食品藥品行政處罰案件的檔案管理探究

文/陜西省寶雞市食品藥品稽查支隊 李莎

食品藥品行政處罰案件的檔案管理探究

文/陜西省寶雞市食品藥品稽查支隊 李莎

食品藥品安全關乎百姓健康與切身利益，食品藥品監督執法過程中產生的行政處罰案件作為檔案的重要組成部分，對于食品藥品監督執法有著重大意義。然而，由于專業技術欠缺，行政處罰案件的檔案管理工作嚴重滯后，與當前檔案管理的相關要求不符，不能有效發揮其技術支撐的作用。本文結合檔案管理現狀，對行政處罰案件的檔案管理工作提出一些看法，以期推動食品藥品行政處罰案件檔案管理工作的深入開展，為稽查執法奠定堅實的基礎。

食品藥品監管；檔案管理；規范化

一、食品藥品行政處罰案件檔案管理工作的意義

食品藥品安全一直是人們關注的熱點話題，食藥監部門依法開展各類專項整治活動，嚴厲打擊了各類食品藥品違法行為，有效規范了市場秩序，維護了人民利益。在監督執法過程中，產生了大量執法文書、監管信息、處罰量化指標等執法檔案，行政處罰案件作為執法檔案的重要組成部分，是嚴厲打擊食藥違法行為的憑證和依據，是行政執法工作經驗的有效積累，是考量行政執法水平的技術儲備的有效標志，它真實地反映了行政執法的每個環節和處罰結果，有利于開展行政復議和行政訴訟，對于食品藥品監督執法起到了至關重要的作用。

二、當前食品藥品行政處罰案件檔案管理存在的突出問題

（一）重視程度不夠。一是食品藥品監督管理部門重視程度不夠。當前的食藥監督執法具有著日常監督、專項整治、抽檢檢驗、投訴舉報、新聞宣傳等諸多職能，檔案管理作為其中一項工作，因其預見性差，“政績”少，長期處于被忽視的地位，因而重視程度不高。二是領導重視程度不夠。大多數的領導片面認為檔案管理工作就是將簡單地將文書收集整理在一起，沒有什么技術難度，因而對于相應的技術力量配備上也沒有進行相應的規劃，嚴重阻礙了行政處罰案件檔案管理工作的發展。

（二）專業技術力量薄弱。一是檔案專業技術人員欠缺。檔案管理工作是行政執法工作開展的歷史記錄，但經常受到忽視，尤其是在食藥部門中，既懂行政執法，又懂檔案管理的專業技術人員少之又少。大多數檔案管理者都是身兼數職，因而檔案管理工作也是無法得到有效的技術保障。二是行政處罰案件的檔案管理缺乏確鑿的法律依據及專業技術指導。當前食品藥品行政處罰案件的檔案管理基本處于紙質化管理的初級階段，大部分單位未能對案件的檔案管理做過多深入的科學研究，還存在著對存檔內容界定不清晰，程序不嚴格，對案件的電子、聲影等檔案較為忽視等突出問題，一定程度上影響了行政處罰案件日后對于行政執法的重要作用。

（三）管理設施不配套。按照《檔案法》的相關要求，檔案收集管理應具備相應的設備設施。目前，大多數的行政單位沒有配備專門的檔案管理室，案件的檔案管理僅僅是整理堆放，缺乏有效統一的分類、編目和整合，“六防”無法達標，造成了一些行政處罰案件受潮發霉、蟲蛀等問題，甚至因人為等不可抗拒因素造成了案件的丟失和毀壞。

（四）信息化建設滯后。以互聯網信息時代、云計算和大數據為技術創新的信息化時代已經深入到了各行各業，在不斷倡導“深化檢索”的時代，檔案管理工作遇到了極大的機遇和挑戰，信息化建設勢在必行。而當前的大多數單位在行政處罰案件的檔案管理工作仍然停留在傳統模式中，無紙化管理滯后，信息共享系統未能建立，一定程度上浪費了大量的人力、物力和財力，也嚴重阻礙了行政執法效果，阻礙了行刑銜接工作的深入開展。

三、食品藥品行政處罰案件的檔案管理工作對策

（一）管理制度化。結合食品藥品監管工作實際，進一步健全完善檔案管理制度。建立與行業特點相適應的《食品藥品行政處罰案件檔案管理制度》《檔案管理人員崗位責任制》《檔案管理保密制度》等，彌補行政執法手段的不足，根據監管實情及時完善檔案，做到檔案與事實同步、吻合，做到食品藥品監管有卷可查。加大檔案管理工作的資金投入，建章立制，不斷提升檔案管理的軟硬件設施，確保檔案管理工作全過程都得到相應的制度保障。加強對檔案管理工作的專業技術指導，建立年度考核考評制度，實現用制度考核日常管理行為，確保檔案管理工作有章可循，有法可依，有據可查。

（二）程序檔案化。要確保檔案管理程序檔案化，嚴格按照檔案法及行政處罰案卷的統一制作規范相關文件規定進行規范整理，專人負責，科學編目，確保卷宗完整，符合檔案歸檔管理要求。要實現日常監管檔案化，結合食品藥品稽查工作的實際，建立執法對象監管檔案，定期更新，定期歸檔，實現與行政處罰案件檔案管理信息的共享，為食品藥品稽查工作提供可靠的案件線索；要建立被監管對象誠信管理檔案制度，結合“紅黑榜”，建立被監管企業電子檔案，對失信頻繁的被監管對象加大監督檢查頻率，推動企業量化分級制度的落地實行，助推企業誠信檔案建設。

（三）創新科技化。一是在新的食品藥品監管形勢下，食藥執法在行刑銜接層面做了深入的探索，聯合辦案工作機制的建立，需要電子化監管和信息共享作為技術支撐，因此要深入探索建立數字化檢索平臺及信息同步共享系統，實現檔案數字化，做到動態監管智能化、現場取證檔案化、執法監管痕跡化。二要本著“資源共享、優勢互補、共同發展”的目標，促進行刑銜接電子信息共享平臺建立，相互交流溝通與支持，增強稽查打假合力。三是利用大數據和云計算，實現檔案管理科技創新，通過檔案管理技術創新為食品藥品監管工作提供強大的執法保障。

[1]袁泉,呂妍.從檔案管理入手解決食品藥品監管難題[J].中國檔案報,2014-8-11(002).

[2]楊玲,新形勢下如何加強食品藥品檢驗檔案管理工作[J].城建檔案,2016(12).