提升學校檔案管理工作效率的途徑探討

文/南通工貿技師學院 劉康

提升學校檔案管理工作效率的途徑探討

文/南通工貿技師學院 劉康

眾所周知，在各個中等職業學校的日常管理工作中，整個學校的檔案管理是非常繁瑣也是非常重要的一項工作。所以，各個中等職業學校在平時的工作處理中一定要特別注意檔案的管理。本文主要根據檔案管理的問題對各學校的不同管理方式進行分析，探討有關檔案管理工作的改進方式，希望可以對以后的工作有所幫助。

中職學校；檔案管理工作；改善方式

在學校整個運行過程中，檔案管理地位可謂是舉足輕重。將學校的檔案管理工作做好，完善它的儲存管理途徑可以更好地保障學校未來的發展和規劃，并且可以為以后的具體發展方向提供實際的書面資料作為參考。學校對于檔案管理保護的好壞程度會直接影響到今后對于資料使用時的質量。所以我們一定要做好對于檔案的完整歸類收集管理，這是每個學校應該做好的重點任務。而本文主要根據這一現象，對管理檔案的方式進行進一步的探討研究。

一、學校做好管理檔案的意義所在

（一）學校檔案管理工作對于學校的發展非常重要，它可以作為學校各種管理工作的記錄證據。學校中的檔案管理工作包括很多種，例如教學活動檔案管理、科技研究檔案管理和各種證明或表格的檔案收集與管理。在這些所有的數據和信息都統計完之后，再用學校檔案管理系統根據軟件程序對這些檔案進行整理，最后將所有檔案信息完備地保存下來。這種檔案管理模式的推行對今后學校的各項活動展開有著重要的意義，因為這些檔案資料本身就是一種寶貴的資源，可以在以后的活動中作為參考依據幫助活動順利開展。最終對學校師生的信息合法權益進行保護。

（二）可以依據學校保存的檔案信息對學校的人才進行測評與培養。在學校的不斷發展中，人才的招收與培養是不可避免的，這個時候就需要有一份可以對整體進行評估的主要依據，那就是學校的檔案信息。由此也可以看出檔案管理工作的重要性，必須要保證這些真實資料的存在，才能順利地進行人才培養的測評。

（三）學校在進行對學生的平時德育教育工作時可以以檔案管理工作為例。在學校的檔案管理工作中，最重要的一個環節就是對于學校的發展歷程的資料信息的保管，這些資料中包含學校建學初期的一系列事件以及在此期間得到的榮譽與偉大的壯舉。這些資料對于學生來說是一種精神上的慰藉，可以組織安排一些學生的閱讀活動，讓他們更近距離地了解自己的學校。讓他們進一步感受到前輩在自己的努力下得到的重要成果，激發學生的斗志與學習的熱情，努力為學校爭光。

（四）想要看出學校教學水平的高低，學校檔案管理工作的好壞是一個重要的理論依據。要說學校檔案資料最主要的來源之一便是日常的教學工作活動資料總結。這些資料都是根據平常的教學進行收集的，它們也是隨著學校的不斷發展而越來越豐富。資料內容廣泛，主要包括的有教師的備案記錄、學期整體的教學大綱總結、學校規定的各學期教學計劃還有對于學校專業發展的改革措施等資料。這些保存下來的寶貴的資料存儲了學校自建校以來的所有寶貴經驗以及所付出的心血，所以說這些資料可以完完整整地作為評判一個學校教學水平的重要依據。

二、淺析現今各學校存在的有關檔案管理的問題和現狀

（一）雖然檔案管理工作對于一個學校的發展至關重要，但是還有很多的學校并沒有真正將其重視起來。就目前現狀來看，我國的大多數學校對于本校檔案的管理意識都是十分薄弱的，并沒有意識到檔案管理應該處于的重要地位。而且迄今為止這種情況還在不斷地發展延續著，根本不能看到檔案管理工作對于學校未來發展起到的強大的推動作用，也并沒有真正地將其列入學校平時的工作規章制度中去。更嚴重的，有一些學校竟然認為檔案管理工作對于知識管理的評定并沒有作用，否定檔案管理工作為學校發展帶來的好處，甚至只把它當作一項軟任務來處理。由于學校領導對于這項管理任務的不重視、不花精力去完善，導致檔案管理工作在整個發展范圍內發揮不出自己原本應該有的作用與益處。

（二）學校現今遵循的檔案管理方式太過陳舊，已經適應不了當前的需求。就目前情況來看，我國的絕大多數中等院校對于檔案管理不夠重視，管理方式也是不可取的守舊模式。在現今的科技發展迅速的社會居然還有學校采用人工管理檔案的方式。檔案的管理工作是一件非常繁瑣又復雜的事情，在檔案收集過后，還需要分類整理、檢查校對等，這些都用人工去處理的話不僅大大浪費了人力和物力，而且也會因為繁重的工作任務使得工作不仔細，重復收錄的錯誤率也會增加。另一方面，對于學校未來檔案管理的發展也會受到限制。

（三）隨著社會的飛速發展，我國現有的學校檔案管理工作的有關設備設施已經跟不上時代的進步。在大部的中等院校中，檔案管理工作的硬件設施是滿足不了現如今工作需要的，更嚴重的是，有些學校的管理設備里都不存在防火防潮還有通風的功能，這些都是最基本應該具有的功能。如果設備中連這些功能都沒有，那就會嚴重影響到檔案管理工作的有序開展，甚至會帶來嚴重的安全隱患，這種情況下就在很大程度上影響學校檔案管理工作的正常運行。

（四）目前我國很多中等職業院校中安排的檔案管理人員都不是專業的，整體的專業素質低。因為大多數學校存在不重視學校檔案管理的問題，所以對于檔案管理工作人員的安排也是敷衍了事，并不以專業的素質水平為準。以至于他們都達不到工作的需求，甚至連最基本的專業崗前培訓都沒有參加過，只是托人找關系來謀一個輕松差事。也正是存在這些對檔案管理工作錯誤的看法與認知，才會導致現在這種情況的盛行，不專業的工作人員對于檔案管理工作的影響是非常巨大的，他們有時候很難快速又正確地將檔案進行分類管理，使得工作效率大大降低，嚴重地影響了學校檔案管理工作的正常進行。

三、對改善學校現今存在的檔案管理問題提出的幾點建議

（一）學校在檔案管理工作上應該加強管理整治力度。首先學校的各個領導應該意識到做好學校的檔案管理工作對于學校未來發展的巨大作用，改變自己原來對于檔案管理工作不重視的錯誤看法，加大管理力度促進學校檔案管理工作更好地發展。具體可以從以下幾點開始做起：首先可以由學校建立一個學校檔案管理組織，專門負責對檔案管理工作進行監督和指導。其次要在學校的管理工作人員中挑選責任心強、做事細心謹慎的人負責檔案的管理工作，并且要在上任前參加專業的培訓課程。最后在學校不同部門的分工中將檔案管理工作明確地進行分配，讓各個單位部門明白自己的責任，各司其職共同進步。根據以上三點就可以從實際上增強學校的檔案管理工作的有序進行。

（二）對于學校的檔案管理的數據庫要加大力度進行建立和完善。為了彌補現今檔案管理設備的不合格、管理方式的不完善還有管理工作人員的素質低等問題，學校應該加大對于檔案管理的整治工作，盡可能地將檔案數據庫建立起來，之后就在檔案數據庫中加入網絡建設。在這些建設完成后，就可以有效地去解決我國當前存在的有關檔案管理的各項問題，并且可以彌補期間存在的不足，最重要的是可以做到對學校檔案進行共享，將學校里寶貴的檔案資料更加快速更加有效地分享給學校職工使用。

（三）學校應該加大對學校檔案信息的運用力度。提高對學校檔案信息的重視，讓其發揮出應有的作用。在檔案信息方面主要有兩個不同方面的開發和利用：第一是將學校檔案室的資料進行更深層次的開發和運用，例如可以把學校的檔案資料制作成光盤的形式，可以方便各界人士使用。第二是要將學校的檔案資料進行編輯，更加方便學校職工的工作。

四、結論

在當下學校的發展下，學校檔案管理工作在中等職業學校的日常教學管理工作中的作用與意義是十分重要的。建立起一個完善的學校檔案管理的設施與系統，可以更好地將學校的各項資料完善的保存起來。當學校有重大的活動和重要決議時就可以把學校的檔案調出來進行參考，可以給學校的整體管理工作帶來很大的好處。本文根據自己的多年工作經驗，對學校的檔案管理工作進行了簡單的分析，希望對以后的檔案管理工作有一定的幫助。

[1]董春艷.淺談如何做好學校檔案管理工作[J].黑龍江科技信息,2013(20)．

[2]高銳.淺析加強學校檔案管理工作的對策[J].科技向導,2013(13)．

[3]韓弢.淺談學校檔案管理工作[J].黑龍江檔案,2013(05).