如何做好檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定

文/河北省崗南水庫管理局 聶麗華

如何做好檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定

文/河北省崗南水庫管理局 聶麗華

檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定是提高檔案管理水平，促進(jìn)各項(xiàng)工作開展，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化管理的途徑。通過提高認(rèn)識和意識、完善制度建設(shè)、制定進(jìn)度計(jì)劃等措施可以有效促進(jìn)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定的順利開展。

檔案；目標(biāo)；認(rèn)定

檔案記載了一個(gè)單位歷史發(fā)展的過程，它從不同的角度全面客觀地反映各個(gè)不同歷史時(shí)期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是歷史的見證，現(xiàn)實(shí)的寫照。檔案管理的水平高低直接決定著能否反映歷史、記載現(xiàn)實(shí)，更好地服務(wù)于管理工作，直接影響到各項(xiàng)工作的開展。而檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定活動(dòng)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、經(jīng)常性的檔案業(yè)務(wù)工作，可促進(jìn)形成統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，是實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化管理的途徑。本文就如何做好檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化進(jìn)行闡述。

一、充分認(rèn)識檔案工作的重要性，是認(rèn)定工作的先決條件

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視與支持是檔案認(rèn)定工作的前提。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開展；如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體的工作都會(huì)困難重重。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作價(jià)值的認(rèn)知程度，決定著他們對檔案工作的重視程度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，不應(yīng)埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視自己的工作，而應(yīng)該充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，引導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。取得相關(guān)部門對檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作的充分支持，協(xié)調(diào)認(rèn)定工作順利進(jìn)展。

（二）檔案管理人員認(rèn)識到位是認(rèn)定工作的基礎(chǔ)。檔案人員的認(rèn)識水平在很大程度決定檔案管理的水平，只有檔案管理人員認(rèn)識到認(rèn)定工作不是最終目的，而是要以認(rèn)定為載體，以常態(tài)化、科學(xué)化的檔案管理為最終目標(biāo)。從根本上提高檔案管理人員工作熱情，使認(rèn)定工作不流于形式，真正有序高效推進(jìn)認(rèn)定工作，提高水庫檔案管理水平。

（三）全員檔案意識的提高是檔案認(rèn)定工作的保證。全員檔案意識的提高可以有效提高檔案管理基礎(chǔ)性工作水平。比如：檔案的歸全率、案卷質(zhì)量的好壞、歸檔時(shí)間的保證等都離不開業(yè)務(wù)處室及相關(guān)業(yè)務(wù)人員的參與，他們對檔案重要性的認(rèn)識直接影響各項(xiàng)工作的進(jìn)程與質(zhì)量。單位各部門應(yīng)設(shè)立兼職檔案員，專門跟蹤收集業(yè)務(wù)資料，及時(shí)整理，按時(shí)歸檔。每年需定期組織兼職檔案員學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平，保證移交檔案的質(zhì)量。同時(shí)利用宣傳櫥窗及展覽方式有效宣傳檔案知識，從源頭抓起，提高全員檔案意識，保證檔案的歸全率及案卷質(zhì)量。

二、完善制度建設(shè)是認(rèn)定工作的保障

檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新，必須有健全、完善的工作機(jī)制和工作保證。克服和防止工作的隨意性和盲目性，要形成系統(tǒng)完整的工作程序，為檔案工作各項(xiàng)任務(wù)的圓滿完成提供堅(jiān)實(shí)的保證。

檔案管理人員應(yīng)根據(jù)上級檔案管理部門制定的《檔案工作管理辦法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等一系列制度辦法，修訂完善本單位相關(guān)制度辦法，并按認(rèn)定要求完成制度上墻，使檔案管理有章可循，做到立卷有規(guī)定、交接有手續(xù)、借閱有登記、銷毀有鑒定，實(shí)現(xiàn)檔案工作的制度化管理，奠定檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，保證認(rèn)定過程的制度建設(shè)部分順利通過。

三、摸清家底，制訂計(jì)劃，推動(dòng)認(rèn)定工作高效運(yùn)行

在認(rèn)定工作中，檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定單位應(yīng)對照檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定要求尋找差距與不足，結(jié)合實(shí)際，制定進(jìn)度計(jì)劃，量化工作任務(wù)，責(zé)任到人，實(shí)現(xiàn)認(rèn)定工作的有序推進(jìn)。

（一）明確認(rèn)定等級。結(jié)合實(shí)際情況，確定檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作目標(biāo)等級，成立檔案目標(biāo)管理認(rèn)定專門組織機(jī)構(gòu)，抓認(rèn)定進(jìn)度，從組織上保證認(rèn)定工作的順利進(jìn)行。

（二）量化任務(wù)，扎實(shí)推進(jìn)認(rèn)定工作。檔案員進(jìn)行對標(biāo)自查，通過自查對自身的檔案管理工作做到心中有數(shù)，找準(zhǔn)差距與不足，并針對計(jì)分標(biāo)準(zhǔn)逐項(xiàng)列舉認(rèn)定工作需完成具體工作，制作認(rèn)定工作任務(wù)量化表，扎實(shí)推進(jìn)認(rèn)定工作。

（三）制定詳盡的具體可行計(jì)劃，有序開展認(rèn)定工作。1.將檔案管理資料按《全宗卷規(guī)范》進(jìn)行規(guī)范化整理，按檔案管理制度、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、新技術(shù)應(yīng)用、檔案編研、學(xué)習(xí)培訓(xùn)材料、檔案工作總結(jié)與安排等項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行分類，并編制全宗卷案卷及卷內(nèi)目錄，為進(jìn)一步科學(xué)管理檔案提供必要的依據(jù)。2.庫房規(guī)范化管理，按要求完成日常溫濕度記錄與分析，并積極采取措施；定期對庫房保管狀況進(jìn)行清查核對，做好記錄及時(shí)改進(jìn)，保證檔案載體安全。3.規(guī)范對室藏檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)、準(zhǔn)確填報(bào)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并對室藏檔案做到數(shù)量清楚，心中有底。4.系統(tǒng)整理相關(guān)認(rèn)定驗(yàn)收材料，比如：消防演練、目標(biāo)責(zé)任工作流程、應(yīng)急預(yù)案、編研成果等。在做好上述工作基礎(chǔ)上要與上級主管部門保持密切聯(lián)系，遇到問題及時(shí)咨詢和請教，及時(shí)獲取業(yè)務(wù)指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)矯枉糾偏、拾遺補(bǔ)缺、提高效率、提升質(zhì)量，推進(jìn)認(rèn)定工作高效運(yùn)行。

四、通過認(rèn)定，促使檔案管理工作常態(tài)化規(guī)范管理

檔案管理是一項(xiàng)長期的、持續(xù)的、枯燥的工作。如何保持常態(tài)化科學(xué)化管理是推進(jìn)檔案管理水平新跨越的關(guān)鍵，也是認(rèn)定工作的最終目標(biāo)。為此，應(yīng)抓住每年集中收集檔案時(shí)機(jī)，采取“聽、看、查、評”的形式，做好移交檔案的評定，并將檢查評定結(jié)果納入年度目標(biāo)管理考核范疇，從而提高單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和業(yè)務(wù)人員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，最終實(shí)現(xiàn)檔案整理日常化、形成規(guī)范化、管理制度化。