淺析檔案管理中存在的問題及對策

文/中化地質礦山總局貴州地質勘查院 劉寬琴

淺析檔案管理中存在的問題及對策

文/中化地質礦山總局貴州地質勘查院 劉寬琴

干部人事檔案作為人事工作中的重要原始記錄和干部歷史情況的直接反映，是干部考核、任用、提拔等多項工作的依據。隨著干部人事管理改革的不斷深入，干部人事檔案管理也面臨著一些新的形式和新的挑戰，如何全面提升干部人事檔案管理質量，更好地發揮干部人事檔案的應用和作用，是當前干部人事檔案管理工作的關鍵。

干部人事檔案；管理；問題；對策

一、干部人事檔案管理中存在的幾個問題

（一）在認識問題上，對干部人事檔案管理重視不足。干部人事檔案管理工作，是一項工作任務重、工作系統性較強，而且工作業績又不明顯的基礎性工作。有很多單位領導認為該工作僅僅是一項簡單的保管工作，只要檔案不丟失、不損壞，能提供查詢就可以了。事實上，這鐘認識存在著極大的偏差。一些單位在檔案管理人員安排上，檔案室的人員身兼數職，重視度處于消極的應付狀態。

（二）在管理方面，相關的檔案管理機制根本沒有，更不要說健全了。1.目前，檔案在人們的腦海中已經失去了原有的嚴肅性和神秘性，存在一種現象是對干部人事檔案管理是：說起來重要，用起來需要，忙起來不要的感覺。越來越多的職場新人對檔案持有不在乎的態度，檔案可有可無的一種無檔化的生存方式正在職場蔓延。2.隨著社會用工制度的變化，相關政策的變遷，現行干部人事檔案制度已經失去了往日的嚴肅性、準確性、唯一性，越來越多的職場人對檔案就無所謂了，造成了在檔案管理過程中的一種尷尬局面。但有些領導干部為了實現自我價值和個人福利的最大化，往往尋求流動性和遷徙性的自由。傳統的人事檔案制度和戶籍制度往往設置了種種障礙，于是，干部人事檔案中就出現了棄檔死檔，人檔脫節、虛假檔案等等各種現象。3.干部人事檔案本身的缺陷不斷突出，非規范化的操作致使檔案的社會信用度和效率大大地降低；傳統人事檔案以控制人和制約人為根本的出發點，強調的是“檔隨人走，人檔不分”的封閉式管理。舊式的管理模式中涉及的是個人的思想品質、家庭背景、社會關系等方面的內容較多，涉及工作能力、專業特長的方面較少。4.重學歷、輕能力的現象，重歷史、輕現實的現象較多。檔案收集不全，新材料又補充不及時，不能反映個人的真實面貌，涂改和偽造的非法行為日益突出，造成了人事檔案的隨意性，甚至是脫節性。

二、干部人事檔案管理的實施對策

基于以上干部人事檔案管理的一些局面和困境，應該制定一套合理、具有理性的、科學性的人事檔案管理模式。個人認為應該建立一種信息化的網絡管理模式，類似公民身份證號碼一樣的檔案號，包括個人的歷史記錄、信用記錄、司法記錄、學歷記錄、獲獎等等一系列能代表干部個人真實身份的一種電子檔案，設定特定的密碼或特定的權限在網上方便快捷查詢。把個人的工作、學習、業務狀況、考核結果等等如實記錄在檔案上，既可提供完整的個人信息，又可以保護檔案的真實性和嚴肅性。隨著網絡時代和信息技術的不斷發展，檔案應是單位和企業的一項寶貴財富。

三、干部人事檔案管理的重要性

新時期下人事檔案管理工作顯得更加重要，管理人員需要制定出更加有效的檔案管理方案，以滿足單位的實際發展需要。許多單位在人事檔案管理中雖然已經配備了信息系統，由于檔案目錄與檢索系統比較落后，使得人事檔案信息儲蓄量比較少，管理方法比較落后，仍然導致管理效率不高，信息不完善，還是達不到預期的效果。還有就是我們的檔案管理人員的專業素質問題需要提高。人事檔案管理部門應該要制定出更加完善的管理方案，完善相關的制度。我們的管理部門還應該增強自身的服務質量，積極更新檔案管理系統，真正實現檔案的信息化、科學化，提高較高質量的檔案服務。

四、總結

總之，在當前的社會信息化的情況下，干部人事檔案作為人事工作中重要的人事管理依據，必須得要有一套完整的、規范的、健全的管理體制。而且需要建設一個管理信息系統，需要更新觀念，才能充分發揮檔案的優勢作用。必須實行科學化管理，這樣才能更好地發揮干部人事檔案的作用，才能更好地為單位或企業發揮重要的人才優勢作用。

[1]卞策.淺析檔案管理中存在的問題及對策[J].知識經濟,2012(10):59.