淺析財務檔案管理工作重點

文/云南省農業科學院糧食作物研究所 譚麗明

淺析財務檔案管理工作重點

文/云南省農業科學院糧食作物研究所 譚麗明

強化企業單位財務檔案管理的規范性、科學性，能夠增強企業單位的財務管理工作水平，同時對企業單位有序、良好發展產生非常大的助推作用。現階段處于國家重視經濟發展的重大方針的引導下，各個單位、部門在進行經濟活動的過程中，不斷追求著社會效益與經濟效益之間保持一致增長的最有效的方法，由此記錄各種經濟活動的財務檔案變得非常重要。財務檔案管理工作成了各項經濟活動、檔案管理工作的不可缺少的一部分。

財務檔案管理工作；現狀；重點

財務管理是企業單位開展社會活動、經濟活動的真實書面憑證和記錄，能夠真實地反映出企業單位的經濟業務的不可缺少的史料，屬于整個企業單位檔案管理中最重要的一部分。 因此，財務檔案作為企業單位中至關重要的檔案，必須要嚴格規范、強化檔案管理工作中涉及的各項具體內容。

一、企業財務檔案管理的現狀

（一）企業財務檔案管理方面的工作人員、負責人的意識不足。根據相關的調查表明，絕大多數的財務管理者對財務檔案管理工作沒有產生足夠的重視，并且也沒有真正地理解和認識到財務檔案管理的重要性和意義。由此，也必定對財務檔案管理工作的內容不夠重視，如果對其內容缺乏認識和重視，就會很容易造成財務檔案管理的信息資料被遺失，也會造成檔案管理人員的工作出現失誤，甚至會導致財務管理無法正常地運行，最后引發不必要的經濟損失。

（二）現階段企業單位內部的財務管理制度不夠完善。所謂財務管理制度，其主要任務是維護財務管理工作能夠正常開展。然而，現階段很多的企業單位不具有與企業檔案管理相匹配的制度體制。企業大多也沒有對財務檔案管理工作的具體內容作出詳細的要求，甚至不具有檔案管理的結構框架，進而造成企業單位財務管理資料的整合不明，工作操作環節混亂，一旦出現問題，管理人員不能夠有效地應對。這些都嚴重地制約了企業單位財務流程中資金的正常流動和配置，無法為企業帶來可觀的經濟效益。

（三）現階段企業單位內部的財務管理工作不夠規范。由于企業單位在財務檔案管理方面的工作開展不夠規范，使得其管理內容只能是一些股票的憑證、賬表等方面的資料信息。由此，在企業單位涉及的合同、檢測報告方面的資料管理就相對的不足、不規范，同時還無法有效地將檔案進行歸檔、管理。企業單位內部沒能足夠重視這項工作，并且沒有充分地結合具體實際情況開展切實的管理工作，最后導致企業單位財務檔案管理過程中時常會出現資料錯亂的問題。

二、完善檔案財務管理工作

（一）創新財務管理的管理方式。第一步要做的是優化和提高企業單位財務管理涉及的相關硬件基礎設備。這能夠更好地促使企業單位內部創建財務檔案管理的數字信息化、網絡化管理方式。隨著我國科學技術的高速發展，加快了企業單位財務檔案管理工作實現網絡化。而其網絡化的實現能夠在很大程度上增強財務檔案管理的工作效率，同時還可以完善和強化企業單位財務檔案運用的便捷性。通過網絡技術的運用，能夠極大地提升財務檔案的利用效率，還能夠增強企業財務檔案的透明度、公開度。第二步是要大力引進國外先進的管理模式和技術，進而提升企業單位檔案管理部門的生產成效。第三步是合理引進和借助國外現代化管理理念，進而促使企業財務檔案管理的設施統一完善。

（二）合理配置財務檔案管理人員。實現企業單位財務檔案管理人員的有效配置，必須要針對企業單位的具體實際狀況，在充分地結合檔案管理工作的特點、規模，合理設定檔案管理人數，并要科學、合理地規劃管理人員的各項具體工作。這一做法能夠在很大程度上促進財務檔案管理工作的開展，同時還能夠充分地利用和配置人際資源。由此，就財務檔案管理工作崗位安排來說，必須要采取專人專崗的形式，不可以多或少設定工作崗位。然而，現階段很多的企業單位內部設定的財務檔案管理是不合理、不科學的，對于專人專崗方法落實不到位，都對企業財務管理產生負面影響。

（三）提高財務檔案管理人員的素質。企業單位的財務檔案管理人員必須具有較強的專業素養，譬如：具有財務管理方面的從業資格。企業單位財務檔案管理部門在錄用人才的過程中，不可以只局限在形式上，必須要充分地結合管理工作的條件選擇優秀的管理人員。在錄用財務檔案管理人員時，必須注重考慮其工作態度，其該項工作的認識程度，必須具有嚴謹的工作作風。除此之外，必須要重點權衡企業單位財務檔案管理的特性，有關管理人員必須要求增強自身的專業知識儲備，尤其是在保管會計財務信息檔案方面的人員，必須要擁有會計從業資格證，進而才可以工作。最后，企業單位要定期組織相關的培訓，要求財務檔案管理人員必須參加，進而增強自身的工作知識素養，使其能夠更好地進行財務檔案管理工作。

（四）強化檔案管理人員的意識。要想有效地增強企業單位財務檔案管理的工作效率，就必須從意識層面著手。首先要領導層認識到財務檔案管理對整個企業發展運營的作用和影響。企業的領導者認識到財務檔案管理工作對整個企業單位的經濟活動開展的重要性。由此，增強企業各階層人員財務檔案管理的意識，必須要將財務檔案管理工作提上議程。財務檔案管理人員必須要具備較高的檔案管理意識，這個意識主要體現在財務管理工作不只是做好檔案的管理者，還要做好財務工作方面的監督者。除此之外，在進行這項工作的過程中，企業必須要嚴格、細致地審核，全面監察財務管理工作開展的有效性、準確性，進而充分地發揮企業單位檔案部門的監督職能、檔案情報方面的參謀職能。

（五）會計電算化帶來財務檔案管理的新挑戰。現階段要將會計電算化有效地滲透到企業單位的財務核算和管理工作當中。因此，要有效地實現企業單位財務檔案管理工作的規范化、科學化、合理化，就需要正確地認識到會計電算化在財務檔案管理中的運用。要想實現會計電算化有效融入企業財務檔案管理工作中，需要有財務檔案定時備份的制度支持。具體來說，就是要將存儲在計算器服務器里的檔案數據信息復制到磁盤、光盤內，并且還要在備查簿上仔細地記錄備份的各項基本信息，譬如：日期、數量以及保管方式等方面的信息。雖然將會計電算化融合到財務檔案管理存在一定的難度和挑戰，但也具有獨特的優勢特點。譬如：它能夠將歷史數據信息最大限度地集中起來，使得運用、調取數據信息比較便捷；還可以采用圖表的形式進行數據信息的整合、處理，這能夠在很大程度上極大提升企業財務檔案的利用率。

三、結語

綜上所述，企業單位的財務檔案管理工作實際上好比一項系統化、多樣性的工程，而這個工程在開展過程中會面臨各種問題和挑戰。雖然財務檔案管理具有很強的合理性，但是存在一定的隱性問題。因此，有效地強化和完善企業單位的財務檔案管理工作，這不但是企業整個檔案管理的核心工作，同時還是企業檔案管理工作可以實現公平、公正的強力保障。此外，還要及時發現、分析企業單位財務檔案管理過程中存在的各種不足和問題，努力做好財務檔案工作者的本職工作，盡可能地為領導層的決策提供真實、有效、全面的信息依據。

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