行更好地管理。

（四）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。作為檔案的直接管理者，檔案管理人員必須從各方面加強自身的綜合素質(zhì)，不斷提高管理工作質(zhì)量。首先，檔案管理人員帶著全心全意為人民服務的精神，在平凡的檔案管理崗位上不計得失，默默奉獻。其次，管理人員必須具備良好的業(yè)務素質(zhì)，以專業(yè)的檔案管理知識來開展相關工作，做到科學整理與存放檔案。與此同時，事業(yè)單位的檔案管理人員還需要具備的是相應的觀察能力與分析能力，做到敏銳觀察、有效分析辨別檔案利用者的別有用心，爭取更好更快地掌握檔案管理工作的規(guī)律。

三、結語

不管是在生產(chǎn)型的企業(yè)還是在國家機關與事業(yè)單位，檔案資料都是國家信息的主要來源，也是珍貴的記憶儲存和備份，因此檔案管理工作也是社會發(fā)展中不可替代的工作環(huán)節(jié)。作為事業(yè)單位的檔案管理人員，應該及時深入地進行自我反省，針對不完善不健全的管理問題，努力尋找解決方案，以此促進檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案管理工作在新時期發(fā)展應有的作用。

[1]王璠.關于新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].改革與開放,2015(10).

[2]王玲玲.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務,2015(12).

[3]利敏.探討事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革[J].辦公室業(yè)務,2013.