淺論檔案信息化進程亟須加快推進

文/濰坊市奎文區反邪教協會 劉海燕；濰坊市奎文區疾控中心 楊海兵

淺論檔案信息化進程亟須加快推進

文/濰坊市奎文區反邪教協會 劉海燕；濰坊市奎文區疾控中心 楊海兵

在信息化時代，我們的檔案工作依然以紙質檔案為主，檔案的查閱還處在“翻箱倒柜”層面，檔案內容的查考利用還需要重新打印。所以，檔案信息化進程亟須加快推進。

檔案管理軟件；數字技術；網絡化；檔案檢索；查閱利用。

2002年，《全國檔案信息化建設實施綱要》制訂下發，進一步明確了檔案信息化建設的目標和任務。但在信息化時代，我們的檔案工作依然以紙質檔案為主，檔案的查閱還處在“翻箱倒柜”層面，檔案內容的查考利用還需要重新打印。無論從檔案的表現形態上來看，還是從檔案的管理上，都遠遠落后于當今這個時代，所以，檔案信息化進程亟須加快推進。

檔案信息化就是運用現代的數字技術，實現檔案收集、整理、歸檔、查閱和開放利用的數字化、自動化、便捷化，提高檔案管理水平和利用效率。數字化主要是指檔案內容的數字化，就是將紙質檔案所有內容全部錄入計算機系統并實現查詢和展示。自動化主要是檔案生成、管理的自動化，運用計算機檔案軟件將數字化的文件、資料，自動生成符合標準的檔案，對檔案庫房的溫度、濕度、防火、防盜等管理實行自動化控制。便捷化就是檔案查閱利用便捷化，運用計算機軟件系統查閱電子檔案，將可利用的檔案內容便捷地進行復制、粘貼等編輯操作，解決查閱檔案翻箱倒柜、利用檔案重新打印的問題。

實現檔案信息化，有利于與現代的辦公自動化相銜接。目前，電腦辦公已全面普及，網上協同辦公平臺、公文傳輸系統也比較普遍，所以，文件資料的電子化、數字化已經實現了全覆蓋。在這種情況下，應該說，推進檔案信息化水到渠成。如果實現了檔案信息化，那么將會大大提高檔案管理效率，運用檔案管理系統就能實現檔案的檢索、查閱；如果實現了檔案信息化，建立起可復制、可編輯、可粘貼的數字檔案，將大大方便后期檔案的開發利用。所以，加快推進檔案信息化的重要意義不言而喻。

筆者認為，實現檔案信息化建設面臨兩大任務：

（一）數字檔案建設。首先，要對原有的文字、圖片等紙質檔案進行數字化處理，主要運用電子掃描技術和文字轉換技術，把已經形成的紙質檔案變成可檢索、可編輯的電子檔案。其次，是對目前現有的電子文書、圖片資料進行收集整理。一般情況下，各單位的文書圖片檔案都分散在經手人自己的手里，沒有統一收集在單位文書檔案管理人員手中。一方面容易遺失，另一方面也不利于統一管理使用。因此，在檔案信息化之前，應先將分散在個人手中的電子資料進行統一收集，分類整理，為檔案信息化打好基礎。第三，要開發統一的檔案管理信息系統。該軟件系統要反映紙質檔案的全部內容和格式要求，如封面、卷內目錄、編碼等，都要通過各要素反映檔案的全貌；要實現檔案檢索、查閱、開發利用等檔案管理的全部功能，要與檔案資料的生成系統相銜接，如公文處理系統、專業設計軟件、行業辦公系統等，在文件格式上兼容，在數據的導入導出上實現互聯互通。系統要分門別類地開發，區分文書檔案與業務檔案，區分行業不同和檔案內容與形態的不同，開發專業性、針對性強的檔案信息管理系統。第四，要更加扎實地做好紙質檔案工作，這是檔案信息化的重要基礎和保障。物理存貯是最安全最保險的，比起電子虛擬存貯，物理存貯更不易損毀，而虛擬存貯容易受到電磁、電腦病毒、操作不當等非常因素影響而損毀，因此，無論檔案信息化程度如何高，都必須要留存紙質檔案。

（二）數字檔案館建設。數字檔案館建設是檔案數字化的升級版，也是實體檔案館建設的升級版。應按照國家檔案局發布的《數字檔案館（室）建設指南》，建設滿足當地需求的數字化檔案館，提升檔案工作整體水平。一是要按照數字檔案館的基礎網絡架構、主要技術路線和軟硬件基本要求，建設符合數字檔案資源管理要求，滿足數字檔案館各項管理與需求的基礎設施。二是要開發和采用功能完善、性能良好、方便易用的數字檔案館應用系統，實現檔案管理數字化和網絡化。三是進一步加快檔案的資源建設，采用先進的技術和措施，來保證檔案資源的真實性、可用性和安全性，以滿足檔案資源的共享需求。四是修訂完善的檔案工作流程，按照數字檔案館建設要求，建立健全電子檔案的收集、整理、管理、使用和應急保障的各項制度，確保電子檔案管理規范，運轉順暢。多少年來，我們的檔案館已經建立了一整套保存檔案文件的有效方法和操作規程，而即將推行的數字化檔案館，檔案信息的內容和保存位置很容易發生改變，從一定程度上說，檔案信息的安全性會受到威脅。所以，在檔案信息化的進程中，如何保存這些數字化的檔案信息，也是擺在我們面前的一個巨大挑戰，值得我們在工作中認真探究。總之，加快推進檔案信息化是一項大工程，涉及單位多、管理難度大、建設周期長，需要通過廣大檔案工作者長期認真細致的工作，從而保證檔案信息化建設的發展和完善，以進一步促進檔案信息資源在各級黨政機關及社會各界共享和便捷使用。