基于信息化條件下的科技檔案管理工作探究

文/山西省交通科學研究院 殷娜

基于信息化條件下的科技檔案管理工作探究

文/山西省交通科學研究院 殷娜

隨著科學技術研究范圍的擴展和深入，大大提升了科技檔案管理工作的難度，而信息化技術的發展無疑為科技檔案管理提供了一個快捷安全的渠道。我國信息化條件下的科技檔案管理工作還存在著一些漏洞，影響了科技檔案管理工作水平的進步。本文對目前科技檔案管理工作加以分析，希望能夠推動我國科技檔案管理工作水平的提高。

科學技術；檔案管理；標準化

信息化技術的發展和信息平臺的完善，是我國科技檔案管理工作水平提高的一個重要機遇，隨著信息化時代的到來，這項事業也邁入了一個新的臺階，在信息化技術整理歸納的有力幫助下，可以大大減少人工操作中的漏洞，并且大大提升工作效率，促進科技檔案管理水平的提高。但是我國目前的該項工作過程中對于計算機信息技術的應用水平還有所欠缺，阻礙了檔案管理工作水平的進步，導致在我國的科技檔案管理工作過程中計算機信息技術的應用水平不夠高。

一、運用信息化技術進行科技檔案管理的重要作用

目前影響信息化條件下科技檔案管理工作水平進步的重要因素，就是有關人員對于信息化技術應用于該項工作中的重要意義缺乏足夠認識，未意識到計算機信息技術應用的重要性，所以影響了信息化技術在科技檔案管理工作中的應用水平，為此有關人員必須要加強對于信息化技術在此項工作中重要作用的認識水平。

（一）有利于大幅度提升科技檔案管理工作效率。科技檔案管理工作效率無疑是影響檔案管理工作水平的重要組成部分，而信息化技術的應用則能夠大幅度提升檔案管理工作效率，改善檔案管理工作水平。首先，信息化技術的應用可以減少人力需求，減少人工操作，通過信息化平臺的操作有效地提高工作處理效率，而且計算機信息技術的使用可以大大地縮減科技檔案管理工作的人工開支，節省資金應用于其他工作，完善工作體系。其次，科技檔案管理中信息化技術的應用可以有效地減少工作失誤，相比較于人工操作而言，具有規范化操作的信息化技術應用軟件可以盡量地縮減工作失誤，因此也大量地減少了由于工作失誤引起的工作量增加現象，并且大大地推動了工作效率，改善了檔案管理工作水平。

（二）有利于提高科技信息交流水平。科學技術的進步和發展離不開交流和協作，隨著科學技術研究工作的深入和擴展，很多科研工作需要合作完成，而信息化技術的應用無疑為科技信息交流提供了有效的渠道。信息化平臺是目前科技信息交流使用的重要平臺，由于跨地區、跨領域的科學交流日益頻繁，座談等傳統交流方式顯然不能夠適應當前的科學技術研究交流現狀，而信息化平臺的交流則可以有效地解決這一問題，推動多方合作過程中科技信息交流水平。而信息化技術應用下的科技檔案管理也必然會有效地提高科技信息交流速度，及時反饋和處理有關科技信息，為科研工作信息交流提供一個良好的信息保障。

二、目前我國信息化條件下科技檔案管理工作中的不足

雖然我國逐漸邁入了信息化社會，信息化技術的應用水平不斷提升，信息的交流和傳播渠道也逐漸完善，但是不可否認的是，我國目前科技檔案管理工作中的信息化技術應用水平顯然還有所欠缺，不足以滿足目前我國科技檔案管理工作的需求，因此有關部門和人員必須要提高認識，及時查漏補缺。

（一）信息處理系統的建設落后。雖然目前我國科技檔案管理工作中對于信息化技術的應用率已經有了長足的提升，但是科技檔案管理工作水平的提高卻沒有較為明顯的效果，這大多是因為現階段科技檔案管理工作中信息處理系統的建設較為落后。信息處理系統是影響科技檔案管理工作水平的重要因素，可是由于科技檔案管理部門對于信息處理系統缺乏足夠的認識，因此對于信息處理系統的建設水平較差，很多科技檔案管理部門使用的信息處理系統都比較落后，無法有效地提高科技檔案管理水平，滿足工作需求，也阻礙了科技檔案管理工作中信息化水平的提高。

（二）科技檔案管理工作的信息化標準建設水平較低。信息化條件下檔案管理工作水平的提高，不僅僅取決于計算機信息技術使用水平的提高，還受到信息化標準的影響。科技檔案管理工作的目的是提高檔案的管理水平，而缺乏信息化標準基礎的科技檔案管理工作即使信息化技術應用水平較高，但是由于檔案的管理水平較低，嚴重地影響了工作水平。標準化建設是規范科技檔案管理工作水平的重要途徑，但是由于缺乏有關部門和機構的重視，因此導致信息化標準建設工作水平落后，遠遠無法滿足檔案管理工作的信息化建設需求，并且導致科技檔案管理工作水平進步遲緩。

（三）專業信息管理人員隊伍建設落后。信息化條件下的科技檔案管理工作水平的提高必然離不開專業信息管理人員的參與，但是目前很多科技檔案管理工作隊伍中專業信息管理人員往往比較匱乏，由于缺乏對信息管理人員的重視，所以對于信息管理人員的招聘門檻要求較低，而且福利待遇水平也較為一般，所以導致在很多科技檔案管理隊伍中，信息管理人員的專業水平普遍較低，嚴重地影響了科技檔案管理工作信息化水平的提升。

三、提高科技檔案管理工作水平的途徑

（一）加強信息管理系統建設。想要改善科技檔案管理工作水平，就必須要重視信息處理系統建設，通過先進完善的信息處理系統來促進科技檔案管理信息化水平的進步。首先，要加強先進信息處理系統的引進，我國在信息處理系統的建設水平上還比較落后，因此有實力的科技檔案管理隊伍可以適當地增大資金投入引進國外先進的信息處理系統，來促進科技檔案管理信息化水平的提升，促進管理水平的改善。其次，隨著我國科研機構實力的增強和信息化水平的提升，科研機構可以選擇根據工作需求獨立研究信息處理系統，這樣可以更好地適應科技檔案管理工作，還能夠保障科學技術信息安全。最后，有關領導要提高對于信息處理系統的重視程度，提高對信息處理系統的認識水平，以此來促進在信息處理系統建設中資源的傾斜力度，加快和完善信息處理系統建設。

（二）加強信息化標準建設。信息化標準建設是保障科技檔案管理信息化水平提高的重要因素，也是影響科技檔案管理工作水平的關鍵要素，所以一定要加強信息化標準建設。首先，有關部門應該主動承擔這一責任，組織專家進行信息化標準建設，盡量推動信息化標準的統一，不僅為科技檔案管理隊伍提供有效的參考標準，也可以促進科技信息交流。其次，由于科研信息的機密性，科研機構可以組織人員進行內部檔案信息化標準建設，有關領導要提高對于信息化標準的重視，推動內部信息化標準建設水平的提高，為科技檔案管理工作提供有效保障。

（三）加強專業信息管理人員隊伍建設水平。科技檔案管理工作水平的提高必然需要優秀信息管理人員的參與，因此管理隊伍應該加強對專業信息管理人員的引進和培養。首先，可以適當地提高福利待遇來招聘高水平高素質的專業信息管理人員，通過招聘門檻的提高來保障信息管理隊伍整體素質的提升。其次，可以適當地加強內部培訓和進修，選派表現優秀的信息管理人員進修專業知識，提高專業水平，為提高科技檔案管理工作信息化水平提供人員保障。

四、結論

信息化條件下的科技檔案管理工作水平的提高是促進科技檔案管理效率以及交流的重要途徑，更是加快科技檔案管理工作規范建設的關鍵要素，因此有關部門和相關人員必須要加強對科技檔案管理工作信息化建設的重視，充分認識科技檔案管理工作水平提高的重要作用，推動科技檔案管理工作信息化水平的提高。

[1]張永寬.科技檔案管理信息化建設[J].科技資訊,2014(8).

[2]趙國峰.淺析計算機信息化在檔案管理中的應用[J].民營科技,2014(4).