事業單位檔案管理工作存在的問題與解決措施探討

文/青島市城陽區農業局 車志華

事業單位檔案管理工作存在的問題與解決措施探討

文/青島市城陽區農業局 車志華

檔案是重要的信息載體，是保存可供備查的歷史記錄，是了解組織及個人的具體情況的重要的文獻資料。隨著社會和科學技術的發展進步，對檔案管理的工作提出了更高的要求。本文將就事業單位檔案管理工作存在的問題與解決措施等內容進行探討

檔案管理；問題；措施

作為一項機密性與專業性較強的工作，檔案管理是維護單位與人員資料的一項重要的工作。事業單位在檔案管理工作方面存在一系列問題，正面臨全新的挑戰，加強對事業單位檔案的管理，及時研究并有效解決事業單位在檔案管理工作中存在的問題，使得事業單位檔案管理工作向著良性方向發展，是本文將要探討的問題。

一、事業單位檔案管理工作現狀與存在的問題

（一）檔案管理人員專業素質不高，對檔案管理重視程度不夠。隨著社會的發展和科技信息手段的普及，對檔案管理工作也提出了新要求。然而，事業單位的檔案管理工作人員的專業素質卻沒有跟上時代的步伐，檔案管理專業水平較低，不熟悉檔案內容，更缺乏能夠對檔案信息進行深層次分析與開發的人才，這些檔案管理工作人員很難適應當代社會對事業單位的檔案管理工作的需要。所以，引進熟悉業務的高水平檔案管理人才，提高現有檔案管理人員的專業素質十分必要。另外，一些事業單位無論是領導還是檔案管理人員對檔案管理工作重視不夠，對檔案的重要性認識不清，多數人認為檔案管理工作只是一種保管性的工作，只要不丟失，不泄密，能應付查找就可以了，并沒有把檔案管理工作納入到事業單位的日常工作當中。

（二）檔案管理模式較落后，信息化程度不高。目前，一些事業單位還是采用傳統的檔案管理方式，實行目錄管理，以紙質文檔為主，在人力、物力以及財力等方面都造成了很大的浪費。同時，紙質檔案不但容易損壞，不好保存，也給檔案查找帶來了很多的不方便，這些傳統的檔案管理模式顯然已經不適應時代的發展要求。而隨著科技的發展，信息技術的普及，其在檔案管理中已得到應用。但一些事業仍使用傳統的檔案管理模式，跟不上時代步伐，這不但給檔案的保存帶來了不便，也使得工作效率普遍不高。

（三）檔案管理秩序混亂，檔案室硬件設施不健全。目前，很多事業單位在檔案管理制度的建設上存在不完善不健全的現象，檔案管理的秩序較混亂。在收集檔案工作中，檔案不全，不交檔案，檔案收集困難等現象時有發生。而且檔案整理工作也不完善、不規范。因為事業單位檔案管理人員的流動性問題導致檔案整理工作缺乏統一的標準，因為很難追責，所以檔案的遺漏、目錄與檔案內容不符、資料丟失等現象屢見不鮮。此外，某些事業單位由于對檔案管理工作不重視，所以不愿在檔案室建設上進行投資。所以，很多事業單位檔案室環境硬件設施不完善、不齊全，檔案室陰暗潮濕，造成了檔案材料的損壞甚至霉變，檔案的完整性受到影響。

二、目前檔案管理工作存在問題的解決措施

（一）對檔案管理人員加強業務培訓，提高其綜合素質。檔案管理工作的好壞，跟工作人員的專業素質有很大關系。為了使得事業單位的檔案管理工作邁入正軌，跟上時代的步伐，事業單位應對檔案管理工作人員進行定期的業務培訓。工作人員不但要熟練掌握檔案管理專業知識，還要進一步提高其計算機信息化水平，工作人員以參加培訓或自學等方式，提高工作效率以及檔案管理質量，積極地探索新的檔案管理模式。

（二）制定完善的檔案管理制度，全員重視檔案管理工作。為提高檔案管理工作的規范性和標準性，各事業單位應制定完善的檔案管理制度，并認真遵照執行，對違反制度規定的操作行為應認真追責。從領導開始自上而下對檔案管理工作要認真對待，加強重視，認真檢查，認真督導，認真考核，把檔案管理工作提到事業單位日常的工作日程上來，推動檔案工作的科學化與制度化。

（三）加大對檔案管理工作的投入，逐步建立檔案管理的信息化資源庫。事業單位應在檔案管理工作上加大資金投入，完善檔案室建設，購置先進的檔案管理設備，在工作人員信息化水平提高的同時，硬件設施也要配備上，要購買計算機設備，進行檔案的信息化管理，改變傳統老舊的管理模式，并逐步建立檔案管理的信息化資源庫，更方便檔案的保存與查找。使檔案管理工作能更快更好地開展。

（四）對檔案的管理工作采用競爭機制，引進檔案管理專業人才。為了使檔案管理工作更加規范科學，在檔案管理的人事制度上，可采用競爭機制，讓工作人員競爭上崗，并認真考核，對優秀工作人員給予獎勵，這種優勝劣汰的工作制度，使得檔案管理工作人員具有危機意識，從而不斷地完善自己，加強學習，認真看待檔案管理工作。同時，事業單位為使檔案管理工作更好地跟上時代的步伐，應不斷引進檔案管理人才，給檔案管理隊伍輸送新鮮血液，更新檔案管理理念，激發他們工作的活力，不斷提高其業務水平，使得事業單位的檔案管理工作更上一個臺階。

三、總結

總之，隨著社會的快速發展，科技的不斷進步，對檔案的管理工作也提出了更高的要求。事業單位在檔案管理工作方面存在一系列問題，也面臨著全新的挑戰，加強對事業單位檔案的管理，及時研究并有效解決事業單位在檔案管理工作中存在的問題是目前事業單位管理工作中應該重視的問題，檔案管理人員要依據國家法律法規，認真做好檔案管理工作，不斷提高自身素養，加強學習，不斷引進先進的管理理念，不斷創新，改變傳統老舊的檔案管理模式，提高事業單位檔案管理的工作效率，使得事業單位的檔案管理工作達到更高的層次，為社會群體提供更好、更優質的服務。

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