關于檔案管理信息化建設存在的問題及對策分析

文/貴州省畢節市檔案局 孫云紅

關于檔案管理信息化建設存在的問題及對策分析

文/貴州省畢節市檔案局 孫云紅

隨著現代社會信息化技術的普及，我國開始進入數字信息時代，對檔案管理建設提出了更高的要求。檔案信息化管理是未來檔案建設的方向，傳統的檔案管理模式已經不能適應時代發展的需求，所以作為檔案管理人員要重視現代科學技術的應用，使其在檔案管理信息化建設過程中發揮更積極的作用。本文立足于現實分析檔案管理信息化建設的現狀及存在的問題，對此提出有效建議，以期推動檔案管理信息化建設的進程。

檔案管理；信息化；問題；對策

信息時代的到來使得許多行業發展方向發生了變化，檔案管理也不可避免地受到了信息化的沖擊，這既是檔案管理的發展機遇，同時也是檔案管理發展的巨大挑戰。信息化技術為檔案管理提供了更多的保存途徑，但也導致檔案泄露嚴重，網絡環境治理不到位，檔案的安全無法得到保障。傳統的紙質檔案保存方式已經滿足不了對檔案查詢的需求，現代的快節奏生活要求檔案管理人員提高管理效率，加快檔案管理信息化進程，實行徹底的信息化改革，從而促進國家數字信息化目標的實現。

一、檔案管理信息化建設現狀及存在的問題

（一）檔案管理觀念落后。信息時代要求檔案管理人員創新檔案管理觀念，推動檔案信息化建設的進程。然而一部分檔案管理人員仍然存在著檔案為了保存而保存，沒有檔案利用意識，所以在檔案信息化建設過程中表現消極，沒有發揮出個人主觀能動性，保留著“閉架借閱”的傳統做法，這種落后的檔案管理觀念是阻礙檔案新信息化建設的主要因素。

（二）檔案信息泄露嚴重。由于網絡環境比較復雜，在進行信息化檔案建設時，可能會對機密信息有所泄露，而這種情況往往發生在泄露之后才開始預防，使得檔案管理保密性程度低。尤其是事業單位的檔案，關系著國家的重大機密，一旦泄露后果不堪設想，因此對檔案的安全建設也是檔案信息化管理的一方面，必須加強對檔案的保密程度。

（三）檔案管理人員專業度不高。檔案管理人員的素質高低將不僅直接影響檔案管理工作的質量成果，而且會對信息化建設過程的規范性、科學性造成影響。由于檔案管理信息化建設過程是枯燥乏味的，很多檔案管理人員更新頻率快，往往留不住更高專業的人才繼續工作，這對檔案管理的銜接工作與檔案整理歸類工作產生影響，嚴重情況下，甚至丟失重要的檔案文件，因此需要對檔案管理者的隊伍進行整治，招攬更多的檔案專業人才進行檔案信息化建設，而不能僅僅依靠有經驗的老員工歸類檔案。

二、針對檔案管理信息化建設問題的改進對策

（一）制定規范的檔案管理制度。檔案管理信息化建設的首要前提是具備完善的規范制度，這是進行檔案管理的保障，也是信息化建設過程中的重要依據，確保檔案管理信息化建設有序進行。另一方面，信息化檔案建設中信息泄露嚴重，加強電子檔案的違法打擊力度，確保檔案資源系統標準化、規范化。因此，檔案管理信息化建設中，要把健全規范的管理制度應用于檔案信息化管理工作的運轉中，讓檔案管理者對檔案的分類總結有所依據，不再根據自身經驗隨意歸檔分類檔案，努力形成嚴密的檔案信息化管理制度。

（二）創新檔案管理者的思想觀念。隨著信息化技術的迅猛發展，我國已經進入了信息技術時代，各行各業都借助先進的信息技術來促使自己的辦公環境改變，在這樣的社會大背景下，檔案管理的信息化建設是未來檔案管理的重要發展方向。首先，創新檔案管理者的觀念，轉變檔案管理者的工作行為，認識到傳統檔案管理模式已經不能適應檔案未來的發展，需要借助先進的技術來改善檔案管理模式。其次，檔案管理者應該堅定信念，不跟隨別人的步伐來動搖自己的信念，檔案管理的信息化建設是一項繁瑣復雜的工程，需要檔案管理人員共同努力推動檔案信息化，最終實現檔案歸類標準規范化。

（三）提高檔案管理人員的專業技能。檔案管理部門要重視檔案管理信息化建設中的人員隊伍素質，穩定檔案隊伍，及時對最新發布的與檔案有關法律法規進行培訓，以方便檔案管理人員適應社會的發展，提高其專業度。通過對檔案管理個人的培訓來提高整個團隊的素質，充分發揮出個人的主觀能動性，實行績效管理激勵機制。對于管理團隊中的個人要實行責任到人，立足于管理者自身的特點科學設置崗位和職能，加快檔案信息化建設的進程，運用現代化技術手段獲取信息化建設模式。檔案管理部門要及時進行檔案保密宣傳教育，加快網絡環境建設，守法知法用法，對于檔案泄密行為及時上報，提高檔案的利用效率，為檔案管理信息化建設提供良好的環境，部門成員全部參與配合檔案管理信息化建設，最終實現檔案信息化建設的成功。

三、總結

綜上所述，隨著信息時代的邁進，檔案管理信息化建設勢在必行。檔案管理部門針對信息化建設過程中出現的問題采取有效對策加以解決，不斷與時俱進，引進先進管理技術和信息手段，不斷推動檔案管理信息化進程的發展。

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