淺析如何加強中學檔案信息化建設工作

文/惠州市華羅庚中學 陳雁如

淺析如何加強中學檔案信息化建設工作

文/惠州市華羅庚中學 陳雁如

隨著計算機信息技術的日益普及，信息化管理成為檔案管理工作的發展趨勢，保障工作的有序進行。然而，當前檔案管理工作存在諸多問題阻礙了信息化建設發展的步伐，如何加強中學檔案信息化建設成為檔案管理工作的發展瓶頸。本文全面深刻地分析了問題并針對性地提出解決對策，以更好地發揮檔案的使用價值。

中學；檔案；信息化；網絡管理

檔案作為當今社會選人用人的重要依據，記載了每個人人生發展中的重要經歷，因此做好檔案的管理工作顯得異常重要。然而，當前中學檔案管理存在工作不規范與人員素質不高等諸多問題，伴隨著計算機信息技術的日益普及，信息數字化管理可解決檔案管理工作的傳統問題。因此，如何加強中學檔案信息數字化建設成為工作發展的瓶頸，本文全面剖析了當前工作存在的主要問題，并針對性地提出解決對策，以保障在檔案管理工作中做到歸檔規范、查看清晰、分享便捷、保密可靠、保存持久、責任明確，以更好地保證工作的有序進行，發揮其應用價值。

一、中學檔案信息化建設存在的問題

我國檔案管理信息化起步較晚，發展速度較為緩慢，在檔案管理工作發展過程中存在諸多問題導致檔案無法有效發揮其使用價值。學校領導沒有從思想上高度重視檔案管理工作，管理員也沒有意識到工作的重要性，沒有加強自身修養，在信息化時代沒有與時俱進，開拓創新，缺乏電子信息技術的專業知識，無法把計算機電子技術應用到檔案管理工作中，或者發展了檔案管理信息數字化卻沒有對系統安排更新與維護，導致電子檔案的丟失與泄露；檔案管理工作投入資金不足，基礎建設不完善，很多儲存場館的建設不符合標準而致使原稿發霉腐爛，特別是在發展檔案管理信息化的時期，所投入的資金不足，拖誤了信息化的進展；檔案網絡分級管理體系與監督機制不健全，績效考核機制不完善，檔案網絡管理與維護得不到協調，同時沒有從量化上對管理員的績效項目進行考核，沒有明確的監督獎懲機制等。

二、加強中學檔案信息化建設的對策

（一）加強檔案人才培養，構建現代化、專業化的管理隊伍。加強人才培養，構建具備管理與信息雙重能力的全面性、專業性的隊伍有利于保障檔案管理信息化工作的有序進行。學校領導應重新認識檔案的作用，從思想上高度重視檔案管理工作的發展，在組建檔案管理隊伍過程中要注重電子信息技術的掌握，同時積極組織檔案管理基礎知識與電子信息技術專業知識的培訓，激發管理員的創新意識，時常為其提供對外交流的機會，鼓勵管理員積極運用現代化技術加強檔案管理工作的能力，提高管理員避免電子檔案信息丟失與泄露的能力，把管理員培養成為具備檔案管理及信息技術的雙重人才，保持其全面性與專業性。

（二）加大資金投入，完善基礎設施建設。充足的資金是檔案管理信息化發展的物質保障，在信息化時代，要想發展檔案管理信息化必須提供必備的電子設備等硬件和系統軟件。然而，很多學校在檔案建設上的資金投入不足，延誤了檔案信息化的進展。因此，學校應加大在檔案管理上的資金投入，如若資金不足可向上級單位申請專項資金撥款，制定明確清晰的預算與開支一覽表，明確資金流出符合規范，確保資金的合理使用，按照標準建設檔案管理室，購買軟硬件設備，完善基礎設施建設，同時減少人員配備上的資金支出，加大對管理員管理知識與電子信息技能的培訓資金，以提高管理員的業務能力。

（三）建立健全檔案網絡管理體制。當今社會是網絡化、數字化的時代，要實現檔案管理的信息化，達到查閱方便、資源共享的目標，就必須完善電子檔案網絡管理體制，統一規范的檔案管理機制，運用現代化信息技術創新管理模式，利用統一的信息管理軟件、CAD/CAM軟件、OA系統等促成軟件的兼容，實現智能化服務，同時制定量化的考核機制，通過把績效考核與經濟掛鉤對管理員進行獎懲。大力推進傳統檔案信息化，強化網絡安全防護措施，防止電子檔案的丟失與泄露。建立網絡分級負責制，通過館長、組長、組員的分級逐級實現管理各個環節的有效落實，實現崗位職責明確，監督到位。

三、結語

在計算機信息技術日益普及的時代，加強中學檔案信息化建設的工作顯得異常重要，不但能減緩檔案管理員的工作壓力，提高學校的工作效率，而且減少了不必要的紙張浪費，響應國家建設環保型社會的號召。如今，中學檔案管理科室應抓住機會，與時俱進，開拓創新，不斷總結反思管理工作中存在的實際問題，創造性地提出優化對策，為更有效地保證工作的有序進行，使得檔案管理工作做到制度化、專業化、現代化，充分發揮檔案的使用價值。

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