淺議檔案管理工作中存在的問題及對策

文/濰坊市市直機關醫(yī)院辦公室 張威

淺議檔案管理工作中存在的問題及對策

文/濰坊市市直機關醫(yī)院辦公室 張威

檔案作為工作開展過程中留存下來的具有特定歷史性的有限資源，不僅僅具有證據(jù)憑證的作用，還具有十分重要的參考價值。當前，社會經(jīng)濟快速發(fā)展，法治建設持續(xù)完善，檔案資料的重要作用愈加顯現(xiàn)，人們對其重要性越來越重視。對比不斷變化的經(jīng)濟社會形勢，檔案管理工作的社會服務效能相對滯后，在管理方面還存在著一些亟待解決的問題。

檔案管理；問題；對策

一、當前檔案管理工作存在的問題

（一）專業(yè)意識淡薄，思想認識不到位。長期以來，全社會普遍存在檔案意識淡薄的問題，對檔案資料的重要作用認識不到位，對檔案管理工作的規(guī)律把握不到位，對檔案管理的業(yè)務知識學習不到位，對檔案管理的法律法規(guī)了解不到位。部分分管領導以及檔案工作人員把檔案管理工作簡單看作收集資料，裝訂成冊，存放入庫，僅此而已。這是對檔案管理工作最膚淺的一種看法，卻也是最具代表性的看法。

（二）業(yè)務素質(zhì)不高，人員配備不到位。檔案管理人員多由其他崗位人員兼任，沒有專職檔案管理人員，這一問題在相當多的單位里普遍存在著。檔案管理一般設在黨政辦公室內(nèi)部，多由黨政辦公人員兼職，他們基本沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)學習，甚至也很少接受過專門的檔案業(yè)務培訓，未經(jīng)過崗前培訓就上崗，或者邊在崗邊培訓，業(yè)務不熟，素質(zhì)不高。人員變動頻繁，配備人選多為一些年老學歷低或者體弱病殘人員，檔案崗位淪為“過渡崗”“養(yǎng)老崗”。

（三）組織機制不順，制度管理不到位。正因為忽視檔案管理工作的重要性，所以認為檔案工作可有可無，更談不上建立檔案管理相關組織機構(gòu)，健全相關的規(guī)章制度。有些雖然制定了管理制度，但機制不順、組織不全、制度不嚴、管理不規(guī)范。沒有機制規(guī)范，缺少制度約束，檔案管理人員責任心不強，積極性不高，導致檔案管理工作混亂無序，雜亂無章，出現(xiàn)檔案資料丟失問題，給單位工作造成負面影響。

（四）基礎設施匱乏，管理保存不到位。對檔案管理工作的不重視也直接造成檔案辦公經(jīng)費不足，檔案室建設不標準、不規(guī)范，基礎條件差。有些單位沒有設立專門的檔案庫房，而是與辦公房屋合二而一，有些則與倉庫庫房合為一體，檔案與雜物堆放在一起，防蟲防潮防霉設備措施不到位，對檔案資料造成了嚴重損毀。

二、加強和改進檔案管理工作的對策

（一）切實提高認識，加強組織領導。單位要組織檔案管理人員進行專業(yè)培訓，領導人員和工作人員都要進行系統(tǒng)學習，充分認識到檔案資料的重要性，認識到檔案管理工作的重要性，認識到檔案管理在單位發(fā)展中所起到的重要作用。要進一步明確檔案管理工作是工作中必不可少的重要內(nèi)容，重要環(huán)節(jié)。要堅持對人民、對歷史負責的態(tài)度，切實加強檔案管理工作的組織領導，完好保存好檔案資料，有效發(fā)揮好檔案價值。

（二）明確崗位責任，優(yōu)化工作環(huán)境。堅持分工負責的原則，明確檔案管理崗位的工作職責，細化任務分工，責任落實到人。分管領導有分管責任，要定期聽取檔案管理工作匯報，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題；工作人員有具體責任，要定期接受業(yè)務培訓，在工作中恪盡職守，認真負責，確保檔案管理有序有效。投入人力物力，切實改善檔案管理工作環(huán)境，配備必需的辦公場所和設備，做好通風、防蟲、防霉、防火等保護措施。

（三）建立運行機制，健全管理制度。要增強對檔案管理工作的重視程度，成立檔案管理工作領導小組以加強領導，根據(jù)單位實際情況可以設置檔案室、檔案科等專門的檔案管理機構(gòu)。配備有能力、有素質(zhì)的專職工作人員，確保檔案管理人員崗位的相對穩(wěn)定。健全完善的檔案管理工作制度，建立科學合理的檔案管理工作流程，制定檔案管理工作考核標準，不斷提升檔案管理信息化水平。

（四）加強督導檢查，強化隊伍建設。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識學習和專業(yè)技能培訓，同時需要引進當?shù)貦n案館等外部專業(yè)機構(gòu)協(xié)助開展。可借助外部專業(yè)力量對本單位檔案管理工作加強督導檢查，以提高檔案管理水平。積極引導檔案管理人員樹立高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、嚴肅認真的工作態(tài)度和樂于奉獻的工作精神，通過加強培訓具備扎實的專業(yè)知識、較高的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，同時掌握現(xiàn)代化技術(shù)和先進管理理念。

（五）重視宣傳教育，形成工作合力。要在本單位組織開展學習貫徹《檔案法》等形式多樣的檔案管理宣傳教育活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案的利用價值作用，大力宣傳檔案相關法律法規(guī)知識，引導全單位人員走進檔案、了解檔案，使他們充分認識到檔案管理工作對社會發(fā)展和經(jīng)濟建設的重要促進作用，從而自覺增強協(xié)助檔案管理的主動性。

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[4]張英紅.淺析檔案管理存在的問題及對策[J].農(nóng)村實用科技信息,2014(12):58.