醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中OA平臺(tái)的應(yīng)用研究

文/福建省福州肺科醫(yī)院 金姍

醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中OA平臺(tái)的應(yīng)用研究

文/福建省福州肺科醫(yī)院 金姍

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的重要組成部分，主要是為醫(yī)院的學(xué)術(shù)交流、日常工作和管理等提供信息，對醫(yī)院的正常運(yùn)行和發(fā)展都有一定的重要意義。為加強(qiáng)醫(yī)院管理能力、工作效率和社會(huì)效率，醫(yī)院開始建立檔案管理信息系統(tǒng)，以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求。本文主要對醫(yī)院檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，對OA平臺(tái)在醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用進(jìn)行分析，從而為相關(guān)醫(yī)院檔案管理提供參考。

醫(yī)院檔案；OA平臺(tái)；應(yīng)用分析

近年來，由于醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案管理問題逐漸凸顯出來。而OA平臺(tái)的自動(dòng)化對當(dāng)前系統(tǒng)管理具有一定的推動(dòng)作用，能夠滿足醫(yī)院對現(xiàn)代檔案管理的需求。將OA平臺(tái)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，能夠有效提升醫(yī)院檔案管理的效果，對醫(yī)院維持正常工作和發(fā)展都有很大的促進(jìn)作用。對OA平臺(tái)在醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用進(jìn)行研究，是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。基于此，本文主要對OA平臺(tái)的應(yīng)用進(jìn)行分析，以為相關(guān)人士提供參考。

一、醫(yī)院檔案管理問題

近年來，由于國家已經(jīng)對醫(yī)院檔案管理逐漸重視，開始致力于醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)方面的建設(shè)工作，因此醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前醫(yī)院需要研究的重點(diǎn)問題。雖然有些醫(yī)院在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)方面取得了一些成效，但依然有很多醫(yī)院的檔案管理體系存在著一些問題。筆者對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理體系建設(shè)分析發(fā)現(xiàn)，部分醫(yī)院的檔案管理制度還不夠完善，醫(yī)院在執(zhí)行力度方面仍有待加強(qiáng)。從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理來看，醫(yī)院檔案工作逐漸增長，雖然醫(yī)院已經(jīng)建立了相應(yīng)的檔案管理制度，相關(guān)管理部門人員的工作職責(zé)也已明確。然而由于醫(yī)院檔案管理制度中缺乏完善的考核評價(jià)機(jī)制與監(jiān)督管理體系，因此工作制度還存在一定的缺陷，管理人員的職責(zé)履行依然存在不合格的現(xiàn)象。若是管理脫節(jié)問題不加以節(jié)制，就可能會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)混亂場面，從而降低醫(yī)院整體工作效率。

對醫(yī)院檔案管理方法和管理設(shè)施分析可知，一些醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)建立時(shí)，相關(guān)部門并沒有引起重視，而是將資金力量投入到醫(yī)務(wù)人員與醫(yī)療設(shè)備方面。盡管醫(yī)院病患逐漸增多，用房逐漸緊張，但在檔案管理設(shè)施和方法方面的投入力度依然較少。部分醫(yī)院的檔案已經(jīng)日益堆積，在進(jìn)行檔案存放時(shí)需要通過多次協(xié)調(diào)才能滿足檔案管理方面的需求。雖然當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展十分迅速，在醫(yī)院管理中的應(yīng)用范圍也逐漸擴(kuò)大，但醫(yī)院檔案管理方面的應(yīng)用程度還比較低，一些檔案管理工作仍然需要通過手工去人為管理。可見，部分醫(yī)院的檔案管理信息系統(tǒng)還存在一定的問題。當(dāng)前社會(huì)發(fā)展很快，醫(yī)院想要跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，就必須加強(qiáng)檔案管理，盡快建立起醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理方面，應(yīng)該加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，對檔案管理的工作進(jìn)行劃分，包括業(yè)務(wù)管理、黨群管理和行政管理等，然后依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)建立相應(yīng)的檔案管理體系。在進(jìn)行檔案管理應(yīng)用時(shí)，可以通過建立起來的檔案管理信息系統(tǒng)，進(jìn)行資料檢索，從而提高對信息的高效應(yīng)用，以滿足醫(yī)院管理方面的需求。OA平臺(tái)是一種具有較強(qiáng)自動(dòng)化性能的系統(tǒng)，對醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)具有一定的推動(dòng)作用。因此，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)建立時(shí)，應(yīng)該注重對OA平臺(tái)的應(yīng)用研究，盡快完善自身的檔案管理體系，從而更好地投入到工作中，為人們的健康生活提供保障。

二、分析OA平臺(tái)應(yīng)用

檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)是當(dāng)前醫(yī)院需要完善的重點(diǎn)工作，對醫(yī)院未來發(fā)展和日常工作都有著重要意義。下面從文檔管理、信息系統(tǒng)管理、用戶管理等方面對OA平臺(tái)在醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)方面的應(yīng)用進(jìn)行分析。

（一）文檔管理。醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要對檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)應(yīng)用，包括委托開發(fā)、聯(lián)合開發(fā)和自主開發(fā)等。由于各醫(yī)院檔案管理存在一定的差異性，因此在進(jìn)行檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用時(shí)，需要選擇合理的開發(fā)軟件。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案中的文檔管理問題日益凸顯出來，僅通過檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足醫(yī)院對文檔管理的需求。因此，在進(jìn)行檔案文檔管理時(shí)，需要應(yīng)用到自動(dòng)化程度加強(qiáng)的OA平臺(tái)系統(tǒng)，通過檔案管理系統(tǒng)和OA平臺(tái)的相互結(jié)合，加強(qiáng)對醫(yī)院文檔的控制能力。具體應(yīng)用方面，需要醫(yī)院在進(jìn)行OA平臺(tái)應(yīng)用時(shí)注重一些要點(diǎn)。在進(jìn)行檔案文件整理時(shí)，需要確保電子文件和紙質(zhì)文件能夠無縫鏈接，需要相關(guān)文檔管理人員注重文檔的及時(shí)更新和檢查。在進(jìn)行OA平臺(tái)系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)，應(yīng)該確保系統(tǒng)登錄賬號方面的一致，便于對文檔的管理。在進(jìn)行電子文件收集和整理時(shí)，應(yīng)該安排一個(gè)專門的接口進(jìn)行導(dǎo)入，確保電子檔案能夠準(zhǔn)確、及時(shí)進(jìn)入檔案管理信息系統(tǒng)中。在進(jìn)行文檔歸類時(shí)，應(yīng)該確保邏輯歸檔和物理歸檔轉(zhuǎn)化之間的時(shí)間對接，不可出現(xiàn)遺漏或者錯(cuò)誤。相關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)該及時(shí)地對文檔鏈接進(jìn)行追蹤，從而加強(qiáng)對檔案文檔的管理。另外，由于醫(yī)院需要處理的文檔日漸增多，醫(yī)院在利用OA平臺(tái)進(jìn)行文檔管理時(shí)，應(yīng)該注重經(jīng)驗(yàn)的積累和軟件方面的開發(fā)應(yīng)用，從而不斷完善檔案管理信息系統(tǒng)。

（二）信息系統(tǒng)管理。在進(jìn)行信息系統(tǒng)建立時(shí)，可以應(yīng)用OA平臺(tái)信息系統(tǒng)，建立相應(yīng)的訪問方式。用戶在進(jìn)行信息資料查詢、打印或者搜索時(shí)，可以通過以O(shè)A平臺(tái)為基礎(chǔ)建立的專門供用戶訪問的瀏覽器和網(wǎng)址訪問服務(wù)器數(shù)據(jù)，從而使用戶操作更加簡便、快捷。其中服務(wù)器數(shù)據(jù)需要有專門的服務(wù)器管理人員進(jìn)行管理，確保用戶能夠正常登入信息系統(tǒng)中進(jìn)行資料訪問。在進(jìn)行信息系統(tǒng)平臺(tái)架構(gòu)建立時(shí)，需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)界面架構(gòu)與操作界面架構(gòu)。其中操作界面結(jié)構(gòu)主要是建立相應(yīng)的常用操作界面、用戶登錄界面和管理員操作界面等。在進(jìn)行管理員界面建設(shè)時(shí)，需要對OA平臺(tái)中的檔案管理與檔案錄入進(jìn)行應(yīng)用。其中檔案管理中的修改、移動(dòng)、刪除或者操作等都需要應(yīng)用到OA平臺(tái)系統(tǒng)。在進(jìn)行行政檔案管理、醫(yī)療管理、預(yù)防保健管理、人事檔案管理和藥品管理等管理時(shí)，都需要通過OA系統(tǒng)中的檔案錄入系統(tǒng)進(jìn)行錄入。數(shù)據(jù)界面架構(gòu)主要是建立相應(yīng)的電子文檔刪除或者電子文檔存儲(chǔ)界面，從而便于對電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)錄入和存儲(chǔ)刪除，能夠?qū)﹄娮游臋n起到一定的備份作用。從信息系統(tǒng)管理中可以看出，將OA平臺(tái)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，能夠加強(qiáng)對醫(yī)院檔案信息的集中管理，對醫(yī)院及時(shí)更新檔案和防止檔案數(shù)據(jù)丟失都有一定的促進(jìn)作用。

（三）用戶管理。在進(jìn)行文檔管理信息系統(tǒng)建立時(shí)，需要建立相應(yīng)的用戶登錄管理系統(tǒng)與用戶操作管理系統(tǒng)。其中用戶登錄管理系統(tǒng)主要是對用戶賬號與用戶授權(quán)進(jìn)行管理。用戶一般分為兩類，主要是指醫(yī)院檔案管理人員與患者家屬或者患者自己。在進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)建立時(shí)，都需要對這兩類用戶進(jìn)行授權(quán)和賬號分類。而面對眾多類型的患者與不同職責(zé)的管理人員，需要應(yīng)用到OA平臺(tái)的自動(dòng)化管理系統(tǒng)，從而加強(qiáng)對用戶登錄的管理。用戶操作管理系統(tǒng)主要是對用戶操作范圍進(jìn)行管理，對用戶操作進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。比如一些普通的用戶可以進(jìn)行信息查閱、資料打印或者資料搜索等操作，而一些高級用戶可以進(jìn)行資料打印、信息導(dǎo)出或者資料借閱等操作。此類管理系統(tǒng)的建立都需要應(yīng)用到OA平臺(tái)，從而加強(qiáng)醫(yī)院檔案的分類管理，便于對醫(yī)院日常工作的維持。

三、結(jié)語

綜上可知，OA平臺(tái)是一種擁有較高自動(dòng)化程度的管理系統(tǒng)，對醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)具有一定的推動(dòng)作用。因此，相關(guān)醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)對OA平臺(tái)的應(yīng)用和研究，不斷開發(fā)利用OA平臺(tái)，以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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