試論高校檔案數字化管理實踐與信息安全

文/無錫工藝職業技術學院 錢惠

試論高校檔案數字化管理實踐與信息安全

文/無錫工藝職業技術學院 錢惠

隨著科技的發展，檔案信息化水平的提高，我國眾多高校檔案數字化管理的信息安全存在諸多威脅。如何立足于數字化基礎，不斷提高檔案管理的信息安全性、管理水平和利用效率，是新形勢下檔案工作人員需要思考的問題。

高效檔案管理；數字化管理；信息安全

新形勢下，高校檔案管理工作無法適應學校發展以及師生對檔案信息的需求。加快建設數字化檔案管理系統是大勢所趨。現階段，高校檔案管理實現自動化、智能化管理，這為實現數字化管理夯實了基礎。筆者結合多年的工作經驗，談談高校檔案數字化管理實踐與信息安全的幾點思考。

一、高校檔案數字化管理實踐與信息安全存在的問題

（一）檔案管理人員安全意識不強，人才隊伍薄弱。現階段很多高校檔案管理部門沒有正確認識數字檔案信息安全的重要性。相關調查發現，檔案信息安全問題普遍不是技術問題，而是工作人員淡薄的安全意識導致的。另一方面，隨著檔案管理信息化水平的提高，由于檔案管理工作在很多高校得不到重視，導致崗位工作人員的專業技能、職業素養、綜合素質等無法滿足數字檔案管理的需求，大部分人員計算機操作水平非常有限，對一些新技術、新方法也不熟悉，更不用說去建設檔案目錄數據庫、多媒體數據庫了，一定程度上阻礙了檔案數字化水平的提高。

（二）缺乏完善的檔案數字化信息安全管理制度。現階段，雖然我國已頒布了《中華人民共和國檔案法》等相關的法律法規。但是，仍然缺乏完善的檔案數字化管理體制。如，缺乏國家檔案信息安全管理部門，缺乏完善的檔案數字化信息安全管理法律，缺乏科學設置檔案數字化管理部門、合理配置人才等，從而阻礙了檔案數字化管理步伐。

（三）計算機網絡存在的問題。第一，硬件軟件方面的故障。硬件故障主要是硬盤磁道損壞，導致數據信息丟失，無法保證檔案信息的準確性、完整性；軟件故障主要指現有的已開發信息系統軟件無法滿足檔案數字化管理的要求。第二，計算機黑客、病毒入侵。檔案數字化管理中運用計算機、網絡技術，無法杜絕一些黑客、病毒的入侵，破壞了計算機系統內存儲的檔案信息數據，無法保證內存數據的完整性、準確性，大大降低了數字化管理的質量。第三，計算機停機或者系統變更操作。如果計算機硬件配置低、使用時間長，計算機內部存儲的信息過多，就容易出現卡頓、死機現象，如果工作人員不采取相關措施進行預防，不及時轉移檔案信息文件，那么在計算機停機死機的時候，就會造成檔案信息丟失。第四，工作人員的錯誤操作引發的故障。檔案數字化管理工作人員的職業素養不高、專業技能不夠，那么，在操作過程中，出現的不當操作，也會引發檔案信息安全問題。

二、提高高校檔案數字化管理安全性的幾點思考

（一）提高檔案數字化管理人員信息安全意識，加快人才隊伍建設。提高工作人員的信息安全意識，是提高檔案數字化管理質量的基礎，可采用多種方法，開展教育宣傳工作，如展開座談會、知識講座、真實案例分析等，提高工作人員信息安全意識，避免信息丟失、泄露等安全事故。另一方面，隨著計算機網絡技術的快速發展，檔案數字化管理水平的提高，如何保證檔案信息安全性，是每位工作人員都必須思考的問題。對專業的檔案數字化管理人才的需求也越來越大，必須加快人才隊伍建設。相關單位和部門必須加大資金支持力度，檔案管理部門應制定科學嚴謹的人才培養計劃；定期組織相關的培訓，內容包括計算機應用知識、網絡技術、數字化技術、現代檔案管理等；尤其要加強對檔案信息的保密知識、防泄密知識的培訓。對外引進高層次的檔案數字化管理信息安全專業人才，提高本單位檔案管理人才隊伍水平，為提高檔案數字化管理水平提供有力的人才保障。

（二）建立完善的數字檔案信息安全管理機制。第一，設置專門的機構去負責高校檔案數字化管理的宏觀工作，發揮組織協調作用。然后，對本校檔案數字化管理進行總體規劃、科學布局，并且實施分級管理，定期組織全校性的檔案管理安全性檢查工作，及時發現潛在的威脅安全的因素，并采取行之有效的措施進行改正，加強措施的執行力度。第二，建立完善的檔案數字化管理信息安全管理制度，立足于本校檔案管理工作的實際情況，制定科學合理的提高信息安全的管理制度。如，基于網絡背景下檔案管理的新趨勢、新特點，認真分析現有的檔案信息安全管理制度，完善存儲、編號、開發利用、保護保密等方面的監督，并加強對制度執行性監管力度，建立完善的考核評價機制，保證規章制度的落實性。值得一提的是，現階段檔案規模不斷擴大，一定要做好電子檔案的保管、保密和檢驗鑒定工作。

（三）做好計算機系統的管理維護工作。第一，立足于檔案數字化管理系統的實際，配置硬件軟件性能良好的計算機。其次，慎重選擇計算機服務器的品牌與客戶機，考慮計算機硬件的兼容性是否符合要求，避免檔案信息損壞或丟失。第二，使用先進的信息技術保證檔案的信息安全。如，建立防病毒體系，設置訪問限制，對相關數據加密等，防治病毒與黑客的非法入侵。又如，對不同類型的信息，利用先進的技術，實行不同等級的保密保護，如公開、秘密、機密、絕密等。

三、結束語

隨著計算機網絡技術的快速發展，高校檔案實現數字化管理已是大勢所趨。要想發揮檔案信息在高校發展中的積極作用，必須保證檔案信息的安全性、完整性。

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